Kartu Pinjam Berkas Rekam Medis yang Masih Kosong Proses Temu Balik dan Pengelolaan Arsip

73 3. Tumpukan Arsip Rekam Medis

4. Kartu Pinjam Berkas Rekam Medis yang Masih Kosong

5. Kartu Pinjam Berkas Rekam Medis yang Telah Berisi

Universitas Sumatera Utara 61 DAFTAR PUSTAKA Abubakar, Hadi. 1996. Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali. Jakarta: Djambatan. Afrizal. 2014. Metode Penelitian Kualitatif: Sebuah Upaya Mendukung Penggunaan Penelitian Kualitatif dalam Berbagai Disiplin Ilmu. Jakarta: Rajawali Pers. Agus Sugiarto Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta : Gava Media Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Badri Munir Sukoco. 2012. ManajemenAdministrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara. --------------------. 2006. Metode Penelitian. Jakarta: Wedatama Widya Sastra. Bungin, Burhan. 2007. Penelitian Kualitatif; Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik, dan Ilmu Sosial Lainnya. Jakarta: Kencana Prenada Media Group. Burhanudin, Dwi Rokhmatun. 2013. Profesi Kearsipan. Yogyakarta : UGM Basuki, Sulistyo. 20133. Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka. Dewi, Irra Chrisyanti. 2011. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Prestasi Pustakaraya. Irawan, Mustari. 2001. “Manajemen Arsip Dinamis Suatu Pendekatan Kearsipan”. http:www.google.co.idbapersip.jatimprov.go.id. diakses 05 Oktober 2014. Judith Read dan Mary Lea Ginn. 2011. Records Management. South-Western: United States of America. Martono, Budi. 1990. Arsip Korespondesi Penciptaan dan Penyimpanan. UT; Jakarta. Maulana M.N. 1996. Administrasi Kearsipan. Jakarta : BHRATARA Universitas Sumatera Utara 62 Peraturan Gubernur Sumatera Barat Nomor 124 Tahun 2006 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Dinamis Pemerintah Provinsi Sumatera Barat. Sumatera Barat: Badan Kearsipan Daerah Provinsi Sumatera Barat. Retnopalipi. 2013. “Manajemen Kearsipan” https:retnopalupi1105.files.wordpress.com201305manajemen- kearsipan.pdf diakses 16 Oktober 2015 Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Mandar Maju: Bandung. Sularso, Mulyono. 1985. Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta : LIBERTY Suparjati, dkk. 2004. Tata Usaha dan Kearsipan seri Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Kanisius The Liang Gie . 2006. Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Modern Liberty. Sofa. 2009. “Manajemen Arsip Inaktif”. https:massofa.wordpress.com20091207manajemen-arsip-inaktif. diakses 16 Oktober 2015. Tiurma L. Tobing, membudayakan arsip pada masnyarakat indonesia II, httpwww.anri.go.id.indendex.phpoption=artikel_downloadk=AD0030 .html diakses 18 November 2015 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Dan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip. Widjaja, A.W. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada. Widodo, P. Bambang. 2009. Akuisisi Arsip. Jakarta: Universitas Terbuka. Wursanto. 1999. Kearsipan I. Yogyakarta: Kanisius. Universitas Sumatera Utara 31

BAB III METODE PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian

Metode penelitian pada dasarnya merupakan cara ilmiah yang dipergunakan dalam penelitian sehingga memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan. Metode penelitian adalah cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu Sugiyono 2013, 13. Menurut Sugiyono 2008 jenis penelitian kualitatif, yaitu suatu metode penelitian yang digunakan untuk meneliti pada kondisi objek yang alamiah, dimana peneliti adalah sebagai instrumen kunci. Teknik pengumpulan datanya dilakukan dengan cara triangulasi gabungan, analisis data bersifat induktif, dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan makna daripada generalisasi Dalam penelitian ini menggunakan jenis penelitian kualitatif menghasilkan data deskriptif dari ucapan atau tulisan serta perilaku yang diamati dari orang- orangsubyek itu sendiri. Penelitian kualitatif bertujuan untuk memahami fenomena sosial melalui gambaran holistik dan memahami secara mendalam.

3.2 Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara yang beralamat di Jalan Tali Air No 21 Medan. Waktu pengambilan data dilakukan pada bulan Agustus 2015. Alasan pemilihan lokasi didasarkan kepada permasalahan arsip yang berada pada ruangan Rekam Medis di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara. Universitas Sumatera Utara 32

3.3 Karakteristik Informan

Informan adalah orang yang mengetahui dan paham dengan masalah yang akan dipertanyakan dan berhasil memberikan keterangan kepada penulis. Informan dalam penelitian ini berjumlah 2 orang, 1 orang Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara dan 1 orang staff yang berada pada ruangan rekam medis Rumah Saki Jiwa Provinsi Sumatera Utara. Peneliti mengambil informasidengan cara melakukan wawancara dan observasi kepada informan yang telah ditentukan dan berhubungan dengan pengelolaan arsip dinamis dalam memudahkan temu kembali arsip pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara.

3.4 Jenis Data dan Sumber Data

Sumber data utama dalam penelitian kualitatif ialah kata-kata dan tindakan selebihnya adalah data tambahan seperti dokumen dan lain-lain. Hasil penelitian didapatkan melalui dua sumber data, yaitu: 1. Data Primer adalah data yang diperoleh langsung dari hasil wawancara yangdiperoleh dari narasumber atau informan yang dianggap berpotensi dalam memberikan informasi yang relevan dan sebenarnya di lapangan. Sumber data primer pada penelitian ini penulis peroleh dari informan yang berada pada ruangan rekam medik di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara. 2. Data Sekunder adalah sebagai data pendukung data primer dari literatur dari buku,jurnal. Universitas Sumatera Utara 33

3.5 Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini melalui: 1. Wawancara Wawancara adalah “adalah proses yang interaksi yang dilakukan antara dua orang atau lebih dimana kedua pihak yang terlibat pewawancara interviewer dan terwawancara interviewee memiliki hak yang sama dalam bertanya dan menjawab. Keduanya boleh saling memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan informan atau orang yang diwawancarai, dengan atau tanpa menggunakan pedoman guide wawancara”. Afrizal 2014, 27. Maka untuk mengetahui data utama yaitu dengan mewawancarai informan agar memperoleh data yang akurat dan relevan. Cara yang dilakukan dalam teknik wawancara ini adalah dengan mengajukan pertanyaan kepada informan untuk mendapatkan data mengenai permasalahn yang sedang diteliti. Wawancara dilakukan secara langsung kepada Staff Tata Usaha dan Staff Rekam Medis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara. Pedoman wawancara perlu dibuat agar peneliti tetap fokus dan tidak menyimpang dari masalah yang akan dipertanyakan sesuai dengan susunan teori yang terkait. 2. Observasi Observasi merupakan pengamatan langsung ke lokasi penelitian di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara yaitu tentang arsip. Universitas Sumatera Utara 34 3. Studi kepustakaan, yaitu mengumpulkan data memalui berbagai literatur dan dokumen yang berkaitan denngan masalah penelitian.

3.6 Teknik Analisis Data

Data yang sudah diperoleh dari hasil wawancara berupa jawaban dari informan akan disortir terlebih dahulu untuk mempermudah dalam analisis data dan dihubungkan serta dibandingkan satu dengan yang lainnya. Analisis data dalam penelitian kualitatif terdiri dari beberapa alur kegiatan antara lain adalah: 1. Reduksi Data Reduksi data merupakan proses memfokuskan dan mengabstraksikan datamenjadi informasi yang bermakna. Menurut Bungin 2007, 70 “reduksi data dapat diartikan sebagai proses pemilihan, pemusatan perhatian pada penyederhanaan, pengabstrakan dan transformasi data secara kasar yang timbul dalam catatan- catatan tertulis dilapangan”. Pada penelitian ini, analisis dilakukan terhadap sebuah kasus yang diteliti. Peneliti menganalisis hasil wawancara yang telah diungkapkan oleh informan. Data tersebut dipahami oleh peneliti agar dapat menangkap permasalahan yang sebenarnya. 2. Penyajian Data Penyajian data yang akan digunakan dalam penelitian dapat berbentuk teks naratif, tabel dan sebagainya. Untuk mempermudah pemahaman terhadap Universitas Sumatera Utara 35 informasi yang besar jumlahnya, maka dalam penyajian data akan dilakukan penyederhanaan informasi. 3. Verifikasi Data Tahapan selanjutnya adalah verifikasi dari kegiatan sebelumnya dan dilanjutkan ke penarikan kesimpulan. Pada tahap ini peneliti akan melakukan proses menginterprestasi data-data yang telah dikumpulkan dengan metode wawancara serta observasi sambil melakukan pencocokan terhadap kesimpulan yang akan dibuat.

3.7 Pemeriksaan dan Pengecekan Keabsahan Data

Untuk menjaga keabsahan data dalam penelitian ini, maka penulis menggunakan beberapa metode triangulasi, yaitu teknik yang dilakukan dengan meminta penjelasan lebih lanjut. Adapun teknik triangulasi yang digunakan adalah: 1. Triangulasi Data Menggunakan berbagai sumber data seperti hasil wawancara, hasil observasi dan dokumen pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara 2. Triangulasi Teori Penggunaan berbagai teori yang berlainan untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan sudah memasuki syarat. Pada penelitian ini, berbagai teori telah dijelaskan pada bab II untuk dipergunakan dan menguji terkumpulnya data tersebut. Universitas Sumatera Utara 36 3. Triangulasi Metode Penggunaan berbagai metode untuk meneliti suatu hal, seperti metode wawancara dan metode observasi. Dalam penelitian ini, peneliti melakukan metode wawancara yang ditunjang dengan metode observasi pada saat wawancara dilakukan. Universitas Sumatera Utara 37

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Sejarah Berdirinya Rumah Sakit Jiwa Daerah Provinsi Sumatera Utara Rumah sakit jiwa daerah Provinsi Sumatera Utara didirikan pada tahun 1935 oleh “Doorgangshuizen Voor Krankzinnigen” Rumah Sakit Jiwa di Glugur, sebagai Rumah Sakit Jiwa yang ke-5 dan memiliki kapasitas 26 tempat tidur sampai dengan masa pendudukan Jepang tahun 1943. Dengan adanya penduduk tertera sukutu 1943-1947 penderitaan gangguan jiwa di evakuasi ke Dolok Maringir + 100 KM dari Medan ke arah Pemantang Siantar selama +3 tahun. Tahun 1950 penderita gangguan jiwa di pindahkan oleh tentara Belanda ke bekas Rumah sakit Harrison dan Crossfield, serta sebahagian di tampung di Rumah Penjara Pemantang Siantar. Tahun 1950-1958 di buka poliklinik Psikiater yang merupakan Annex Rumah Sakit Jiwa Pemantang Siantar terletak di jalan Timor No 19 Medan. Tahun 1958-1981 Rumah Sakit milik Belanda Zieken Verpleging letaknya di jalan Timor Medan di manfaatkan sebagai Rumah Sakit Jiwa Medan dan menampung dari Pemantang Siantar dengan kapasitas 200 tempat tidur. Berdasarkan surat Menkes RI Nomor 1987YankesDKJ78 dan dengan persetujuan Menteri Keuangan tanggal 8 Desember 1987 Nomor: s- 849MK0011987 Rumah Sakit Jiwa Medan Ruislaag di pindahkan ke lokasi baru yang terletak di Padang Bulan KM. 10 Jl. Bekala Lama, Kampung Mangga Kecamatan Medan Johor dengan luas area = 38.000 3,8 Ha dan luas bangunan 5.709 pada tanggal 5 Februari 1981. Sesuai dengan adanya alamat Universitas Sumatera Utara 38 baru yaitu Jl. Letjend Djamin Ginting KM. 10 Jl. Tali Air No 21 Medan dan diresmikan oleh Menteri Kesehatan RI Dr. Suwardjono Suryaningrat pada tanggal 15 Oktober 1981 memiliki 450 tempat tidur yang merupakan Rumah Sakit Jiwa Departemen Kesehatan. Setelah otonomi tahun 2000-2003 Rumah Sakit Jiwa Medan merupakan UPT Dinas Kesehatan Provinsi Sumatera Utara. Kemudian sesuai Perda Nomor: 188.342641K2004 tentang petunjuk pelaksanaan peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara, maka Rumah Sakit Jiwa Medan menjadi Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara. Sejak Desember 2009 Gubernur Sumatera Utara melalui surat Keputusan Gubsu No. 4454496Thn 2009 menetapkan Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara sebagai Penyelenggaraan Pola Keuangan BLUD.

4.2. Karakteristik Informan

Informan pada penelitian ini adalah arsiparis yang berada di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat yang mengerti tentang Arsip Dinamis. Berikut daftar karakteristik informan: Tabel 4.1 Karakteristik Informan Kode Bagian Staf Tata Usaha Staf Rekam Medis Universitas Sumatera Utara 39 Dalam melakukan wawancara peneliti menetapkanIbu Robah Ginting sebagai informan pertama yang bertugas sebagai Staff Tata Usaha dan BapakRiski Romadona Hasibuan sebagai informan kedua yang bertugas sebagai Staff Rekam Medis Sebelum melakukan wawancara peneliti menjelaskan maksud dan tujuan observasi ini. Wawancara dilakukan berdasarkan pedoman wawancara yang telah dibuat lalu dikembangkan lebih dalam sesuai dengan jawaban informan dan wawancara berlangsung secara informal. Suasana dan kondisi selama wawancara bersifat alamiah, tidak dibuat-buat atau tidak diatur sedemikian rupa untuk tujuan tertentu. Begitu juga dengan bahasa yang digunakan adalah bahasa yang tidak formal informal. Wawancara dilakukan secara berulang apabila peneliti merasa kurang mengerti atau ada yang perlu ditambahi dari wawancara sebelumnya.

4.3 Kategori Arsip

Berdasarkan hasil wawancara, peneliti menyusun sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan dan pedoman. Dengan pedoman ini, peneliti membaca kembali naskah wawancara dan memilih data yang relevan sesuai dengan judul peneliti sehingga menghasilkan kategoriyaitu:Pengelolaan Arsip Dinamis dalam memudahkan temu kembali. Arsip merupakan sebuah berkas yang nilai gunanya sangat tinggi sehingga mesti disusun dan disimpan dengan sistem pengindeksan agar mudah untuk ditemukan kembali apabila dibutuhkan oleh instansi bersangkutan.Maka seharusnya suatu organisasi harus mempunyai sistem pengelolaan arsip yang baik Universitas Sumatera Utara 40 seperti pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utarayang berguna untuk meningkatkan kegiatan administrasi serta proses temu balik arsip. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dapat dikatakan bahwa pengelolaan arsip dinamis sangat berhubungan dengan: sumber arsip, rekod yang diciptakan, proses pengelolaan arsip dinamis, penyimpanan arsip dinamis, kendala atau hambatan pengelolaan arsip dinamis serta waktu simpan arsip, dan temu balik arsip dinamis.

4.3.1 Sumber Arsip

Arsip merupakan tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian pelaksanaan pada organisasi, yang dapat berwujud surat menyurat, data, bahan-bahan yang memberikan keterangan yang jelas dan tepat. Kearsipan sendiri mempunyai peranan penting bagi lembaga, organisasi perorangan yang disimpan secara teratur dan berencana mempunyai kegunaan setiap kali diperlukan. Maka sebagian sumber informasi arsip tentunya memiliki asal darimana arsip itu tercipta. Hal ini dapat dilihat dari hasil wawancara sebagai berikut: : “arsip yang tercipta yang berada di ruangan Tata Usaha berupa surat dinas surat pelatihan, surat undangan rapat,surat edaran yang dikeluarkan oleh rumah sakit itu sendiri atau yang dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan RI, surat izin observasi serta backup data pegawai rumah sakit surat izin untuk melanjutkan pendidikan, surat cuti, biodata tentang pegawai. : “arsip yang tercipta yang berada di ruangan Rekam Medis ini ada rekam medis pasien baru dan rekam medis pasien rawat inap Universitas Sumatera Utara 41 Dari keterangan di atas dapat dilihat Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utarasumber arsip berasal dari beberapa surat pelatihan, surat undangan rapat, surat edaran yang dikeluarkan oleh rumah sakit itu sendiri atau yang dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan RI, surat izin observasi serta backup data pegawai rumah sakit surat izin untuk melanjutkan pendidikan, surat cuti, biodata tentang pegawai. Selain itu, untuk ruangan rekam medis arsip yang ada berupa rekam medis pasien baru dan rekam medis rawat inap. . Dari keterangan di atas dapat dilihat bahwa pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara sumber arsip yang tercipta seperti uraian diatas. Setelah itu terbentuklah beberapa bagian dokumen arsip yang ditunjukan dari hasil wawancara berikut ini: : “dari jenis arsip yang ada, maka kami memiliki beberapa dokumen arsip yang tersimpan pada ruangan tata usaha berupasurat dinas surat pelatihan, surat undangan rapat, surat edaran yang dikeluarkan oleh rumah sakit itu sendiri atau yang dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan RI, surat izin observasi serta backup data pegawai rumah sakit surat izin untuk melanjutkan pendidikan, surat cuti, biodata tentang pegawai, dokumen SDM, dokumen keuangan, dokumen yang bersangkutan dengan rumah sakit”. : “sementara itu, pada ruangan rekam medis hanya menyimpan rekam medis pasien saja yang disusun berdasarkan nomor menggunakan sistem penyimpanan secara sentralisasi yang berada pada tempat penyimpanan menggunnakan roll’o pack”. Universitas Sumatera Utara 42 Dari keterangan diatas dapat dilihat bahwa terdapat beberapa bentuk dokumen arsip berupa dokumen yang berada di ruangan tata usaha serta rekam medis pasien. Semua daya yang dihasilkan ada pembagian masing-masing sesuai dengan dokumen yang sudah ada. Berdasarkan dari pernyataan informan diatas dapat dinyatakan bahwa arsip yang berada pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara sebahagian berasal dari instansi ini sendiri.

4.3.2 Arsip Dinamis yang Tercipta

Rekod records merupakan dokumen yang tercipta dari hasil kegiatan yang dilakukan suatu organisasi atau individu dalam rangka menjalankan fungsinya sehari-hari. Rekod menunjang kegiatan organisasi maupun perorangan dan menjadi bukti dari aktivitas yang dilakukan dalam suatu organisasi. Maka setiap organisasi dapat menciptakan rekod terhadap arsipnya seperti pernyataan dari informan berikut: : “dokumen arsip yang tersimpan pada ruangan tata usaha berupasurat dinas surat pelatihan, surat undangan rapat, surat edaran yang dikeluarkan oleh rumah sakit itu sendiri atau yang dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan RI, surat izin observasi serta backup data pegawai rumah sakit surat izin untuk melanjutkan pendidikan, surat cuti, biodata tentang pegawai, dokumen SDM, dokumen keuangan, dokumen yang bersangkutan dengan rumah sakit yang dikelola oleh pegawai bagian tata usaha”. Universitas Sumatera Utara 43 : “dokumen arsip yang tersimpan pada ruangan rekam medis hanya menyimpan rekam medis pasien saja yang disusun berdasarkan nomor menggunakan sistem penyimpanan secara sentralisasi yang berada pada tempat penyimpanan menggunnakan roll’o pack” selain itu terdapat kartu untuk pengambilan rekam medis pasien yang berisikan data no cm, nama, umur, alamat si pasien. Dari pernyataan informan diatas dikatakan bahwa rekod yang tercipta pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara berupa dokumen-dokumen SDM, dokumen Keuangan, dokumen yang ada kaitannya dengan rumah sakit. Selain itu, pada ruangan rekam medis pasien rekod yang tercipta berupa kartu yang berguna untuk peminjaman berkas rekam medis sipasien. Rekod tersebut masih berbentuk dokumen tercetak, seperti pernyataan informan berikut: : “pada ruangan tata usaha arsip disimpan didalam filling kabinet yang menggunakan map gantung sebagai pembatas setiap arsip yang disusun berdasarkan nomor”. Universitas Sumatera Utara 44 Gambar 4.1 Filling Kabinet Pada gambar 4.1 merupakan salah satu perabotan yang digunakan untuk tempat penyimpanan arsip yang berada pada ruangan rekam medis, yang dibatasi dengan hanging folder yang merupakan besi penggantung yang dipasangkan gawang atau pengait yang berada dalam filling kabinet dengan sistem penyimpanan nomor. : “dokumen arsip yang tersimpan pada ruangan rekam medis hanya menyimpan rekam medis pasien saja yang disusun berdasarkan nomor menggunakan sistem penyimpanan secara sentralisasi yang berada pada tempat pen yimpanan menggunnakan roll’o pack” serta dokumen yang berada pada ruangan ini masih berbentuk tercetak dek, yang setiap harinya pegawai yang berada dirungan dicatat ke dalam buku untuk pasien baru atau rawat inap. Universitas Sumatera Utara 45

4.3.3 Proses Pengelolaan Arsip Dinamis

Pengelolaan arsip dinamis meliputi penciptaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi sesuai dengan urutan pada instansi masing-masing. Apabila arsip sudah tidak digunakan lagi maka arsip tersebut harus dimusnahkan. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis ini adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan. Pengelolaan arsip rekam medis yang berada di Rumah Sakit Jiwa dilakukan dengan beberapa cara diantaranya; 1 penataan berkas rekam medis, dimulai dari a berkas pasien rawat jalan; b pasien rawat inap, kasus bedah, kasus kebidanan, bayi lahir; 2 pemberian kode coding; 3 tabulasi indeksing yang terdiri dari indeks pasien, indeks penyakit, indeks obat-obatan, indeks dokter, indeks kematian; 4 statistik dan pelaporan rekam medis terdiri dari laporan intern rumah sakit dan laporan ekstrn rumah sakit; 5 korespondesi rekam medis; 6 analisa rekam medis; dan 7 sistem penyimpanan rekam medis. Universitas Sumatera Utara 46 Universitas Sumatera Utara 47 Penyimpanan arsip pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara masih dikerjakan secara manual dan belum maksimal, seperti yang dikatakan informan berikut ini: : “dokumen arsip yang tersimpan pada ruangan tata usaha untuk tempat penyimpanannya masih bersifat manual, arsip yang masuk atau arsip yang tercipta hanya disusun kedalam rak, filling cabinet,almari penyimpanan setelah sebulan arsip dipilah untuk disimpan sampai pada akhirnya dimusnahkan”. : “dokumen arsip yang tersimpan pada ruangan rekam medis hanya menyimpan rekam medis pasien saja yang disusun berdasarkan nomor, serta untuk tempat penyimpanan arsip rekam medis pasien masih disusun secara manual menggunakan roll’o pack”dan belum menggunakan digital untuk backup data p asien” Seperti gambar dibawah ini, dapat dilihat arsip yang telah terkumpul baik itu dari ruangan tata usaha maupun ruangan rekam medis ditumpukan saja, sehingga arsip bila dibutuhkan sangat lama untuk temu kembali. Gambar 4.2 Tumpukan Arsip Rekam Medis Universitas Sumatera Utara 48 Arsip sangat penting bagi kelangsungan hidup pada organisasi, selain untuk tempat penyimpanannya yang mesti sesuai sistem yang digunakan masing-masing isntansi, arsip juga harus dirawat dan dipelihara agar nilai guna yang terkandung didalamnya tidak hilang dan bentuk dari arsip tersebut tidak rusak. : “arsip yang tersimpan pada ruangan rekam medis disusun berdasarkan nomor, serta untuk tempat penyimpanan arsip rekam medis pasien masih disusun secara manual menggunakan roll’o pack, karena rekam medis pasien penggunaannya setiap hari digunakan oleh pasien maka kami melakukan pembersihan setiap hari agar kondisi fisik rekam medis tetap bagus dan nilai guna yang ada di dalam arsip ini tetap terjaga seperti catatan- catatan dari dokter, identitas pasien”. Sesuai dengan pernyataan dari informan di atas, dapat dinyatakan bahwa Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara masih belum maksimal dalam bentuk penyimpanan arsip baik diruangan tata usaha, ruangan rekam medis serta merawat arsip yang berada pada setiapa ruangan belum maksimal. Pemeliharaan arsip harus senantiasa dilaksanakan oleh setiap organisasi maupun instansi, agar arsip tetap terjaga nilai gunanya. Universitas Sumatera Utara 49

4. Proses Temu Balik dan Pengelolaan Arsip

Kurangnya perhatian terhadap kearsipan tidak hanya dari segi pemeliharaan dan penyimpanan arsip saja, tetapi juga dilihat dari sistem fillingnya, sehingga tidak menyulitkan temu balik arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh instansi. Proses temu balik arsip merupakan kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan dan memasok informasi bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan berdasarkan kebutuhan pemakai. Hal ini berarti dapat dikatakan bahwa sistem temu balik merupakan suatu jalan perolehan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Universitas Sumatera Utara 50 Gambar 4.3 Data Pasien Baru Pada gambar 4.3 merupakan data pasien baru pada tahun 2013 sampai dengan tahun 2015, data yang tercantum di dalam berupa; no urut, no cm, jenis kelamin, nama, jenis pasien baru atau pasien lama, umur, agama, suku, pendidikan, pekerjaan, status, tempat lahir, rujukan, askes, ugd, opname, ruangan, diagnosa. : “dalam temu kembali berkas rekam medis pasien pada ruangan ini dilakukan dengan beberapa cara diantaranya: tahap pertama, pengunjung rumah sakit jiwa yang baru berobat dan pasien lama datang ke ruangan rekam medis; langkah kedua, bagi pengunjung baru melaporkan ke petugas yang berada diruangan bagi mereka pengunjung baru mengisi data diri dan memperoleh nomor pasien yang digunakan sebagai kartu pengenal yang harus dibawa setiap kali berkunjung ke rumah sakit. Untuk pasien lama mereka Universitas Sumatera Utara 51 menyerahkan kartu kunjung bewarna biru yang berukuran 4,25 X 7,5cm. Tahap ketiga, pengunjung menyerahkan kartu berobat kartu kunjungan ke petugas di ruangan rekam medis, setelah itu petugas ke tempat penyimpanan berkas yang disebut dengan roll pac; Tahap keempat, setelah petugas diruangan mencari berkas rekam medis pasien kartu berobat tersebut di letakan di rak penyimpanan berkas yang di ambil yang gunannya menandakan bahwa arsip tersebut lagi dipakai atau diambil oleh pengunjung yang bersangkutan; Tahap kelima, apabila berkas rekam medis tersebut telah di kembalikan ke ruangan kartu yang di letakan di rak roll’o pack di kembalikan lagi ke pengunjung”. Gambar 4.4 Roll’o Pack Pada gambar 4.4 merupakan salah satu sarana penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara. Yang merupakan lemari Universitas Sumatera Utara 52 penggerak mekanik dan index sistem, yang memudahkan penyimpanan, pencarian serta menghemat ruangan karena memuat lebih banyak volume arsip yang tecipta pada ruangan rekam medis. Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat diketahui bahwa Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara masih mencatat secara manual untuk arsip pasien baru maupun rawat inap belum menggunakan digital . : “karna arsip yang disimpan pada ruangan rekam medis ini hanya berisi berkas rekam medis pasien proses temu balik dilakukan dengan cara mencari berkas pasien melalui kartu yang berada pada masing-masing pasien, setelah itu petugas akan mencari ke rak penyimpanan dengan melihat digit dari kartu pasien berupa nomor No. CM”. Universitas Sumatera Utara 53 Gambar 4.5 Kartu Pinjam Berkas Rekam Medis Pada gambar 4.5 merupakan kartu pinjam rekam medis atau disebut dengan kartu pinjam. Dalam penggunaannya “petunjuk keluar” ini diletakan sebagai pengganti pada tempat berkas rekam medis yang diambil dari rak penyimpanan. Kartu pinjam atau petunjuk keluar tetap berada di dalam rak file tersebut, sampai berkas rekam medis yang diambil dikembalikan pada tempat semula. Berdasarkan pernyataan informan diatas dapat di katakan bahwa temu balik arsip pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara di ruangan Rekam Medis masih bersifat manual. Petugas diruangan setelah meminta kartu dari keluarga pasien pergi ke rak penyimpanan untuk mencari berkas rekam medis pasien yang terkadang mengalami kesulitan dalam temu kembali dikarenakan dalam rak penyimpanan banyak berkas rekam medis pasien. Universitas Sumatera Utara 54

5. Kendala atau Hambatan Pengelolaan Arsip serta Waktu Simpan Arsip