8 Arsip dinamis adalah setiap catatan recordwarkat yang tertulis,
tercetak, atauslide, film-strip, mikro-film, media komputer pita tape, piringan, rekaman, disket, kertas photocopy, dan lain-lain.
ketikan, dalam bentuk huruf, angka, atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan
informasi, yang terekam pada kertas kartu, formulir, kertas film.
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip
adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, yang mempunyai arti penting untuk suatu organisasi sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada
kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat ditemukan secara cepat dan tepat.
2.1.2 Tujuan Arsip Dinamis
Tujuan kearsipan merupakan kegiatan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.
Menurut Sedarmayanti 2003, 19 “Tujuan kearsipan
secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan, serta
untuk menyediakan
bahan pertanggungjawaban
tersebut bagi
pemerintah”. Barthos 2012, 12 tujuan arsip adalah, untuk menjamin keselamatan
bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintahan.
Universitas Sumatera Utara
9 Dari uraian diatas, dapat dinyatakan tujuan arsip secara umum ialah
untuk mempermudah temu kembali arsip atau surat yang berada dalam suatu lembaga pemerintah atau instansi yang menyimpan berbagai arsip, yang
dikelompokkan menurut tata penyimpanan di lembaga atau instansi masing- masing.
2.1.3 Fungsi Arsip Dinamis
Amsyah 2003, 2 arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.Arsip dinamis dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggara kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung untuk administrasi
negara.Arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk peyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2007 arsip berdasarkan
fungsinya digolongkan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis.Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Dengan kata lain arsip dinamis adalah arsip-arsip yang berada pada masing- masing organisasi pencipta arsip creating agencies karena masih diperlukan
untuk kepentingan pelaksanaa tugas pekerjaan sehari-hari. Sedangkan menurut Irawan 2009, 5 fungsi arsip yaitu; 1 mendukung proses pengambilan
keputusan; 2 menunjang proses perencanaan; 3 mendukung pengawasan; 4
Universitas Sumatera Utara
10 sebagai alat pembuktian; 5 memori perusahaan; 6 untuk kepentingan politik
dan ekonomi. Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan pada umumnya atau digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip
dinamis digolongkan menjadi a. arsip aktif, arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan suatu unit kerja; b.
arsip inaktif, arsip-arsip yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus atau frekuensi kegunaanya sebagai referensi bagi satu organisasi Barthos, 2009: 4.
Dari uraian diatas, dapat dinyatakan arsip menurut fungsinya dibagi menjadi dua bagian, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.Perbedaan dari dua jenis
arsip ini terletak dari frekuensi penggunaan, serta tempat penyimpanan kedua arsip tergantung bagaimana instansi yang menaganinya.
2.1.4 Manfaat Arsip Dinamis
