42 Dari keterangan diatas dapat dilihat bahwa terdapat beberapa bentuk
dokumen arsip berupa dokumen yang berada di ruangan tata usaha serta rekam medis pasien. Semua daya yang dihasilkan ada pembagian masing-masing sesuai
dengan dokumen yang sudah ada. Berdasarkan dari pernyataan informan diatas dapat dinyatakan bahwa
arsip yang berada pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara sebahagian berasal dari instansi ini sendiri.
4.3.2 Arsip Dinamis yang Tercipta
Rekod records merupakan dokumen yang tercipta dari hasil kegiatan yang dilakukan suatu organisasi atau individu dalam rangka menjalankan
fungsinya sehari-hari. Rekod menunjang kegiatan organisasi maupun perorangan dan menjadi bukti dari aktivitas yang dilakukan dalam suatu organisasi. Maka
setiap organisasi dapat menciptakan rekod terhadap arsipnya seperti pernyataan dari informan berikut:
: “dokumen arsip yang tersimpan pada ruangan tata usaha berupasurat dinas
surat pelatihan, surat undangan rapat, surat edaran yang dikeluarkan oleh rumah sakit itu sendiri atau yang dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan
RI, surat izin observasi serta backup data pegawai rumah sakit surat izin untuk melanjutkan pendidikan, surat cuti, biodata tentang pegawai,
dokumen SDM, dokumen keuangan, dokumen yang bersangkutan dengan rumah sakit yang dikelola oleh pegawai bagian tata usaha”.
Universitas Sumatera Utara
43 :
“dokumen arsip yang tersimpan pada ruangan rekam medis hanya menyimpan rekam medis pasien saja yang disusun berdasarkan nomor menggunakan
sistem penyimpanan secara sentralisasi yang berada pada tempat penyimpanan menggunnakan roll’o pack” selain itu terdapat kartu untuk
pengambilan rekam medis pasien yang berisikan data no cm, nama, umur, alamat si pasien.
Dari pernyataan informan diatas dikatakan bahwa rekod yang tercipta pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara berupa dokumen-dokumen
SDM, dokumen Keuangan, dokumen yang ada kaitannya dengan rumah sakit. Selain itu, pada ruangan rekam medis pasien rekod yang tercipta berupa kartu
yang berguna untuk peminjaman berkas rekam medis sipasien. Rekod tersebut masih berbentuk dokumen tercetak, seperti pernyataan informan berikut:
: “pada ruangan tata usaha arsip disimpan didalam filling kabinet yang
menggunakan map gantung sebagai pembatas setiap arsip yang disusun berdasarkan nomor”.
Universitas Sumatera Utara
44
Gambar 4.1 Filling Kabinet
Pada gambar 4.1 merupakan salah satu perabotan yang digunakan untuk tempat penyimpanan arsip yang berada pada ruangan rekam medis, yang dibatasi
dengan hanging folder yang merupakan besi penggantung yang dipasangkan gawang atau pengait yang berada dalam filling kabinet dengan sistem
penyimpanan nomor. :
“dokumen arsip yang tersimpan pada ruangan rekam medis hanya menyimpan rekam medis pasien saja yang disusun berdasarkan nomor menggunakan
sistem penyimpanan secara sentralisasi yang berada pada tempat pen
yimpanan menggunnakan roll’o pack” serta dokumen yang berada pada ruangan ini masih berbentuk tercetak dek, yang setiap harinya pegawai yang
berada dirungan dicatat ke dalam buku untuk pasien baru atau rawat inap.
Universitas Sumatera Utara
45
4.3.3 Proses Pengelolaan Arsip Dinamis
