34
c. Document Storage
Sistem harus dapat mendukung pengarsipan dokumen ke dalam beragam media storage: on-line, near-on-line dan off line, termasuk format digital
seperti optical disk, CD-ROM, tape dan magnetic disk sebagaimana dalam format analog, seperti microfich dan kertas. Sistem harus menjamin
penggunaan media untuk dokumen storage, mendukung lokasi dokumen storage baik secara tersendiri maupun bersama-sama, pemindahan
dokumen diantara media storage sebagaimana yang dibutuhkan dalam retensi daur hidup dokumen dan menampilkan permintaan temu kembali
dari sistem pemakai.
d. Document Access
Sistem harus menampilkan kesatuan paradigma penelusuran dan temu kembali, dimana dokumen dapat diakses, ditemukan kembali dan dilihat
secara konsisten dengan menggunakan model tanpa memperhatikan isi data dan lokasi penyimpanan.
e. Document Retrieval
Sistem harus dapat memberikan dokumen tertentu pada desktop dan mencakup fungsi untuk manipulasi dokumen secara personal, seperti
anotasi, penggandaan dan pencetakan.
f. Document Exchange
Sistem harus menyediakan akses bagi aplikasi lainnya, agar dokumen dapat diekstrak, diisi dengan format file standar dan dijalankan untuk
mendukung tujuan perusahaan.
g. Document Output
Sistem harus mendukung kecepatan yang tinggi pada sejumlah dokumen tercetak, publikasi koleksi dokumen ke dalam format CD dan mengekspor
dokumen untuk digunakan oleh aplikasi lainnya.
2.2.4 Aplikasi Pengelolaan Dokumen
Kurniasih 2007 menyebutkan bahwa aplikasi yang diperlukan dalam mengelola dokumen elektronik dapat dikelompokan ke dalam lima kategori, yaitu:
a. Creation and Revision Control
Keberadaan word processing document, spreadsheets, presentation dan dokumen elektronik lainnya diolah sebagai entiti file dalam sistem operasi
komputer. Ketika ia memiliki kemampuan untuk menyimpan dan memindahkan folder ke dalam jaringan server bekerja atau sebelum
Universitas Sumatera Utara
35
direktori backup di definisikan, tidak ada kontrol yang bekerja. Pemakai dapat dengan mudah mengedit dokumen yang salah, menghapus dokumen
secara sembarang, menciptakan versi baru dari dokumen yang telah ada, menduplikat pekejaan yang sedang berjalan dan mengakses dokumen
dengan mudah. Kehilangan kontrol menjadi tantangan serius bagi produktivitas organisasi, keamanan dan kompetitif lembaga. Dengan
kontrol pada penciptaan, revisi dan disposisi dokumen, aplikasi dokumen manajemen terhindar dari kesalahan bersama yang berhubungan dengan
filing yang salah, duplikasi pekerjaan dan pelanggaran keamanan yang menjadikan perusahaan terhindar dari kehilangan produktivitasnya.
b. Foldering
Pengelolaan dokumen yang dinamis diperlukan dalam aktivitas yang lebih spesifik, seperti untuk customer service, contract management atau
dukungan legal. Fitur folder memungkinkan dokumen dikelompokkan ke dalam sebuah folder. Aplikasi manajemen dokumen mengontrol distribusi
dan accessibility pada folder. c.
Transaction Processing Dokumen yang berfokus pada transaksi biasanya memiliki masa hidup
dokumen yang pendek dan intensif. Dokumen disimpan, diproses dan dibuang, diarsipkan atau diteruskan ke departemen lainnya. Biasanya
volume dokumen tinggi dan memiliki kemampuan untuk meningkatkan kecepatan transaksi. Dalam hal ini, fungsi utama dari aplikasi manajemen
dokumen adalah optimalisasi kecepatan dan efisiensi. d.
Dokumen Enabling Ketika aplikasi manajemen dokumen berfokus pada kontrol dokumen
vital, kemudahan akses pada dokumen yang berhubungan ditingkatkan. Skenario document-anabling, menampilkan aplikasi proses data dengan
user interface pada dokumen. Dokumen disimpan dalam repository yang dihubungkan dengan saluran aplikasi bisnis.
Universitas Sumatera Utara
36
e. Storage and Retrieval
Banyak dokumen diciptakan atau diterima perlu untuk disimpan. Aplikasi manajemen dokumen mencakup kemampuan untuk menyimpan dokumen.
Manajemen repository dokumen, indeks database dan kewenangan akses individu pengguna ditampilkan dalam platfom manajemen dokumen.
2.3 Standar Elemen Data Sistem Informasi Kearsipan oleh ANRI
