14 merupakan bagian menonjol pada sisi atas untuk menempatkan title file yang
bersangkutan; 2guide, merupakan penunjuk tempat berkas-berkas itu disimpan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut; 3 tickler-file
berkas pengingat merupakan tempat penyimpanan kartu kendali dan kartu pinjam arsip; 4 filling kabinet, digunakan untuk menyimpan folder yang telah
berisi lembaran-lembaran arsip bersama guide-guidenya; 5 rak-arsip, digunakan untuk penyimpanan berkasarsip tidak berbeda dengan rak untuk menyimpan
buku-buku perpustakaan; 6 box, terbuat dari kertas karton bertutup, dipergunakan untuk pengganti filing kabinet bagi arsip-arsip in aktif di tempat
penata arsip; dan 7 kartu kendali. Sistem penyimpanan arsip yang baik dan benar itu menurut Amsyah
2003, 71 adalah :sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan penyimpanan dapat diciptakan dari penemuan warkat yang sudah
disimpan dapat dilakukan dengan cepat jika diperlukan”. Dari uraian diatas dapat dikatakan bahwa adanya prosedur dalam
penyimpanan arsip dalam suatu wadah bertujuan untuk memudahkan penemuan kembali saat dibutuhkan.
2.2 Pengelolaan Arsip Dinamis
Pada umumnya pengelolaan arsip dinamis dilakukan oleh seorang arsiparis yang berada pada ruangan yang mengatur tentang surat menyurat, karena
penataan arsip di suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta harus dikelola dengan baik guna memudahkan dalam temu balik dan melancarkan kegiatan
administrasi sehari- hari. Menurut Widjaja 1996, 44 “arsip dinamis seharusnya
Universitas Sumatera Utara
15 dikelola agar bermanfaat bagi pencipta, penerima dan pemakainya, karena bila
sebuah instansi menciptakan surat kemudian mengirimkannya kepada pembaca. Untuk dapat disampaikan kepada pemakai maka arsip dapat dikelola sebaik-
baiknya dan harus tersedia jika dibutuhkan”. Pengelolaan arsip dinamis menurut Peraturan Menteri Komunikasi dan
Informatika Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2014 tentang Tata Kearsipan Dinamis Kementerian Komunikasi dan Informatika bahwa “pengelolaan arsip
dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis, meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan
arsip”. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas
kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem memenuhi persyaratan: sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan standar, prosedur, dan kriteria.
Selain itu, untuk menjaga keauntetikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan. Tujuan tersebut dapat terwujud apabila pengelolaan arsip dinamis dilakukan
melalui kegiatan-kegiatan:
penciptaan, penggunaan,
pemeliharaan, dan
penyusutan arsip. Selain kegitan itu, proses penyimpanan arsip juga mempengaruhi dalam penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Apabila
kegitan tersebut dilakukan dengan baik, maka pengelolaan arsip akan menjadi lancar. Berikut adalah uraian kegiatan dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu,
penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan.
Universitas Sumatera Utara
16
2. 2.1 Penciptaan Arsip Dinamis 2.2.1.1 Pembuatan Arsip
Pembuatan arsip adalah kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi dan
tugas dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1
Arsip yang dibuat memiliki isi, struktur, dan konteks. 2
Pembuatan arsip yang dinilai sebagai arsip vitalstatis dilaksanakan denganmedia rekam dan peralatan berkualitas baik.
3 Untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip, serta
pengelompokan arsip sebagai satu keutuhan informasi maka jadi dalam pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah
dinas, klasifikasi arsip, sertaklasifikasi keamanan dan akses arsip.
4 Pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan klasifikasi keamanan
dan akses arsip untuk menentukan keterbukaan atau kerahasiaan arsip sesuai dengan peraturan perundangundangan.
5 Pembuatan arsip harus didokumentasikan dengan cara registrasi
yang dilakukanoleh arsiparis. 2.2.1.2 Penerimaan Arsip
Merupakan kegiatan yangberhubungan dengan pengaturan arsip yangberasal dari pihak luar organisasi danatauindividu.Dalam penerimaan arsip
yang perludiperhatikan adalah:
1 Arsip yang diterima dalam kondisi aman,tepat, lengkap, dan jelas
terbaca. 2
Arsip dianggap sah diterima setelah sampaipada petugas penerima arsip yangberwenang.
3 Arsip dalam bentuk faksimili dianggap sahditerima setelah
tercetak oleh mesin fakspenerima arsip. 4
Arsip dianggap sah diterima setelah sampaipada penerima yang berhak dan penerimaanarsip itu harus didokumentasikan
dengancara diregistrasi oleh unit yang mewadahifungsi persuratan untuk kemudian ditindaklanjuti olehunit pengolah.
5 Pendokumentasian penerimaan arsipdilakukan oleh arsiparis
untuk dipelihara,disimpan, dan digunakan.
2.2.1.3. Registrasi Arsip
Universitas Sumatera Utara
