51
Berdasarkan beberapa penjelasan informan di atas, dapat disimpulkan bahwa arsip yang masuk diklasifikasikan berdasarkan dari Wilayah tanah yang
akan dibeli demi kelancaran pengorganisasian arsip. Hal ini agar memudahkan temu kembali arsip yang akan diperlukan.
c. Prosedur Pengelolaan Arsip
Prosedur pengelolaan arsip merupakan langkah-langkah yang harus ditempuh dalam pengelolaan arsip. Prosedur pengelolaan ini tidak terlepas dari
tugas pokok yang dilakukan karyawan kearsipan dalam pengelolaan arsip. Adapun tugas pokok tersebut adalah sebagai mana yang disampaikan oleh
informan pertama I
4
berikut ini : I
4 :
“Disini ada 4 orang karyawan yang bekerja di Devisi Legal Kenotariatan. Pertama arsip yang masuk kemudian langsung diolah
berdasarkan wilayah tanah yang ingin dibeli dari nama pemilik tanah, peta bidang, jenis surat, luas dari tanah, bukti pelepasan hak, nama
notaris, dan wilayah kemudian arsip diolah dan input data, disinilah arsip di infut kedalam
Microsoft excel………….” Pada Devisi Legal Kenotariatan terdapat 4 orang karyawan yang bekerja,
masing-masing memiliki tugas pokok dalam prosedur pengelolaan arsipnya. Hal ini sesuai dengan pernyataan beberapa karyawan lainnya yang bekerja disana.
Adapun tugas pokok tersebut sebagai mana yang disampaikan oleh informan pertama I
1
dan keempat I
4
berikut ini : I
1
: “Dimulai dari arsip yang masuk kemudian dipilah-pilah. Yang yang
ingin di beli tanahnya dan nego maslah harga atas tanah tersebut. Arsip
dikelompokkan berdasarkan
wilayah ,arsip
kemudian diserahkan kepada karyawan lain untuk membuat internal memo
Universitas Sumatera Utara
52
keuangan. Untuk masalah rekap seluruh data atas tanah langsung saja tanyak sama pegawai bagian pendataan atau bagian infut data.
” I
4
: “Kami menangani arsip yang sudah dipilah yang mana yang ingin
dibeli tanahnya atau dikelompokkan berdasar wilayah dan kemudian melakukan rekap data secara rinci yang terdiri dari nama pemilik
tanah, peta bidang, jenis surat, luas dari tanah, bukti pelepasan hak, nama notaris, dan wilayah
” Pada Devisi Legal Kenotariatan di PT. Qton Indonesia prosedur
pengelolaan arsip telah mereka tentukan sendiri bukan berdasarkan standar operasional prosedur dok.arsip dari perusahaan, dikarenakan belum adanya
standar operasional prosedur yang dikeluarkan pihak perusahaan itu sendiri. Hal ini sesuai dengan pernyataan I
1
berikut : I
1
: “Kami tidak memiliki standar operasional prosedur dalam
pengelolaannya, kami hanya membuat sendiri deskripsi pembagian kerjanya.”
Berdasarkan pernyataan di atas prosedur pengelolaan arsip berdasarkan pada pembagian deskripsi kerja yang telah dibuat sendiri. Masing-masing karyawan
pelaksana memiliki tugas dan kewajiban mereka dalam mengelola arsip. Tentunya dalam pengelolaan arsip terdapat proses peminjaman arsip. Hal ini sesuai dengan
pernyataan I
1
dan I
3,
berikut : I
1
: “Arsip hanya boleh dipinjam oleh karyawan PT. Qton Indonesia saja,
masyarakat umum lainnya tidak diperbolehkan. Bagi pengguna yang meminjam arsip harus mengisi buku ekspedisi sebagai bukti arsip
sedang dipinjam.”
I
3
: “Kalau proses peminjamannya hanya dapat dilakukan oleh karyawan
diperusahaan disini saja, dan mereka harus mengisi dibuku ekspedisi sebagai bukti arsip sedang dipinjam. Tidak ada batas waktu
peminjaman.”
Universitas Sumatera Utara
53
Dalam proses peminjaman, tentu sebelumnya dilakukan pencarian dokumen atau arsip seperti menlusur ke rak dan sistematika penyusunan arsip di
rak. Hal tersebut tentu harus dikelola dengan baik agar memudahkan penemuan kembali informasi yang dibutuhkan. Hal ini sesuai dengan pernyataan I
1,
berikut : I
1
: “Cukup search aja di Microsoft excel dengan menekan tombol ctrl+f
dan ketikkan wilayah atau nama pemilik tanah. Maka akan muncul ars
ip yang akan dicari.”
I
1
: “Penyusunan arsip ke rak berdasarkan wilayah, maka langsung
menulusur saja ke rak karena di rak sudah disusun secara beruturut. Meskipun terkadang memakan waktu yang cukup lama dan agak
rumit”
Universitas Sumatera Utara
54
Berdasarkan penjelasan beberapa informan di atas mengenai prosedur pengelolaan arsip dapat disimpulkan bahwa dalam pengelolaan arsip, suatu
perusahaan harus memiliki suatu prosedur sehingga memudahkan staf kearsipan dalam pengelolaan dan menghindari adanya kesalahan dalam penyimpanan arsip.
Dengan adanya prosedur tersebut maka arsip-arsip yang ada pada suatu perusahaan akan dapat terkelola dengan baik dan memudahkan perusahaan dalam
penemuan kembali arsip-arsip yang masih dibutuhkan.
d. Sistem informasi kearsipan yang sedang berjalan
