32
pengelola arsip dengan baik agar komunikasi maupun kegiatan organisasi berjalan secara efektif dan efisien.
2.2.2 Kriteria Aplikasi yang Dibutuhkan dalam Mengelola DokumenArsip
Menurut Kurniasih 2007 kriteria aplikasi yang dibutuhkan adalah: a.
Platform Untuk meningkatkan kinerja perusahaan yang efektif dan efisien maka
diperlukan dukungan dari sistem aplikasi yang sanggup menstruktur data dan mengelola dokumen secara elektronik. Perencanaan strategi harus
dilakukan sehingga sistem yang dipilih mampu mengintegrasikannya dalam satu platform yang dapat mempermudah kegiatan dan interaksi
antara lembaga dengan klien, partner dan relasi kerja lainnya. Platform aplikasisoftware yang dipilih harus memperhatikan scalability, business
continuity, security, dan globalization, capabilities. b.
Scalability Aplikasi dokumen dibuat dengan ukuran yang dapat disesuaikan dengan
kemampuan penyimpanan dan pelayanan yang diberikan. Klien dapat meningkatkan kapasitas skalabilitas, keseimbangan load, pengklausteran,
dan kapabilitas lain sesuai dengan aplikasi infrastruktur dari server yang digunakan.
c. Business Continuity
Kapasitas penyimpanan repository aplikasi memungkinkan klien untuk mengkonsolidasi seluruh aplikasi dokumen yang umumnya dihasilkan
oleh infrastruktur lembaga yang bersangkutan sehingga menjamin kontinuitas dan keberlangsungan aktivitas lembaga mereka.
d. Security
Untuk menjamin keamanan dan kerahasiaan data yang dihasilkan oleh suatu perusahaan, aplikasi harus dapat mendesain tingkat pengamanan
sesuai keinginan konsumen. Sehingga masalah-masalah seperti: pengaksesan, keabsahan, keaslian dan keamanan data serta dokumen
perusahaan dapat dipertanggungjawabkan.
Universitas Sumatera Utara
33
e. Globalization
Dokumen perusahaan yang telah terintegrasi dalam aplikasi menggunakan platform yang dipilih merupakan data yang dapat disebarluaskan secara
global. Sehingga akan menguntungkan pertumbuhan perusahaan untuk memperoleh penghargaan internasional. Seperti publikasi yang dapat
dilakukan dalam multi bahasa. f.
Ease of Use Mudah dalam penggunaan aplikasi, sehingga dapat diterapkan dengan
cepat oleh berbagai tingkatan perkembangan lembaga sejenis. g.
Standards Menggunakan berbagai alat teknologi informasi yang banyak digunakan
oleh lembaga sejenis, sehingga menjamin keseragaman pengelolaan data lembaga.
Hal ini tentu tidak dapat dilakukan oleh aplikasi-aplikasi yang sederhana atau aplikasi yang terpisah-pisah antara suatu kebutuhan departemen dengan
departemen yang lainnya. Aplikasi yang baik setidaknya memiliki fitur yang dapat memberikan solusi bagi peningkatan kinerja lembaga dengan meningkatkan
dan memelihara nilai dari sumber informasi suatu organisasi, sehingga mengoptimalkan dan memperlancar fungsi lainnya.
2.2.3 Fitur dalam Sistem Informasi Kearsipan
