40 seperti pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utarayang berguna untuk
meningkatkan kegiatan administrasi serta proses temu balik arsip. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dapat dikatakan bahwa
pengelolaan arsip dinamis sangat berhubungan dengan: sumber arsip, rekod yang diciptakan, proses pengelolaan arsip dinamis, penyimpanan arsip dinamis, kendala
atau hambatan pengelolaan arsip dinamis serta waktu simpan arsip, dan temu balik arsip dinamis.
4.3.1 Sumber Arsip
Arsip merupakan tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian pelaksanaan pada organisasi, yang dapat berwujud surat
menyurat, data, bahan-bahan yang memberikan keterangan yang jelas dan tepat. Kearsipan sendiri mempunyai peranan penting bagi lembaga, organisasi
perorangan yang disimpan secara teratur dan berencana mempunyai kegunaan setiap kali diperlukan. Maka sebagian sumber informasi arsip tentunya memiliki
asal darimana arsip itu tercipta. Hal ini dapat dilihat dari hasil wawancara sebagai berikut:
: “arsip yang tercipta yang berada di ruangan Tata Usaha berupa surat dinas
surat pelatihan, surat undangan rapat,surat edaran yang dikeluarkan oleh rumah sakit itu sendiri atau yang dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan
RI, surat izin observasi serta backup data pegawai rumah sakit surat izin untuk melanjutkan pendidikan, surat cuti, biodata tentang pegawai.
: “arsip yang tercipta yang berada di ruangan Rekam Medis ini ada rekam
medis pasien baru dan rekam medis pasien rawat inap
Universitas Sumatera Utara
41 Dari keterangan di atas dapat dilihat Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera
Utarasumber arsip berasal dari beberapa surat pelatihan, surat undangan rapat, surat edaran yang dikeluarkan oleh rumah sakit itu sendiri atau yang dikeluarkan
oleh Departemen Kesehatan RI, surat izin observasi serta backup data pegawai rumah sakit surat izin untuk melanjutkan pendidikan, surat cuti, biodata tentang
pegawai. Selain itu, untuk ruangan rekam medis arsip yang ada berupa rekam medis pasien baru dan rekam medis rawat inap.
. Dari keterangan di atas dapat dilihat bahwa pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara sumber arsip yang tercipta seperti uraian diatas. Setelah
itu terbentuklah beberapa bagian dokumen arsip yang ditunjukan dari hasil wawancara berikut ini:
: “dari jenis arsip yang ada, maka kami memiliki beberapa dokumen arsip yang
tersimpan pada ruangan tata usaha berupasurat dinas surat pelatihan, surat undangan rapat, surat edaran yang dikeluarkan oleh rumah sakit itu
sendiri atau yang dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan RI, surat izin observasi serta backup data pegawai rumah sakit surat izin untuk
melanjutkan pendidikan, surat cuti, biodata tentang pegawai, dokumen SDM, dokumen keuangan, dokumen yang bersangkutan dengan rumah
sakit”. :
“sementara itu, pada ruangan rekam medis hanya menyimpan rekam medis pasien saja yang disusun berdasarkan nomor menggunakan sistem
penyimpanan secara sentralisasi yang berada pada tempat penyimpanan menggunnakan roll’o pack”.
Universitas Sumatera Utara
42 Dari keterangan diatas dapat dilihat bahwa terdapat beberapa bentuk
dokumen arsip berupa dokumen yang berada di ruangan tata usaha serta rekam medis pasien. Semua daya yang dihasilkan ada pembagian masing-masing sesuai
dengan dokumen yang sudah ada. Berdasarkan dari pernyataan informan diatas dapat dinyatakan bahwa
arsip yang berada pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara sebahagian berasal dari instansi ini sendiri.
4.3.2 Arsip Dinamis yang Tercipta
