6
BAB II KAJIAN PUSTAKA
2.1 Konsep Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan informasi yang terekam termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi ataupun
perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktifitas tersebut. Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan,
keputusan, prosedur, operasi, dan aktifitas sebuah organisasi ataupun perorangan. Dengan konsep tersebut arsip dinamis memerlukan pengelolaan yang
dimaksudkan agar arsip dinamis memberikan manfaat bagi pencipta, penerima dan pemakainya.
2.1.1 Pengertian Arsip Dinamis
Arsip menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah “Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Keberadaan arsip bukan hal yang diciptakan secara khusus. Arsip lahir secara otomatis sebagai bukti pelaksanaan kegiatan pelaksanaan kegiatan administrasi
yang terekam dalam bentuk media apapun. Oleh karena itu, sangat diperlukan prosedur yang jelas dalam sistem penyimpanan arsip yang baik dalam masa arsip
dinamis aktif, kemudian inaktif dan sampai pada tahap penyusutan. Tentunya
Universitas Sumatera Utara
7 dalam penyimpanan telah mempertimbangkan sistem temu kembali
yang cepat dan tepat sesuai dengan kebutuhan. Pada mulanya arsip berasal dari bahasa Yunani “archivum” yang
artinya tempat untuk menyimpan. Namun, Arsip record yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, yang menurut Basir
Barthos 2007: 2. Arsip dinamis dapat diartikan pula sebagai suatu badan agency
yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-suratwarkat-warkat yang
mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan,
dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.
Seiring dengan perkembangan bidang kearsipan, maka muncul banyak
ahli yang mencoba mengemukakan pendapat-pendapatnya mengenai arsip. Menurut The Liang Gie 2009: 118 “arsip dinamis adalah suatu kumpulan warkat
yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”.Menurut Sulistyo-Basuki
2003, 13 Arsip dinamis record artinya informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan
dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut. Defenisi tersebut merujuk kepada mengapa arsip dinamis diciptakan dan alasan
mengapa arsip dinamis disimpan.Arsip dinamis yang disimpan menunjang kegiatan sehingga disimpan sebagai bukti aktivitas tersebut.
Pendapat lain dikemukakan oleh Amsyah 2003: 3 yang mengatakan bahwa :
Universitas Sumatera Utara
8 Arsip dinamis adalah setiap catatan recordwarkat yang tertulis,
tercetak, atauslide, film-strip, mikro-film, media komputer pita tape, piringan, rekaman, disket, kertas photocopy, dan lain-lain.
ketikan, dalam bentuk huruf, angka, atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan
informasi, yang terekam pada kertas kartu, formulir, kertas film.
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip
adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, yang mempunyai arti penting untuk suatu organisasi sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada
kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat ditemukan secara cepat dan tepat.
2.1.2 Tujuan Arsip Dinamis
Kategori