Proses Pengelolaan Arsip Dinamis

45

4.3.3 Proses Pengelolaan Arsip Dinamis

Pengelolaan arsip dinamis meliputi penciptaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi sesuai dengan urutan pada instansi masing-masing. Apabila arsip sudah tidak digunakan lagi maka arsip tersebut harus dimusnahkan. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis ini adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan. Pengelolaan arsip rekam medis yang berada di Rumah Sakit Jiwa dilakukan dengan beberapa cara diantaranya; 1 penataan berkas rekam medis, dimulai dari a berkas pasien rawat jalan; b pasien rawat inap, kasus bedah, kasus kebidanan, bayi lahir; 2 pemberian kode coding; 3 tabulasi indeksing yang terdiri dari indeks pasien, indeks penyakit, indeks obat-obatan, indeks dokter, indeks kematian; 4 statistik dan pelaporan rekam medis terdiri dari laporan intern rumah sakit dan laporan ekstrn rumah sakit; 5 korespondesi rekam medis; 6 analisa rekam medis; dan 7 sistem penyimpanan rekam medis. Universitas Sumatera Utara 46 Universitas Sumatera Utara 47 Penyimpanan arsip pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara masih dikerjakan secara manual dan belum maksimal, seperti yang dikatakan informan berikut ini: : “dokumen arsip yang tersimpan pada ruangan tata usaha untuk tempat penyimpanannya masih bersifat manual, arsip yang masuk atau arsip yang tercipta hanya disusun kedalam rak, filling cabinet,almari penyimpanan setelah sebulan arsip dipilah untuk disimpan sampai pada akhirnya dimusnahkan”. : “dokumen arsip yang tersimpan pada ruangan rekam medis hanya menyimpan rekam medis pasien saja yang disusun berdasarkan nomor, serta untuk tempat penyimpanan arsip rekam medis pasien masih disusun secara manual menggunakan roll’o pack”dan belum menggunakan digital untuk backup data p asien” Seperti gambar dibawah ini, dapat dilihat arsip yang telah terkumpul baik itu dari ruangan tata usaha maupun ruangan rekam medis ditumpukan saja, sehingga arsip bila dibutuhkan sangat lama untuk temu kembali. Gambar 4.2 Tumpukan Arsip Rekam Medis Universitas Sumatera Utara 48 Arsip sangat penting bagi kelangsungan hidup pada organisasi, selain untuk tempat penyimpanannya yang mesti sesuai sistem yang digunakan masing-masing isntansi, arsip juga harus dirawat dan dipelihara agar nilai guna yang terkandung didalamnya tidak hilang dan bentuk dari arsip tersebut tidak rusak. : “arsip yang tersimpan pada ruangan rekam medis disusun berdasarkan nomor, serta untuk tempat penyimpanan arsip rekam medis pasien masih disusun secara manual menggunakan roll’o pack, karena rekam medis pasien penggunaannya setiap hari digunakan oleh pasien maka kami melakukan pembersihan setiap hari agar kondisi fisik rekam medis tetap bagus dan nilai guna yang ada di dalam arsip ini tetap terjaga seperti catatan- catatan dari dokter, identitas pasien”. Sesuai dengan pernyataan dari informan di atas, dapat dinyatakan bahwa Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara masih belum maksimal dalam bentuk penyimpanan arsip baik diruangan tata usaha, ruangan rekam medis serta merawat arsip yang berada pada setiapa ruangan belum maksimal. Pemeliharaan arsip harus senantiasa dilaksanakan oleh setiap organisasi maupun instansi, agar arsip tetap terjaga nilai gunanya. Universitas Sumatera Utara 49

4. Proses Temu Balik dan Pengelolaan Arsip

Kurangnya perhatian terhadap kearsipan tidak hanya dari segi pemeliharaan dan penyimpanan arsip saja, tetapi juga dilihat dari sistem fillingnya, sehingga tidak menyulitkan temu balik arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh instansi. Proses temu balik arsip merupakan kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan dan memasok informasi bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan berdasarkan kebutuhan pemakai. Hal ini berarti dapat dikatakan bahwa sistem temu balik merupakan suatu jalan perolehan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Universitas Sumatera Utara