Tabel 5.1 Tahap Awal Penentuan Key Performansi IndikatorLanjutan No.
Perspektif Dimensi
Indikator Performansi Pengertian
32. Deliver
Responsiveness Delivery leadtime
Waktu sejak distributor industri kemasan barang sampai barang
diambil
33. Flexibility
Deliverchange over flexibility
Lama waktu pemilihan jasa pengiriman untuk
pendistribusian produk yang mendadak
34.
Return Reliability
Reject rate Persentase produk cacat yang
dikembalikan oleh konsumen 35.
Number of costumer complaint
Jumlah komplain dari customer
36. Percentage of accurate
product replacement Persentase penggantian produk
cacat dengan kuantitas dan jenis yang tepat
37. Responsiveness
Costumer repair time Waktu yang dibutukan oleh
konsumen untuk mengganti produk yang di klaim setiap
kali terjadi klaim
38. Time to solve a
complaint Waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan, mengatasi complain konsumen
Sumber : Hasil Pengumpulan Data
Berdasarkan hasil pengumpulan data key performansi indikator awal dengan pihak perusahaan diperoleh sebanyak 38KPI. Selanjutnya akan dilakukan
validasi yang dilakukan oleh manajemen perusahaan yang paling mengetahui kondisi perusahaan yaitu General Manager.
5.1.3 Validasi Key Performansi IndikatorKPI
Tahap validasi dilakukan dengan cara pengisian kuesioner semi terbuka dan diskusi langsung kepada General Manager perusahaan yang paling
Universitas Sumatera Utara
mangetahui tentang kondisi perusahaan. Dari proses ini diperoleh key performansi indikator yang ditunjukkan oleh Tabel 5.2.
Tabel 5.2. Validasi Key Performansi IndikatorKPI No.
Perspektif Dimensi
Indikator Performansi Kode KPI
1.
Plan Reliability
Forecast accuracy P1 01
2. Inventory accuracy
P1 02 3.
Planning employee reliability
P1 03 4.
Internal relationship P1 04
5. Responsiveness
Time to produce a production schedule
P2 01 6.
Planning respons flexibility
P2 02 7.
Source Reliability
Ontime Delivery S1 01
8. Source fill rate
S1 02 9.
Source disspesification S1 03
10. Supplier relationship
S1 04 11.
Responsiveness Source lead time
S2 01 12.
Source volume responsiveness
S2 02 13.
Purchase order cycle time
S2 03 14.
Flexibility Source volume flexibility
S3 01 15.
Make Reliability
In process failure rates M1 01
16. Percentage trouble of
machine M1 02
17. Manufacturing
employee reliability M1 03
18. Responsiveness
Make volume responsiveness
M2 01 19.
Deliver
Reliability Delivery fill rate
D1 01 20.
Percentage of order delivered complete
D1 02 21.
Costumer relationship D1 03
22. Marketing employee
reliability D1 04
23. Responsiveness
Delivery leadtime D2 01
24. Flexibility
Deliverchange over flexibility
D3 01 25.
Return Reliability
Reject rate R1 01
Universitas Sumatera Utara
Tabel 5.2. Validasi Key Performansi IndikatorKPI Lanjutan
26. Return
Number of costumer complaint
R1 02 27.
Percentage of accurate product replacement
R1 03 28.
Responsiveness Time to solve a
complaint R1 01
Sumber : Hasil Pengumpulan Data
Keterangan: P1 01 : Perspektif plan dengan dimensi reliability pada KPI Pertama
P2 01 : Perspketif plan dengan dimensi responsiveness pada KPI Pertama S1 01 : Perspektif source dengan dimensi reliability pada KPI pertama
S2 01 :Perspektif source dengan dimensi responsiveness pada KPI pertama S3 01 :Perspektif source dengan dimensi flexibility pada KPI pertama
M1 01 : Perspektif make dengan dimensi reliability pada KPI pertama M2 01 : Perspektif make dengan dimensi responsivenss pada KPI pertama
D1 01 : Perspektif deliver dengan dimensi reliability pada KPI pertama D2 01 : Perspektif deliver dengan dimensi responsiveness pada KPI pertama
D3 01 : Perspektif deliver dengan dimensi flexibility pada KPI pertama R1 01 : Perspektif return dengan dimensi reliability pada KPI pertama
R2 01 : Perspektif return dengan dimensi responsiveness pada KPI pertama Dari proses validasi diperoleh KPI yang valid sejumlah 28 KPI yang
terdiri dari 6 KPI perspektif plan, 8 KPI perspektif source, 4 KPI perspektif make, 6 KPI perspektif deliver, 4 KPI perspektif return.
Adapun penjelasan dari masing-masing KPI diatas adalah sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
1. Perspektif Plan
a. KPI P1 01
KPI P1 01 adalah persentase perubahanpenyimpangan jumlah unit yang diproduksi dengan rencana produksi. Teknik peramalan yang dilakukan
oleh bagian perencanaan dan pengendalian produksi sering tidak sesuai dengan jumlah permintaan aktual dari bagian marketing. Penyimpangan
tersebut tidak dapat dihindari karena jumlah permintaan yang berfluktuatif. b.
KPI P1 02 KPI P1 02 adalah persentase penyimpangan persediaan yang ada digudang
secara fisik dengan catatan dokumentasi persediaan yang ada. Penyimpangan ini akan berpengaruh pada proses produksi perusahaan.
c. KPI P1 03
KPI P1 03 adalah kehandalan tenaga kerja yang terkait dengan proses perencanaan. Kehandalan tenaga kerja dapat dilihat dari setiap karyawan
yang mengikuti pelatihan yang diadakan oleh perusahaan terkait perencanaan dan pengendalian produksi. Seluruh karyawan mengikuti
pelatihan bertujuan untuk meningkatkan kemampuan dan pengetahuan bagi karyawan dengan bidang masing-masing.
d. KPI P1 04
KPI P1 04 adalah hubungan antara bagian dalam perusahaan secara internal yang dapat mempengaruhi perusahaan. Faktor-faktor yang
mempengaruhi hubungan diantaranya tekanan dalam pekerjaan, penghasilan, fasilitas, bonus serta lingkungan kerja itu sendiri.
Universitas Sumatera Utara
e. KPI P2 01
KPI P2 01 adalah kecepatan dalam melakukan proses perencanaan misalnya perencanaan dalam jadwal waktu produksi, waktu pengiriman
maupun waktu pembelian material. f.
KPI P2 02 KPI P2 02 adalah kecepatan dalam membuat perubahan atau perencanaan
ulang. Proses ini tentunya membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Pengukuran dapat dilihat dari waktu yang digunakan menyusun ulang
dengan target waktu perusahaan. 2.
Perspektif Source a.
KPI S1 01 KPI S1 01 adalah persentase order yang terkirim tepat waktu. Ketepatan
pengiriman bahan baku merupakan salah satu proses yang sangat penting dalam proses produksi. Kecepatan dalam pengiriman bahan baku dapat
menimbulkan biaya untuk penyimpanan bahan baku sedangkan keterlambatan pengiriman dapat menimbulkan terhentinya proses
produksi. b.
KPI S1 02 KPI S2 01 adalah persentase jumlah pengiriman yang dapat dipenuhi oleh
supplier. Data jumlah pemenuhan bahan baku didapatkan dari bagian purchasing. Supplier diharapkan mampu memenuhi keseluruhan pasokan
bahan baku yang dibutuhkan oleh perusahaan. Apabila bahan baku yang
Universitas Sumatera Utara
diterima kurang dari jumlah yang dipesan, maka dapat menghambat kegiatan produksi.
c. KPI S1 03
KPI S1 03 adalah jumlah bahan baku yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan. Spesifikasi tersebut ditetapkan oleh bagian Quality
Assurance QA. Apabila bahan baku tidak sesuai dengan spesifikasi maka bahan baku tersebut akan dikembalikan pada supplier karena tidak
memenuhi syarat untuk diolah pada proses produksi. d.
KPI S1 04 KPI S1 04 adalah kualitas hubungan dengan supplier dilihat dari
bagaimana kerjasama dalam pemecahan masalah, kunjungan dari ke supplier. Hubungan tersebut dapat dilihat dari tanggapan supplier kepada
perusahaan terhadap komplain serta pemecahan masalahnya. e.
KPI S2 01 KPI S2 01 adalah waktu sejak pemesanan material dilakukan sampai
diterima dari suppliersering disebut waktu tunggu. Waktu tunggu yang dimaksud adalah keterlambatan sampainya bahan baku ke perusahaan dari
waktu yang telah ditentukan. Waktu tunggu ini sudah ada perjanjian pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dan supplier.
f. KPI S2 02
KPI S2 02 adalah waktu tunggu yang dibutuhkan supplier untuk memenuhi permintaan apabila terjadi perubahan jumlah permintaan
material. Perubahan bisa berupa penambahan material, bahan baku
Universitas Sumatera Utara
tambahan dibutuhkan perusahaan apabila dalam pengiriman yang pertama, supplier tidak dapat memenuhi jumlah bahan baku yang telah dipesan atau
perusahaan membutuhkan bahan baku tambahan karena bahan baku yang ada dirasa masih kurang.
g. KPI S2 03
KPI S2 03 adalah waktu yang dibutuhkan untuk membuat surat pembelian Purchase order. Pembuatan purchase order adalah langkah awal untuk
melakukan pemesanan bahan baku pada supplier. Tahap pembuatan purchase order adalah mulai dari menyusun surat pembelian, menerbitkan
surat, dan memberikan pada supplier. Pengukuran dapat dilakukan dengan melihat waktu yang digunakan untuk menyusun purchase order apakah
sesuai dengan target waktu yang telah ditetapkan. h.
KPI S3 01 KPI S2 04 adalah waktu yang dibutuhkan untuk memilih supplier untuk
melakukan negosiasi pada kurun waktu yang ditetapkan secara mendadak. Perusahaan dituntut cepat dalam mengambil keputusan mengenai
pemilihan supplier dengan mempertimbangkan kualitas supplier dan harga bahan baku yang ditawarkan. Negosisasi juga harus dilakukan bersamaan
dengan terpilihnya supplier tersebut. 3.
Perspektif Make a.
KPI M1 01 KPI M1 01 adalah persentase produk yang gagal dalam proses. Pada tahap
akhir proses produksi, produk yang sudah jadi tidak langsung dikemas,
Universitas Sumatera Utara
melainkan di uji kualitas terlebih dahulu oleh bagian quality control QC. Apabila lolos uji, maka produk tersebut dapat dimasukkan kedalam
kemasan. Namun jika tidak lolos uji, maka produk tersebut akan dilakukan daur ulang.
b. KPI M1 02
KPI M1 02 adalah persentase kerusakan mesin produksi pada saat proses produksi. Perusahaan mempunyai jadwal pengecekan mesin secara
berkala. namun pada perusahaan tidak terdapat mesin cadangan, apabila mesin rusak maka produksi harus terhenti.
c. KPI M1 03
KPI M1 03 adalah kehandalan tenaga kerja bagian produksi dilihat dari jumlah training pertahun, jumlah karyawan yang mendapat training serta
kecocokan latar belakang pendidikan karyawan. Data didapat dari bagian HRD berupa banyaknya pelatihan yang diberikan pada karyawan bagian
produksi. d.
KPI M2 01 KPI M2 01 adalah persentase kesesuian waktu produksi dengan jumlah
produk per hari atau per bulan dalam segala kendala pada aktivitas produksi. Perusahaan mempunyai target untuk jumlah produk yang dapat
diproduksi per hari atau per bulannya. Target tersebut disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan karyawan yang bekerja dan mesin yang
beroperasi.
Universitas Sumatera Utara
4. Perspektif Deliver
a. KPI D1 01
KPI D1 01 adalah persentase jumlah permintaan yang bisa dipenuhi dari total penerimaan pesanan. Ketepatan kuantitas pengiriman sangat perlu
diperhatikan untuk menghindari terjadinya komplain pada perusahaan dan juga pengiriman ulang produk karena dapat mengeluarkan biaya tambahan
untuk pendistribusian. b.
KPI D1 02 KPI D1 02 adalah persentase ketepatan waktu pengiriman produk. Data
didapatkan dari bagian marketing. Pengiriman produk oleh perusahaan ke konsumen yang tersebar dibeberapa wilayah Indonesia dan beberapa di
luar negeri. c.
KPI D1 03 KPI D1 03 adalah hubungan antara bagian pengiriman dengan konsumen.
Bagian pengiriman harus mampu menjalin hubungan baik dengan pihak konsumen yang dapat dilihat dari tanggapan konsumen terhadap kinerja
bagian pengiriman. d.
KPI D1 04 KPI D1 04 adalah kehandalan tenaga kerja bagian marketing dilihat dari
jumlah training pertahun, jumlah karyawan yang mendapat training dan kecocokan latar belakang pendidikan karyawan.
Universitas Sumatera Utara
e. KPI D2 01
KPI D2 01 adalah waktu tunggu pengiriman produk ke konsumen. Waktu tunggu yang dimaksud adalah keterlambatan sampainya produk jadi ke
konsumen dari waktu yang telah ditentukan. Waktu tunggu ini sudah ada perjanjian pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dan pihak
konsumen. f.
KPI D3 01 KPI D3 01 adalah lama waktu pemilihan jasa pengiriman untuk
pendistribusian produk yang mendadak. Untuk memilih jasa pengiriman, perusahaan tidak harus membutukan waktu yang lama. Jasa pengiriman
dibutuhkan untuk mendistribusian semua jenis produk yang telah dihasilkan ke konsumen diberbagai wilayah dalam dan luar negeri.
5. Perspektif Return
a. KPI R1 01
KPI R1 01 adalah persentase produk cacat yang dikembalikan oleh konsumen. Pihak perusahaan menerima pengembalian produk cacat
dengan jumlah yang tepat untuk diganti dengan produk baru, sejenis dan sesuai jumlah produk cacat yang dikembalikan.
b. KPI R1 02
KPI R1 02 adalah jumlah komplain dari konsumen. Data pencapaian KPI ini didapat dari bagian marketing pada tahun 2015. Konsumen yang
melakukan complain datanya akan dicatat pada bagian marketing. Perusahaan tidak mengharapkan adanya komplain dari konsumen. Karena
Universitas Sumatera Utara
dengan adanya komplain menunjukkan bahwa konsumen tidak puas dengan produk yang telah dikirimkan.
c. KPI R1 03
KPI R1 03 adalah persentase keterlambatan penggantian produk cacat kepada konsumen. Produk yang cacat harus segera diganti kepada
konsumen dengan waktu yang cepat dan jumlah yang tepat. d.
KPI R2 01 KPI R2 01 adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan dan
mengatasi komplain dari konsumen. Data pencapaian KPI ini didapatkan dari hasil interview dengan bagian marketing yang menangani komplain
konsumen. Perusahaan harus mampu mengatasi segala macam bentuk komplain konsemen karena hal ini berkaitan dengan kepuasan konsumen.
5.1.4. Pengumpulan Data AHP