Tugas dan Tanggung Jawab Operator Telepon

2.2 Tugas dan Tanggung Jawab Operator Telepon

Pada umunya tugas dan tanggung jawab dari bagian operator telepon yaitu memberikan pelayanan komunikasi dengan cepat, ramah tamah, dan sopan terhadap semua pihak yang memerlukan jasa telepon baik yang berada di dalam Internal maupun di luar Eksternal hotel. Tugas dan tanggung jawab masing-masing jabatan di operator telepon adalah sebagai berikut : 1 Supervisior Telephone Operator Tugas utama seorang supervisior telephone operator adalah mengawasi dan mengkoordinir pekerjaan para operator telepon agar dapat menjalankan tugas mereka dengan baik dan benar sesuai dengan struktur yang telah diterapkan. Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut : a. Menyusun dan memeriksa laporan pemasukan dan pengeluaran biaya operasional telepon setiap bulan. b. Menangani masalah-masalah yang ada karena pelayanan telepon. c. Mempersiapkan jadwal kerja bulanan bagi para petugas telepon dan membuat laporan kehadiran mereka setiap bulan. d. Mengontrol pemakaian telepon karyawan di luar urusan dinas. e. Membina kerja sama dengan kepala seksi lainnya, seperti PT. Telkom atau PT. Indosat. f. Memeriksa kebersihan dan kelengkapan alat kerja yang diperlukan di operator telepon. g. Membuat laporan perbaikan kepada bagian teknik apabila ada kerusakan. h. Memeriksa kehadiran para petugas telepon. i. Mengontrol telepon yang masuk dan keluar hotel, serta memastikan bahwa semua telepon telah disambungkan ke tujuan yang dimaksud. j. Memeriksa dan mengontrol daftar tamu yang harus di bangunkan Wake-Up Call sesuai degngan permintaan tamu. k. Memeriksa dan menyelesaikan masalah dengan tamu yang tercatat di dalam Operator Log Book. l. Membantu petugas telepon bila sambungan yang di perlukan sangat banyak. Untuk hubungan kerja sebagai Supervisior Telephone Operator adalah pelaporan kepada Telecommunication Manager, pengawasan terhadap petugas operator telepon. 2 Telephone Operator Tugas utama telephone operator adalah menerima telepon masuk dari dalam hotel, maupun dari luar hotel, dan menyambungkan telepon masuk sesuai permintaan, serta memberikan penjelasan-penjelasan tentang sesuatu yang diperlukan oleh tamu, karena seorang telephone operator merupakan sumber informasi dari hotel. Berikut tugas dan tanggung jawab seorang Telephone Operator : a. Mengisi daftar hadir Time Card dan membaca buku laporan Log Book. b. Menerima tugas dari Shift seebelumnya dan menyelesaikan masalah yang belum selesai. c. Bertanggung jawab dengan telepon yang masuk maupun keluar dan di lakukan sesingkat mungkin. d. Membantu sistem operasional komunikasi hotel agar semua berjalan dengan lancar. e. Menerima telepon dari tamu untuk di tindak lanjuti hingga tuntas. f. Mengerjakan Wake-Up Call membangunkan tamu dari tidurnya sesuai dengan permintaan tamu. g. Mengingat dan harus menghafal nomor-nomor telepon penting, khususnya untuk keadaan darurat, misalnya: pemadam kebakaran, pusat informasi gempa,dan nomor-nomor tiap departemen di hotel. h. Mengetahui informasi tentang seluruh fasilitas hotel dan acara-acara yang berlangsung di hotel. i. Memiliki pengetahuan yang luas tentang sistem telepon dan dapat bekerja dengan seluruh peralatan yang ada di ruangan operator telepon. Dan selalu menjaga ruangan agar tetap bersih dan rapi. j. Menggunakan bahasa yang sopan dengan menyebutkan identitas hotel saat membuka percakapan.

2.3 Peralatan dan perlengkapan Operator Telepon