Rangkuman Hasil Wawancara HASIL DAN PEMBAHASAN

58

4.3 Rangkuman Hasil Wawancara

Berdasarkan hasil wawancara mendalam dengan informan, melalui proses analisis data yang menjaga keabsahan data serta melakukan triangulasi, maka diperoleh beberapa kategori. Kategori dari Analisis sistem informasi arsip pertanahan adalah sebagai berikut: Tabel 4.2 Rangkuman Hasil Wawancara No. Kategori Indikator 1. Sistem Informasi Kearsipan Manual a. Sumber arsip Bagian pertanahan b. Pengorganisasian arsip Pengklasifikasian arsip c. Prosedur pengelolaan arsip Tugas pokok dan alur kerja arsip d. Sistem informasi arsip yang sedang berjalan Manual, menggunakan microsoft excel e. Kelemahan Temu kembali dokarsip tidak efektif Hasil penelitian menunjukkan bahwa keenam kategori memiliki beberapa indikator penentu dalam analisis sistem informasi kearsipan. Kategori tersebut dapat digambarkan sebagai peta indikator kategori analisis implementasi sistem informasi kearsipan, yaitu: Universitas Sumatera Utara 59 Gambar 4.1: Rangkuman Hasil Wawancara Pengklasifikasian Arsip Bagian Pertanahan Tugas Alur Kerja Pengorganisasian Arsip Sumber Arsip Prosedur Pengelolaan Sistem Informasi Kearsipan Analisis Sistem Informasi Arsip Pertanahan Sistem Manual Pengelolaan Kelemahan Microsoft Excel Temu Kembali DokumenArsip Tidak Efektif Universitas Sumatera Utara 60 Sumber DokumenArsip Bagian Pertanahan Sentral Arsip Pemindahan Dok.Arsip In-aktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan Pengelolaan DokumenArsip Masuk Pengelolaan Dok.Arsip Keluar Penyusutan Dokumen Gambar 4.2 Alur Kerja Arsip Mulai Mengarahkan dan mengendalikan arsip-arsip aktif Menyimpan serta mengelola arsip-arsip yang berasal dari unit pengolah Selesai Pencarian dan penyajian dokumen Pemberian kode dokumen yang selesai diproses Pengelompokan L, B, S Penerimaan dokumen perusahaan masuk Tata usahasekretarisadministrasi - Dicatat pada buku agenda - Diteruskan kepada atasan - Kembali dengan disposisi - Distribusi sesuai disposisi untuk diproses Kelompok lembaga Kelompok subyek Kelompok bentuk Pencarian dan penyajian Tata usaha sekretaris administrasi : Membuat dokumen fax, surat, telex, dll selesai diproses langsung diberi nomor, tanggal, tahun pembuatan dank ode pokok yang sekaligus merupakan kode simpan Area bentuk Area subyek Area lembaga Penciptaan dokumen perusahaan Dokumen yang diamankan dirawat dan disimpan sesuai jadwal retensi - Dimusnahkan - Dihancurkan - Ditanam - Pembakaran Pemindahan dokumen secara berkala dan penyusutan Periksa copy buku peminjaman dokumen Pemindahan vertical atau horizontal Sortir - Duplikasi dokumen - 0-2 tahun - 2 tahun Dokumen perusahaan yang telah disimpan dan telah ditentukan retensi Universitas Sumatera Utara 61

4.4 Analisis Kebutuhan Sistem dan Rekomendasi Sistem yang Terautomasi