e. Jika tamu meminta agar panggilan teleponnya untuk disampaikan ke nomor
ekstensi yang dituju sebelum mereka tersambung, maka tanyalah nama penelepon, ucapkan: “Maaf dengan siapa saya berbicara?”
f. Tidak diperbolehkan mengunyah, makan atau minum ketika berbicara dengan
tamu. g.
Apabila telepon berasal dari luar hotel, jangan pernah memberitahukan informasi tentang tamu yang menginap di dalam hotel, terutama nomor kamar tamu.
h. Ketika menerima pesan dari tamu, ulangi pesan tersebut untuk menghindari
informasi yang terlewatkan.
4.4 Job Description dari Seorang Telephone Operator
Seorang telephone operator sudah pasti memiliki job description yang telah dirancang oleh pihak hotel untuk menunjang keberhasilan operasional hotel. Adapun
job description untuk seorang telephone operator yakni: a.
Mengoperasikan telephone switchboard station, untuk menerima telepon yang masuk dari dalam maupun dari luar hotel dan menyambungkan telepon sesuai
dengan tujuan yang diinginkan tamu maupun karyawan di hotel. b.
Memproses permintaan tamu untuk permintaan wake up call, do not disturb, call forwarding, conference call, dan panggilan lainnya.
c. Menjawab, mencatat dan memproses semua panggilan telepon tamu, pesan,
permintaan, pertanyaan dan kepentingan lainnya. d.
Membantu tamu atau menjelaskan kepada tamu untuk mengakses internet dan membantu cara menghidupkan televisi, jika tamu memerlukan.
e. Menyampaikan informasi dan petunjuk bagi tamu mengenai perlengkapan
kamar, pelayanan dan jam operasional beserta daerah tujuan wisata di sekitar hotel dan kegiatan-kegiatan lain yang sedang berlangsung di hotel.
f. Menghubungi secara individu atau dengan bagian tertentu, jika diperlukan untuk
mengatasi panggilan telepon, permintaan tamu atau permasalahan tamu. Contohnya: bellman, housekeeping, engineering, room service
g. Menindak lanjuti permintaan atau kendala yang dihadapi tamu dengan cara
mempertanyakan kembali untuk mengetahui apakah masalah mereka telah terselesaikan.
h. Melaporkan semua kecelakaan, kejadian dan keadaan kerja yang tidak aman ke
manejer dan waspadai terhadap orang yang mencurigakan di tempat kerja. i.
Harus mengikuti dan mematuhi semua kebijakan dan peraturan yang sudah di tentukan oleh pimpinan maupun perusahaan.
j. Memastikan seragam, kerapian diri terlihat bersih dan rapi, meskipun seorang
operator telepon tidak bertatapan secara langsung dengan tamu. k.
Berbicara dengan suara yang jelas, sopan, menjawab telepon dengan etika yang baik dan benar. Untuk menghindari kesalah-pahaman dengan tamu dan untuk
meningkatkan Image hotel supaya menjadi lebih baik. l.
Mendengarkan secara seksama, mencatat keluhan-keluhan tamu mengenai fasilitas hotel ataupun ketidak puasannya terhadap pelayanan hotel dan
meneruskan informasi tersebut ke supervisior atau front office manager agar ditindak lanjuti.
4.5 Tugas dan Tanggung Jawab Telephone Operator
