dimana tempat mall-mall terdekat, jadwal keberangkatan kereta api, stasiun kreta api, jadwal keberangkatan pesawat dan sebagainya, maka penjaga buffet tersebut tidak
boleh langsung mengatakan “Maaf, saya tidak tahu”. Maka sebaiknya karyawan buffet segera menghubungi ke bagian Guest Service dan menanyakan hal tersebut.
Selain itu, peran seorang Guest Service adalah menjadi penerima pesan dan penindaklanjut pesan yang telah disampaikan oleh tamu. Seperti contohnya apabila
seorang tamu meminta untuk tambahan amenities ke kamarnya maka seorang Guest Service akan meneruskan pesan tersebut ke bagian departemen housekeeping, tetapi
apabila semua pekerja housekeeping sedang sibuk atau sedang beristirahat makan, maka seorang Guest Gervice berusaha meminta bantuan kepada petugas laundry yang
sedang bekerja untuk mengantarkan permintaan tamu tersebut.
4.2 Standard Grooming Seorang Telephon Operator
Meskipun pekerjaan seorang telephone operator kebanyakan dihabiskan di belakang kantor dan jarang bertatap muka secara langsung dengan tamu yang
menginap di hotel, teteapi standard grooming seorang telephone operator harus tetap diperhatikan. Terkadang seorang operator telepon diharuskan menemui tamu diwaktu
yang tidak terduga. Karena itulah seorang operator telepon tetap harus menjaga standard grooming. Adapun persyaratan standard grooming yang di berlakukan di
Hotel Aryaduta Medan yakni: 1
Untuk pekerja wanita a.
Rambut selalu ditata rapi apabila panjang rambut sudah melewati pundak bahu, maka rambut harus diikat dengan rapi menggunakan hair net.
b. Panjang anting-anting yang digunakan tidak boleh melebihi 3 cm.
c. Jumlah kalung yang diperbolehkan untuk di pakai hanya satu dengan desain
yang tidak berlebihan. d.
Cincin yang diperbolehkan untuk dipakai masing-masing satu di tangan kanan dan kiri.
e. Menggunakan make-up yang tidak berlebihan dan selalu menggunakan
lipstick. f.
Memakai stocking berwarna hitam. g.
Menggunakan sepatu kulit berwarna hitam tanpa aksesoris dengan tinggi tumit minimal 3 cm.
h. Selalu menggunakan deodorant atau parfum agar badan terhindar dari bau
badan.
2 Untuk pekerja pria
a. Rambut di potong rapi.
b. Menggunakan parfume yang memiliki aroma lembut.
c. Menggunakan sepatu kulit berwarna hitam.
d. Menggunakan kaos kaki berwarna hitam.
e. Mengenakan cincin masing-masing satu di tangan bagian kiri ataupun kanan.
f. Menggunakan pakaian yang selalu rapi.
4.3 Tata Cara Bertelepon
Seorang operator telepon haruslah mengetahui tata cara bertelepon. Adapun standar yang telah di tentukan oleh Hotel Aryaduta Medan mengenai tata cara
bertelepon yakni :
a. Semua panggilan harus diangkat sebelum berdering sampai tiga kali dan harus
menjawab dengan suara yang menyenangkan, misalnya dengan mengucapkan “Good MorningAfternoonNight, Thank You For Calling Hotel Aryaduta Medan
How May Direct Your Call” untuk telepon dari luar hotel. Namun jika telpon dari dalam hotel “Good MorningAfternoonNight Thank You For Calling Guest
Service This Is ______ How May I Assist You”. b.
Selalu tersenyum sebelum menjawab telepon, karena senyuman dapat dirasakan oleh penelepon dari suara.
c. Berbicaralah dengan sopan dan jelas.
d. Jangan membiarkan penelepon menunggu apabila panggilan tersebut harus
disambungkan ke bagian yang lain, meminta izin dari penelepon untuk di sambungkan dan ucapkan : “Baik, PakIbu ______, boleh BapakIbu menunggu
sebentar ? Saya akan sambungkan telepon anda. “Jika nomor yang disambungkan sedang sibuk dan tidak dapat disambungkan, maka ucapkan “Mohon maaf
kembali ke guest service, PakBu, nomor ekstensi yang sedang BapakIbu tuju tidak dapat dihubungi. Apakah BapakIbu ingin meniggalkan pesan atau
menghubungi kembali ?” Ketika nomor ekstensi sudah bisa terhubung maka ucapkanlah: “Terima kasih telah menunggu, BapakIbu. Izinkan saya
menyambungkan kembali telepon BapakIbu”.
e. Jika tamu meminta agar panggilan teleponnya untuk disampaikan ke nomor
ekstensi yang dituju sebelum mereka tersambung, maka tanyalah nama penelepon, ucapkan: “Maaf dengan siapa saya berbicara?”
f. Tidak diperbolehkan mengunyah, makan atau minum ketika berbicara dengan
tamu. g.
Apabila telepon berasal dari luar hotel, jangan pernah memberitahukan informasi tentang tamu yang menginap di dalam hotel, terutama nomor kamar tamu.
h. Ketika menerima pesan dari tamu, ulangi pesan tersebut untuk menghindari
informasi yang terlewatkan.
4.4 Job Description dari Seorang Telephone Operator
