10 sebagai alat pembuktian; 5 memori perusahaan; 6 untuk kepentingan politik
dan ekonomi. Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan pada umumnya atau digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip
dinamis digolongkan menjadi a. arsip aktif, arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan suatu unit kerja; b.
arsip inaktif, arsip-arsip yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus atau frekuensi kegunaanya sebagai referensi bagi satu organisasi Barthos, 2009: 4.
Dari uraian diatas, dapat dinyatakan arsip menurut fungsinya dibagi menjadi dua bagian, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.Perbedaan dari dua jenis
arsip ini terletak dari frekuensi penggunaan, serta tempat penyimpanan kedua arsip tergantung bagaimana instansi yang menaganinya.
2.1.4 Manfaat Arsip Dinamis
Dalam kegiatan berorganisasi, kebutuhan akan informasi merupakan kebutuhan yang mendasar. Salah satu sumber informasi adalah arsip. Maka dari
itu arsip sangat bermanfaat bagi kelangsungan dan kelancaran suatu organisasi atau instansi baik pemerintah maupun swasta dan arsip harus di simpan dengan
sebaik mungkin. Menurut Dewi 2011, 6 dengan menyimpan arsip sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan kembali dalam waktu singkat dan
menyelamatkan arsip dari kehilangan atau kerusakan.
Universitas Sumatera Utara
11
2.1.5 Jenis-Jenis Arsip Dinamis
Wiyasa 2003, 92-93 menggolongkan arsip dinamis menjadi dua, yaitu: 1 arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung
dan terus-menerus dalam penyelenggaraan administrasi organisasi; 2 arsip dinamis
inaktif, yaitu
arsip yang
frekuensi penggunaannya
dalam penyelenggaraan administrasi organisasi sudah berkurang.
Dari segi waktunya arsip dinamis dibagi menjadi; 1 arsip dinamis jangka panjang, mencakup sejarah instansi, lembaga, badan korporasi, garis
haluan dan prosedur. 2 arsip dinamis temporer dikenal dengan nama transitory records atau transactional records yang didalamnya mencakup jawaban atas surat
masuk, permintaan rutin, memo untuk kegiatan jangka panjang dan pendek. Arsip dinamis dapat juga digolongkan menjadi; 1 record copy, salinan
atau kopi arsip dinamis yang resmi dan disimpan untuk keperluan hukum operasional. 2 nonrecord copy, sebuah arsip dinamis yang biasanya tidak
termasuk dalam ruang lingkup arsip dinamis resmi. Dari segi bentuknya arsip dinamis dibagi menjadi; 1 arsip dinamis
tradisional yang terbagi dari; a grafis berupa kertas; b nongrafis berupa microfilm, computer file, word processing. 2 unik seperti manuskrip asli film.
Dapat dinyatakan bahwa, sesuatu yang direkam dengan berbagai macam cara dapat dikatan dengan arsip, apabila memiliki unsur-unsur 1
merupakan informasi terekam, 2 memiliki bentuk media yang nyata dalam arti dapat dilihat, dibaca, diraba, dan didengar. 3 arsip memiliki fungsi dan kegunaan
Universitas Sumatera Utara
12 dalam rangka menunjang proses pelaksanaan kegiatan administrasi dan fungsi-
fungsi manajemen, pemerintah yang dilihat dari segi fungsi dan bagian-bagiannya.
2.1.6 Recyle Arsip Dinamis
