12 dalam rangka menunjang proses pelaksanaan kegiatan administrasi dan fungsi-
fungsi manajemen, pemerintah yang dilihat dari segi fungsi dan bagian-bagiannya.
2.1.6 Recyle Arsip Dinamis
Perlu dipahami tentang daur hidup arsip, dalam daur hidup arsip terdiri dari beberapa tahapan proses kehidupan arsip dimulai dari tahapan penciptaan
atau penerimaan arsip, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi. Judith Read and Mary Lea Ginn 2011, 18 mengemukakan bahwa “ pada
dasarnya, ada lima tahapan yang dilalui arsip dalam hidupnya life cycle. Kelima tahapan tersebut ialah penciptaan creation, pendistribusian, penggunaan use
pemeliharaanmaintenance dan tahap disposisi ”.
Siklus dan informasi masa hidup arsip seperti yang diungkapkan dalam lima fase penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi akhir . Fase
siklus hidup sering tumpang tindih . Perhatikan bagaimana siklus ini dilakukan.Setiap kali surat diproduksi, e -mail yang ditulis , dari selesai, atau
pamflet dicetak, catatan yang dibuat . Lalu arsip ini kemudian didistribusikan dikirim ke orang yang bertanggung jawab untuk penggunaannya. Catatan yang
umum digunakan dalam pengambilan keputusan , untuk dokumentasi atau referensi dalam menjawab pertanyaan , atau dalam memuaskan persyaratan
hukum fase terakhir dalam siklus catatan dan informasi hidup adalah disposisi. Setelah jangka waktu tertentu telah berlalu , catatan untuk disimpan ditransfer ke
situs penyimpanan yang lebih murah dalam perusahaan atau ke fasilitas penyimpanan catatan eksternal . Pada akhir jumlah tahun yang ditunjukkan dalam
penjadwalan retensi , catatan yang dijual, baik oleh kerusakan atau transfer ke
Universitas Sumatera Utara
13 tempat penyimpanan permanen. Fasilitas di mana catatan dari suatu organisasi
yangdiawetkan karena nilai penerus atau sejarah mereka disebut arsip .
Gambar 1. Model Siklus Hidup Arsip
Sumber: Judith Read and Mary Lea Ginn 2011, 19
2.1.7 Prosedur Penyimpanan Arsip Dinamis
Prosedur penyimpanan arsip dimulai sejak surat diterima di kantor, sebelum melakukan penyimpanan pihak pengelola arsip harus melakukan
penyortiran terlebih dahulu untuk memudahkan pengelompokkan. Menurut Sugiarto 2005,
34 “Prosedur sistem penyimpanan arsip dinamis yaitu: langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan
sehubungan dengan akan disimpannya suatu dokumen. Langkah atau prosedur penyimpanan arsip adalah: pemeriksaan arsip
inspecting, pengindeksan arsip indexing, memberi tanda,
penyortiran, dan penyimpanan atau peletakan”. Barthos 2012, 198 perlengkapan penyimpanan terdiri atas; 1 folder,
semacam map tetapi tidak dengan daun penutup. Pada folder terdapat tab yang
Universitas Sumatera Utara
14 merupakan bagian menonjol pada sisi atas untuk menempatkan title file yang
bersangkutan; 2guide, merupakan penunjuk tempat berkas-berkas itu disimpan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut; 3 tickler-file
berkas pengingat merupakan tempat penyimpanan kartu kendali dan kartu pinjam arsip; 4 filling kabinet, digunakan untuk menyimpan folder yang telah
berisi lembaran-lembaran arsip bersama guide-guidenya; 5 rak-arsip, digunakan untuk penyimpanan berkasarsip tidak berbeda dengan rak untuk menyimpan
buku-buku perpustakaan; 6 box, terbuat dari kertas karton bertutup, dipergunakan untuk pengganti filing kabinet bagi arsip-arsip in aktif di tempat
penata arsip; dan 7 kartu kendali. Sistem penyimpanan arsip yang baik dan benar itu menurut Amsyah
2003, 71 adalah :sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan penyimpanan dapat diciptakan dari penemuan warkat yang sudah
disimpan dapat dilakukan dengan cepat jika diperlukan”. Dari uraian diatas dapat dikatakan bahwa adanya prosedur dalam
penyimpanan arsip dalam suatu wadah bertujuan untuk memudahkan penemuan kembali saat dibutuhkan.
2.2 Pengelolaan Arsip Dinamis
