56
e. Kendala atau hambatan yang terdapat pada sistem yang ada sekarang
Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu
sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisai tersebut kapan saja diperlukan. Didalam sebuah sistem tentu saja terdapat
kelamahan ataupun kelebihan dalam pengoperasiannya. Maka dari itu diperlukan adanya analisis sistem untuk mengetahui permasalahan dan memperbaharui
sistem yang lama tersebut guna mendapatkan sistem yang lebih baik dan bermanfaat bagi proses perkantoran. Hal ini sesuai dengan pernyataan I
3
dan I
4,
berikut : I
3
: “Kendala pasti ada. Misalnya dalam mencari dokumenarsip
membutuhkan waktu yan lama walaupun kami sudah mengelolanya dengan semaksimal mungkin dengan sistem yang ada. Mungkin kalau
dengan sistem yang automatis para pengguna bisa dengan mudah menelusur sendiri dikomputer masing-masing tanpa harus membuang
waktu untuk datang ke gedung sentral arsip. Kecuali kalau pengguna ingin bahan tercetak maka pengguna bisa datang kemari.”
I
4
: “Kendala sudah pasti ada. Karena tentu saja lebih mudah dan praktis
menggunakan sistem yang sudah terautomasi dibandingkan sistem yang belum terautomasi………….”
Berdasarkan kedua pernyataan informan di atas bahwa sistem yang berjalan sekarang mengalami kendala. Maka dari itu dibutuhkan sistem yang baru
yang sudah terautomasi untuk lebih memudahkan pekerjaan dalam mengelola arsip pertanahan di PT. Qton Indonesia. Hal ini sesuai dengan pernyataan I
2,
berikut :
Universitas Sumatera Utara
57
I
2
: “Sebenarnya dengan sistem yang sekarang kami masih bisa
mengatasinya, namun jika memang dengan sistem yang baru seperti sudah terautomasi lebih memudahkan pengguna kenapa tidak. Arsip di
scan dan disimpan dalam bentuk elektronik dan masing-masing pengguna mempunyai ID dan password untuk dapat mengaksesnya.
Kalau mereka ingin arsip tercetak bisa langsung print dan kalu ingin melihat arsip aslinya bisa datangpinjam ke Devisi kami. Dengan
begitu kami tidak perlu lagi membutuhkan waktu lama untuk memnulusur ke rak. Dikarenakan pula jumlah arsip yang terus
bertambah setiap harinya dan tempat sudah tidak mencukupi.” Dari pernyataan informan di atas, dapat disimpulkan bahwa dalam
penggunaan sistem manual yang ada terdapat kendala dan keluhan sehingga dalam penemuan kembali informasi tidak efektif sehingga menghambat
manajemen kearsipan di Devisi Legal Kenotariatan. Sehingga informan mengharapkan adanya aplikasi sistem kearsipan secara automasi yang bisa
mengelola arsip secara efektif dan efisien.
Universitas Sumatera Utara
58
4.3 Rangkuman Hasil Wawancara
Kategori