54
Berdasarkan penjelasan beberapa informan di atas mengenai prosedur pengelolaan arsip dapat disimpulkan bahwa dalam pengelolaan arsip, suatu
perusahaan harus memiliki suatu prosedur sehingga memudahkan staf kearsipan dalam pengelolaan dan menghindari adanya kesalahan dalam penyimpanan arsip.
Dengan adanya prosedur tersebut maka arsip-arsip yang ada pada suatu perusahaan akan dapat terkelola dengan baik dan memudahkan perusahaan dalam
penemuan kembali arsip-arsip yang masih dibutuhkan.
d. Sistem informasi kearsipan yang sedang berjalan
Sistem informasi kearsipan yang sedang berjalan dalam pengelolaan arsip pertanahan pada PT. Qton Indonesia masih menggunakan sistem yang manual
dengan hanya memasukkan data ke microsoft excel. Hal ini sesuai denga pernyataan I
1,
berikut : I
1
: “Iya benar sekali. Disini pengelolaan arsipnya belum terautomasi dan
penginfutan datanya ke Microsoft excel.”
Arsip keuangan pada PT. Qton Indonesia tergolong jumlah yang cukup besar. Namun pengelolaan arsipnya belum berjalan secara maksimal terutama pada
sistem arsipnya, sistem arsip masih secara manual dan masih tergolong sederhana untuk mengelola arsip yang berjumlah cukup besar. Namun belum adanya
kebijakan dari pihak perusahaan dalam penerapannya. Hal ini sesuai dengan pernyataan I
1,
I
2
, I
3
dan I
4
berikut : I
1
: “Pihak perusahaan belum ada memberikan kebijakan ataupun usulan
untuk membeli aplikasi untuk mengolah arsip secara automasi. Sehingga kami hanya menggunakan dan menjalankan sistem manual
yang ada saja sekarang. Memang banyak terdapat kekurangan dengan sistem manual yang sekarang ini salah satunya membutuhkan waktu
yang lama dalam pencarian atau menemukan kembali.”
Universitas Sumatera Utara
55
I
2
: “Kalau itu kakak kurang tahu. Tergantung manajernya masing-masing
di setiap bidang. Arsip yang dari bidang lainnya biasanya masih ditumpuk dan dijadikan satu diletakkan di gudang dan belum dikelola
sama sekali”.
I
3
: “Wah kalalu itu Abang nggak tau, tergantung kebijakan manajer dan
perusahaan. Lagian itu kan memerlukan dana yang cukup besar.”
I
4
: “Wah kalalu itu kakak nggak tau, tapi berharap beser akan segera
memakai sistem yang terotomasi dan tergantung kebijakan manajer dan perusahaan
” Berdasarkan beberapa penjelasan informan di atas bahwa pada PT.Qton Indonesia
masih menggunakan sistem yang manual sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam pencarian atau menemukan kembali informasi arsip. Dikarenakan
belum adanya kebijakan dari perusahaan itu sendiri. Padahal sudah jelas sistem tersebut kurang efektif dalam pengelolaan arsip pertanahan di perusahaan
tersebut.
Universitas Sumatera Utara
56
e. Kendala atau hambatan yang terdapat pada sistem yang ada sekarang
