4.5 Tugas dan Tanggung Jawab Telephone Operator
Memiliki beberapa tugas dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh
seorang telephone operator Hotel Aryaduta Medan yaitu:
a Memblokir telepon kamar, supaya tamu tidak menggunakan telepon ke luar
hotel, telepon bisa digunakan hanya untuk lingkungan dalam hotel dan “mini bar block” agar tamu tidak meng-konsum makanan maupun minuman yang ada di
dalam “mini bar” kamar. Semua itu dilakukan untuk tamu yang tidak memberikan deposit kamar kepada Reception. Biasanya kegiatan ini dilakukan
jika ada tamu-tamu grup yang ada kepentingan bisnis di hotel. b
Membantu penelepon yang meminta di hubungkan ke nomor ekstensi yang di inginkan tamu, maupun karyawan hotel, atau membantu menjelaskan kepada
tamu cara untuk menghubungi ke sesama kamar hotel jika diperlukan. c
Menerima permintaan make-up room dari tamu, pengiriman room amenities, penambahan extra bed yang kemudian disampaikan ke bagian housekeeping
untuk ditindak lanjuti. d
Di saat departemen housekeeping sedang sibuk atau sedang istirahat makan, maka seorang telephone operator diwajibkan meminta bantuan kepada bagian
laundry yang sedang bertugas. e
Mencatat daftar pesanan makanan dan minuman yang di kehendaki tamu dan memberitahukan daftar pesanan tersebut dengan petugas room servive yang
sedang bertugas, untuk tamu yang tidak ingin di sambungkan ke departemen room srvice.
f Memastikan permintaan dry cleaning atau laundry disampaikan dan ditindak
lanjutkan oleh bagian laundry. g
Memberikan informasi yang jelas mengenai fasilitas hotel dan outlet-outlet di dalam hotel.
h Menuliskan informasi-informasi penting di papan pengumuman mengenai:
- Acara yang akan diadakan nama penyelenggara, tema acara, tempat acara
dan jam berlangsungnya acara -
Daftar kamar tamu “Mini Bar Block” -
Daftar tamu “Incognito” tamu yang keberadaannya ingin di rahasiakan di dalam hotel.
- Daftar kamar-kamar tamu VIP, dan tamu penting yang berpengaruh di hotel,
agar petugas operator telepon lebih berhati-hati dalam memberikan pelayanan, dan untuk memperkecil ruang kesalahan yang fatal terhadap
tamu. -
Daftar tamu yang meminta wake-up call tamu yang ingin di bangunkan oleh pihak hotel dan tanggung jawab seorang operator telepon untuk
membangunkan tamu, mencatat waktu yang di inginkan tamu untuk di bangunkan, mencatat nomor kamar dan siapa yang menginformasikan.
- Pesan penting yang harus diketuhui oleh pihak operator disemua shift
seperti laporan tentang hasil breefing dengan frant office manager, laporan untuk lost and found barang-barang tamu, barang-barang yang sudah diambil
oleh tamu maupun barang-barang yang sudah habis jangka waktu atau yang
tidak diambil kembali oleh tamu, barang tersebut diserahkan oleh pihak housekeeping yang menemukan barang tersebut.
i Menyambungkan telepon ke bagian reception dari tamu, jika ada tamu yang
ingin melakukan reservasi di hotel, terjadi apabila reservasi sudah tutup. j
Mencari tahu informasi-informasi dan mempelajari promo-promo terbaru tentang hotel.
k Mencari tahu dan mencetak berapa persen tingkat kunjungan tamu setiap harinya
di seluruh hotel berbintang khususnya di kota medan. l
Menerima faks dan e-mail dari luar kemudian diteruskan ke departemen yang bersangkutan dan ke tamu yang dituju.
m Menyampaikan ataupun mencetak surat pemberitahuan apabila ada hal yang
perlu diketahui oleh tamu hotel yang sedang menginap.
4.6 Penanganan Wake-up Call
Kategori