hotel yang akan menampilkan seluruh kamar yang tersedia, di pakai, sudah di pesan atau dalam keadaan kotor.
2.4 Tata Cara Bertelepon dan Syarat Menjadi Telephone Operator
Menurut SUGIARTO 1997:78. Bertelepon memiliki tata cara yang perlu diketahui dan dijalankan oleh seorang Telephone operator, hal ini muthlak, karena
untuk memancing pelanggan agar ingin menginap atau singgah meski hanya untuk makan dan minum di hotel.
2.4.1 Tata Cara Bertelepon
Adapun langkah-langkah atau tata cara bertelepon yang baik yakni : 1
Perkenalkan Diri Anda Indentity Your Self Perkenalkan diri anda dengan menyebutkan nama hotel tempat anda bekerja dan
mengucapkan salam greeting. 2
Layanan Pribadi Personal Service Berikan pelayanan secara pribadi agar si penelepon merasa nyaman, di hormati,
dan di perhatikan. 3
Dengarkan dengan seksama Listen Ceefully Dengarkan pembicaraan tamu dengan seksama dan penuh perhatian, jangan
memotong pembicaraan dan kuasai informasi yang di butuhkan tamu. 4
Ambil Catatan Take A Note
Catat semua yang disampaikan oleh tamu dan kemudian di realisasikan, misalnya seperti mencatat, Nama Tamu, Nomor Kamar, Pesanan yang di inginkan oleh
tamu, dan lain-lain. 5
Giving Magic Word Gunakan kata-kata yang dapat menggugah dan menyentuh sanubari tamu,
misalnya: “Please, Thank You, I’m Sorry With A Pleasure”.
2.4.2 Persyaratan Untuk Menjadi Telephone operator
Menurut SIHITE 2000:72, “Kelancaran dalam pelaksanaan pelayanan komunikasi didukung faktor mutu dan keahlian yang dimiliki seorang Telephone
operator”. Berikut syarat-syarat dasar menjadi karyawan di hotel khususnya bagian
Telephone operator adalah : 1.
Memiliki keahlian dalam berkomunikasi dalam bahasa asing minimal bahasa inggris dan menguasainya dengan baik.
2. Memiliki sifat yang mendasar dalam kepribadian yaitu :
a Ready To Serve
Karyawan operator telepon harus mampu melayani tamu dengan maksimal jika ada permintaan tamu yang butuh bantuan, harus memiliki mental yang
cukup untuk menghadapi tamu-tamu yang complain. Harus selalu siap dan mampu melakukan tugas pelayanan komunikasi dalam memenuhi kebutuhan
permintaan tamu, baik itu kesanggupan dalam melaksanakan tugas dengan rela secara moral maupun fisik.
b Ability To Service
Karyawan operator telepon dapat menguasai pekerjaan yang belum ia ketahui dan berusaha mempelajari watak karakter dari setiap tamu yang menelepon
walaupun hanya komunikasi lisan. c
Be Happiness Karyawan operator telepon menunjukkan semangat dan keceriaan dalam
melaksanakan pekerjaannya sehingga pada saat melayani percakapan dengan tamu akan penuh sopan santun dan sesuai dengan cara menelepon.
d Cooperative
Karyawan operator telepon dapat bekerja sama sesama karyawan operator telepon dengan datang tepat pada waktu dalam bekerja.
e Esprit De Corps
Karyawan operator telepon memiliki kebanggaan dalam melaksanakan pekerjaannya sehingga menciptakan loyalitas dalam bekerja.
f Honesty
Kejujuran dalam bekerja akan menumbuhkan kepatuhan dan semangat dalam bekerja sehingga tujuan dapat tercapai.
g Initiatives
Memiliki inisiatif dalam bekerja sehingga mampu melaksanakan pekerjaan dengan baik, harus mampu mengendalikan kesabaran, dapat melaksanakan
pekerjaan dengan baik tanpa harus di bimbing terus-menerus oleh supervisior operator telepon dan dapat menumbuhkan kreativitas.
h Comunicatives
Karyawan operator telepon selalu menempatkan kata “Please” dalam stiap berkomunikasi atau dalam komunikasi melalui telepon.
Sedangkan menurut SUGIARTO 2004:75. Syarat-syarat menjadi seorang Telephone operator adalah sebagai berikut :
1 Memiliki kemampuan dalam mengoperasikan computer.
2 Mengetahui sistem kerja dalam Switch Board.
3 Menguasai atau menghapal nomor-nomor ekstensi yang ada di hotel dan nomor-
nomor perusahaan yang di perlukan misalnya, penerbangan Travel Agent dan lain-lain.
4 Mengucapkan Spelling Board dengan benar sehingga mempermuda dalam
menyampaikan pesan telepon dari tamu. 5
Mamahami seluk beluk telepon, antar kota maupun antar Negara.
2.5 Pengertian Pelayanan Dalam Industri Jasa Perhotelan
