29
3. Perusahaan wajib membuat catatan sesuai ketentuan yang berlaku.
4. Jangka waktu simpan untuk dokumen tertentu adalah seputuh tahun.
5. Dokumen perusahaan dapat dialihkan dalam mikrofilm atau media lainnya
dan wajib dilegalisasi oleh pimpinan perusahaan. 6.
Dokumen perusahaan yang memiliki nilai guna bagi kepentingan nasional wajib diserahkan kepada ANRI berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan.
7. Pimpinan perusahaan bertanggungjawab terhadap pemusnahan dokumen
perusahaan aau pejabat lain yang ditunjuk dengan segala konsekuensinya. 8.
Ketentuan peralihan menganulir ketentuan pasal 6 KUHD yakni wajib menyimpan arsip tertentu selama 30 tahun menjadi wajib simpan 10 tahun.
Hal yang menarik dan perlu mendapat perhatian dalam Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 ini terutama mengenai:
a. Alih Media
Satu hal yang baru dalam peraturan dokumenarsip adalah ketentuan alih dokumen perusahaan dari kertas ke media lain seperti: mikrofilm, CD-ROM,
WORM. Terdapat tiga hal penting yang harus dicermati berkaitan dengan ketentuan alih media ini:
1. Arsip apa yang akan dialihmedakan, perlu diperhatikan dalam hal ini
adalah informasi untuk memperhitungkan apakah naskah asli perlu disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan nasional atau kepentingan
perusahaan, keamanan, retensi, efisiensi dan media yang dipilih.
Universitas Sumatera Utara
30
2. Proses alih media, terkait dengan siapa yang boleh mengalihmediakan,
kapan alih media dilaksanakan retensi bagaimana teknis alih media. 3.
Legalisasi, menyangkut permasalahan siapa yang berwenang melegalisir, bagaimana cara dan bentuk legalisasi, bagaimana keabsahan hasil alih media.
Legalisasi adalah tindakan pengesahan isi dokumen perusahaan yang dialihkan atau ditransformasikan ke dalam mikrofilm atau media lain yang
menerangkan atau menyatakan bahwa isi dokumen perusahaan yang terkandung di dalamnya sesuai dengan naskah aslinya.
Meskipun dalam Undang-undang ini dinyatakan bahwa dokumen perusahaan yang telah dialihmediakan merupakan alat bukti yang sah, bagi dunia
peradilan masih belum banyak diterapkan. Pada umumnya peradilan masih mengakui arsip dalam bentuk tulisankertas sebagai alat bukti yang sah.
b. Pemusnahan dan Penyerahan Arsip
Pemusnahan arsip memiliki dampak hukum yang luas, karena merupakan penghilangan arsip fisik dan informasi sebagai bukti suatu kegiatan yang
dilakukan dengan kesengajaan.Namun apabila pemusnahan arsip dilakukan sesuai ketentuan hukum yang berlaku tidak akan membawa konsekuensi negatif kecuali
di luar perkiraan manusia. Dalam pemusnahan dokumen perusahaan kewenangan perusahaan di
pundak pimpinan perusahaan, tanggungjawab pemusnahanpun berada di pimpinan perusahaan. Hal tersebut juga berpengaruh pada pembuatan pedoman pemusnahan
jadwal retensi yaitu tidak perlu lagi pengesahan dari Arsip Nasional tetapi cukup disahkan oleh pimpinan perusahaan. Hal yang perlu mendapat catatan dalam
Universitas Sumatera Utara
31
ketentan pemusnahan dokumen perusahaan yang dinilai oleh pemerintah memiliki kepentingan nasional. Perlu dikemukakan masalah ini karena setiap pemusnahan
dokumen perusahaan tidak ada kontrol dari pemerintah melalui persetujuan jadwal retensi perusahaan maupun persetujuan pemusnahan dokumen perusahaan
sebagaimana yang berlaku bagi arsip pemerintah tetapi semata-mata dilimpahkan pada kewenangan pimpinan perusahaan.
2.2.1.4 Arsip Perusahaan
Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan tujuan memperoleh keuntungan atau laba yang berbentuk badan hukum yang
didirikan danatau berkedudukan dalam wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia. Menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 5 ayat 6
disebutkan bahwa “yang dimaksud dengan “perusahaan” adalah termasuk BUMN
dan BUMD serta perusahaan swasta yang memiliki arsip bernilai guna pertanggungjawaban nasional”. Arsip yang di hasilkan perusahaan atau
dokumentasi perusahaan adalah data, catatan, dan keterangan yang dibuat dan diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di
atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dilihat, dibaca, atau didengar.
Demikian contoh arsip perusahaan yang perlu dikelola dengan baik untuk memudahkan dalam temu kembali ketika dibutuhkan demi membantu kegiatan
organisasi kedepannya, apakah itu sebagai bahan pertimbangan maupun pedoman dalam mengambil keputusan, masih banyak contoh-contoh arsip perusahaan yang
perlu dikelola dengan baik, dari pernyataan diatas mewakili betapa perlunya
Universitas Sumatera Utara
32
pengelola arsip dengan baik agar komunikasi maupun kegiatan organisasi berjalan secara efektif dan efisien.
2.2.2 Kriteria Aplikasi yang Dibutuhkan dalam Mengelola DokumenArsip
Menurut Kurniasih 2007 kriteria aplikasi yang dibutuhkan adalah: a.
Platform Untuk meningkatkan kinerja perusahaan yang efektif dan efisien maka
diperlukan dukungan dari sistem aplikasi yang sanggup menstruktur data dan mengelola dokumen secara elektronik. Perencanaan strategi harus
dilakukan sehingga sistem yang dipilih mampu mengintegrasikannya dalam satu platform yang dapat mempermudah kegiatan dan interaksi
antara lembaga dengan klien, partner dan relasi kerja lainnya. Platform aplikasisoftware yang dipilih harus memperhatikan scalability, business
continuity, security, dan globalization, capabilities. b.
Scalability Aplikasi dokumen dibuat dengan ukuran yang dapat disesuaikan dengan
kemampuan penyimpanan dan pelayanan yang diberikan. Klien dapat meningkatkan kapasitas skalabilitas, keseimbangan load, pengklausteran,
dan kapabilitas lain sesuai dengan aplikasi infrastruktur dari server yang digunakan.
c. Business Continuity
Kapasitas penyimpanan repository aplikasi memungkinkan klien untuk mengkonsolidasi seluruh aplikasi dokumen yang umumnya dihasilkan
oleh infrastruktur lembaga yang bersangkutan sehingga menjamin kontinuitas dan keberlangsungan aktivitas lembaga mereka.
d. Security
Untuk menjamin keamanan dan kerahasiaan data yang dihasilkan oleh suatu perusahaan, aplikasi harus dapat mendesain tingkat pengamanan
sesuai keinginan konsumen. Sehingga masalah-masalah seperti: pengaksesan, keabsahan, keaslian dan keamanan data serta dokumen
perusahaan dapat dipertanggungjawabkan.
Universitas Sumatera Utara
33
e. Globalization
Dokumen perusahaan yang telah terintegrasi dalam aplikasi menggunakan platform yang dipilih merupakan data yang dapat disebarluaskan secara
global. Sehingga akan menguntungkan pertumbuhan perusahaan untuk memperoleh penghargaan internasional. Seperti publikasi yang dapat
dilakukan dalam multi bahasa. f.
Ease of Use Mudah dalam penggunaan aplikasi, sehingga dapat diterapkan dengan
cepat oleh berbagai tingkatan perkembangan lembaga sejenis. g.
Standards Menggunakan berbagai alat teknologi informasi yang banyak digunakan
oleh lembaga sejenis, sehingga menjamin keseragaman pengelolaan data lembaga.
Hal ini tentu tidak dapat dilakukan oleh aplikasi-aplikasi yang sederhana atau aplikasi yang terpisah-pisah antara suatu kebutuhan departemen dengan
departemen yang lainnya. Aplikasi yang baik setidaknya memiliki fitur yang dapat memberikan solusi bagi peningkatan kinerja lembaga dengan meningkatkan
dan memelihara nilai dari sumber informasi suatu organisasi, sehingga mengoptimalkan dan memperlancar fungsi lainnya.
2.2.3 Fitur dalam Sistem Informasi Kearsipan
Kurniasih 2007 menyebutkaan bahwa fitur-fitur dalam platform yang dipilih harus dapat mendukung Sistem Informasi Kearsipan secara utuh, antara
lain: a.
Document Capture EDMS harus mendukung perpindahan isi dokumen digital dan konversi
dokumen tercetak ke dalam dokumen image. b.
Document Management Sistem harus mampu mengelola berbagai dokumen digital, termasuk
beragam format image, teks dan dokumen campuran, file elektronik dan format digital audiovideo. Pemakai harus dapat mengindeks dan
mengatagorikan dokumen dan tempat penyimpanan dokumen harus dirujuk. Selain itu sistem juga harus dapat melacak akses dokumen dan
aktivitas temu kembali dokumen.
Universitas Sumatera Utara
34
c. Document Storage
Sistem harus dapat mendukung pengarsipan dokumen ke dalam beragam media storage: on-line, near-on-line dan off line, termasuk format digital
seperti optical disk, CD-ROM, tape dan magnetic disk sebagaimana dalam format analog, seperti microfich dan kertas. Sistem harus menjamin
penggunaan media untuk dokumen storage, mendukung lokasi dokumen storage baik secara tersendiri maupun bersama-sama, pemindahan
dokumen diantara media storage sebagaimana yang dibutuhkan dalam retensi daur hidup dokumen dan menampilkan permintaan temu kembali
dari sistem pemakai.
d. Document Access
Sistem harus menampilkan kesatuan paradigma penelusuran dan temu kembali, dimana dokumen dapat diakses, ditemukan kembali dan dilihat
secara konsisten dengan menggunakan model tanpa memperhatikan isi data dan lokasi penyimpanan.
e. Document Retrieval
Sistem harus dapat memberikan dokumen tertentu pada desktop dan mencakup fungsi untuk manipulasi dokumen secara personal, seperti
anotasi, penggandaan dan pencetakan.
f. Document Exchange
Sistem harus menyediakan akses bagi aplikasi lainnya, agar dokumen dapat diekstrak, diisi dengan format file standar dan dijalankan untuk
mendukung tujuan perusahaan.
g. Document Output
Sistem harus mendukung kecepatan yang tinggi pada sejumlah dokumen tercetak, publikasi koleksi dokumen ke dalam format CD dan mengekspor
dokumen untuk digunakan oleh aplikasi lainnya.
2.2.4 Aplikasi Pengelolaan Dokumen
Kurniasih 2007 menyebutkan bahwa aplikasi yang diperlukan dalam mengelola dokumen elektronik dapat dikelompokan ke dalam lima kategori, yaitu:
a. Creation and Revision Control
Keberadaan word processing document, spreadsheets, presentation dan dokumen elektronik lainnya diolah sebagai entiti file dalam sistem operasi
komputer. Ketika ia memiliki kemampuan untuk menyimpan dan memindahkan folder ke dalam jaringan server bekerja atau sebelum
Universitas Sumatera Utara
35
direktori backup di definisikan, tidak ada kontrol yang bekerja. Pemakai dapat dengan mudah mengedit dokumen yang salah, menghapus dokumen
secara sembarang, menciptakan versi baru dari dokumen yang telah ada, menduplikat pekejaan yang sedang berjalan dan mengakses dokumen
dengan mudah. Kehilangan kontrol menjadi tantangan serius bagi produktivitas organisasi, keamanan dan kompetitif lembaga. Dengan
kontrol pada penciptaan, revisi dan disposisi dokumen, aplikasi dokumen manajemen terhindar dari kesalahan bersama yang berhubungan dengan
filing yang salah, duplikasi pekerjaan dan pelanggaran keamanan yang menjadikan perusahaan terhindar dari kehilangan produktivitasnya.
b. Foldering
Pengelolaan dokumen yang dinamis diperlukan dalam aktivitas yang lebih spesifik, seperti untuk customer service, contract management atau
dukungan legal. Fitur folder memungkinkan dokumen dikelompokkan ke dalam sebuah folder. Aplikasi manajemen dokumen mengontrol distribusi
dan accessibility pada folder. c.
Transaction Processing Dokumen yang berfokus pada transaksi biasanya memiliki masa hidup
dokumen yang pendek dan intensif. Dokumen disimpan, diproses dan dibuang, diarsipkan atau diteruskan ke departemen lainnya. Biasanya
volume dokumen tinggi dan memiliki kemampuan untuk meningkatkan kecepatan transaksi. Dalam hal ini, fungsi utama dari aplikasi manajemen
dokumen adalah optimalisasi kecepatan dan efisiensi. d.
Dokumen Enabling Ketika aplikasi manajemen dokumen berfokus pada kontrol dokumen
vital, kemudahan akses pada dokumen yang berhubungan ditingkatkan. Skenario document-anabling, menampilkan aplikasi proses data dengan
user interface pada dokumen. Dokumen disimpan dalam repository yang dihubungkan dengan saluran aplikasi bisnis.
Universitas Sumatera Utara
36
e. Storage and Retrieval
Banyak dokumen diciptakan atau diterima perlu untuk disimpan. Aplikasi manajemen dokumen mencakup kemampuan untuk menyimpan dokumen.
Manajemen repository dokumen, indeks database dan kewenangan akses individu pengguna ditampilkan dalam platfom manajemen dokumen.
2.3 Standar Elemen Data Sistem Informasi Kearsipan oleh ANRI
Dalam membuat sebuah sistem informasi kearsipan yang bertujuan untuk membantu mempermudah dalam suatu pekerjaan seorang arsiparis, tentu
harus ada standar yang digunakan. Berikut ini adalah standar elemen data sebuah sistem informasi kearsipan yang dikeluarkan oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia 2014 dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 21 Tahun 2011 tentang standar Elemen Data Arsip Dinamis dan Statis Untuk
Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional yaitu: 1.
Elemen data yang bersifat keharusan meliputi nomor arsip, kode klasifikasi, pencipta arsip, uraian informasi, kurun waktu, jumlah,
keteranan , nama pengelola, jenis naskah, tingkat perkembangan, judul, klasifikai akses, klasifikasi keamanaan, kategori arsip, media
arsip, bahasa dan tulisan, fungsi, nma berkas, judul berkas, status, status berkas dan tanggal berkas.
2. Elemen data yang bersifat untuk opsional untuk kebutuhan aplikasi
yang digunakan meliputi nama aplikasi, retensi aktif, dan retensi inaktif.
3. Elemen data yang bersifat opsional untuk pengembangan aplikasi
pengelolaan arsip dinamis atau statis meliputi nama petugas registrasi, tingkat urgensi, penerimapengirim, jabatan unit pengolahan, dan nama
pimpinan unit pengolaha.
4. Elemen data untuk pengelolaan arsip statis meliputi riwayat
administrative, riwayat kearsipannya, sumber akuisisi atau penyerahan langsung, informasi jadwal retensi, penambahan, sistem penataan,
ketentuan akses, ketentuan reproduksi, karakteristik fisik, sarana temu balik, keberadaan lokasi arsip asli, keberadaan lokasi arsip salinan,
arsip terkait, publikasi, catatan arsiparis, peraturan-peraturan dan waktu deskripsi.
Universitas Sumatera Utara
37
5. Elemen data untuk membangun basis data pencipta arsip meliputi tipe
pencipta, nama resmi pencipta, nama resmi lain pencipta, format nama baku, nama lain, kode organisasi pencipta, tanggal keberadaan
pencipta, riwayat pencipta, wilayah yuridiksi, status hukum, fungsi, mandat sumber wewenang, stuktur internal, konteks umum, kode
unik pencipta, kategori keterkaitan, deskripsi keterkaitan, tanggal keterkaitan, kode unik deskripsi nama pencipta arsip, nama institusi
penerbit daftar nama pencipta arsip, peraturan atau konvensi, status, tingkatkerincian, tanggal pembuatan, revisi, penghapusan, bahasa dan
tulisan, sumber, penjelasan mengenai pemeliharaan.
6. Elemen data deskripsi fungsi meliputi tipe fungsi, peristilahan resmi
funsi, klasifikasi, tanggal fungsi, deskripsi fungsi, riwayat fungsi, dasar fungsi.
7. Elemen data deskripsi lembaga kearsipan kode unik lembaga kearsipan, nama lembaga kearsipan, nama lain resmimya, alamat,
nomor telpon, faks, email, petugas yang dapat dihubungin, informasi mengenai khasanah, sarana temu balik, waktu layanan, ketentuan
berkaitan dengan akses dan penggunaan arsip, aksesibilitas, layanan reproduksi, dan area public.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 21 Tahun 2011 tentang standar Elemen Data Arsip Dinamis dan Statis Untuk Penyelenggaraan
Sistem Informasi Kearsipan Nasional ini juga disebutkan bahwa beberapa referensi yang menjadi rujukan penyusunan standar ini selain UU No 43 Tahun
2009 tentang kearsipan adalah standar yang dikeluarkan oleh The International Council on Archieves ICA, meliputi :
1. ISAD G General International Standart Archieval Description,
Second Edition, 19999. 2.
ISAAR CPF International Standart Archival Authority Record For Corporate Bodies, Person, and Families, Second Edision,2003
3. ISDF International Standart for Describing Fungnctions, First
Edision, 2007 4.
ISDIAH International Standart for Describing Institutions with Archival Holdings, First Edition, 2008.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 21 Tahun 2011 tentang standar Elemen Data Arsip Dinamis dan Statis Untuk Penyelenggaraan Sistem
Universitas Sumatera Utara
38
Informasi Kearsipan Nasional juga disebutkan bahwa dengan adanya standar elemen data arsip ini diharapkan:
1. Terjaminya pendeskripsian arsip yang konsisten, sesuai dan jelas.
2. Memudahkan temu balik dan pertukaran informasi tentang arsip.
3. Memungkin penggunaan data bersama.
4. Memungkinkan integrasi deskripsi dari berbagai lokasi ke dalam satu
sistem informasi yang terpadu.
2.4 Pengertian Visual Basic
