46
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Karakteristik Informan
Informan dalam penelitian ini adalah para petugas kearsipan yang bekerja pada Devisi Legel Kenotariatan di PT. Qton Indonesia. Peneliti melakukan
wawancara dengan 4 orang informan, dimana wawancara dilakukan melalui pendekatan dan perkenalan terlebih dahulu dengan para informan. Setelah melalui
perkenalan barulah kemudian diminta waktunya untuk bersedia diwawancarai. Adapun karakteristik dari para informan tersebut adalah sebagai berikut :
Tabel 4.1 Karakteristik Informan Kode
Sumber Pendidikan
Jabatan I
1
Informan 1 S2 Hukum
Kabag I
2
Informan 2 S2 Hukum
Staf Legal I
3
Informan 3 S1 Bahasa
Inggris Staf Legal
I
4
Informan 4
DIII-ILMU PERPUSTAKAAN
Arsiparis
Wawancara berlangsung secara informal. Wawancara dilakukan berdasarkan pada pedoman wawancara dan wawancara mendalam Depth
Interview. Pelaksanaan wawancara dilakukan secara substantif dimana wawancara dilakukan tidak harus pada suatu tempat tertentu. Wawancara pun
dilakukan pada jam yang telah ditetapkan pada saat membuat janji untuk wawancara. Suasana wawancara berlangsung alamiah, apa adanya, dan tidak
diatur sedemikian rupa untuk tujuan tertentu, begitu juga dengan bahasa yang
Universitas Sumatera Utara
47
digunakan adalah bahasa informal. Isi wawancara berkembang sesuai dengan jawaban yang diberikan informan.
4.2 Mengidentifikasi Masalah
Peneliti melakukan identifikasi masalah sistem informasi arsip yang sedang berjalan di PT. Qton Indonesia. Tahap ini dilakukan dengan cara
mengidentifikasi informan dan wawancara. Informan dalam penelitian ini adalah karyawan yang bekerja di Devisi Legal Kenotariatan kearsipan pada PT. Qton
Indonesia.
4.2.1 Kategori
Berdasarkan hasil wawancara, peneliti menyusun sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan dan pedoman. Dengan pedoman ini, peneliti membaca
kembali transkrip wawancara lalu memilih data yang relevan dengan judul penelitian sehingga menghasilkan beberapa kategori. Adapun kategori tersebut
adalah:
4.2.1.1 Sistem Informasi Kearsipan
Kategori pertama yang diperoleh dari haril wawancara dengan ketiga informan adalah sistem informasi kearsipan. Arsip itu sendiri memiliki makna
sebagai sebuah berkas atau warkat yang disimpan secara sistematis karena memiliki suatu kegunaan atau nilai agar suatu saat dibutuhkan dapat ditemukan
kembali dengan mudah. Arsip memiliki peranan sebagai sumber informasi dan dokumentasi, dimana arsip dapat membantu suatu perusahaan dalam pengambilan
keputusan terhadap masalah yang dihadapi. Bagi PT. Qton Indonesia sendiri arsip merupakan naskah yang dibuat atau diterima oleh perusahaan dalam bentuk
Universitas Sumatera Utara
48
apapun, baik tunggal maupun kelompok demi kebutuhan administrasi perusahaan. Untuk pengelolaan arsip-arsip tersebut tentunya dibutuhkan suatu sistem yang
memudahkan perusahaan untuk menemukan kembali berkas-berkas yang dibutuhkan tepat pada waktunya dan sistem yang dimaksud adalah sistem
informasi kearsipan. Berdasarkan pengertian arsip itu sendiri dan hasil wawancara yang
telah dilakukan sistem informasi kearsipan sangat berhubungan erat dengan sumber arsip berasal, pengorganisasian kearsipan, prosedur pengelolaan
kearsipan, alur kerja kearsipan dan sistem informasi arsip yang sedang berjalan.
a. Sumber Arsip
Sumber arsip merupakan asal arsip itu bermula, dari dalam perusahaan. Pada PT. Qton Indonesia arsip itu sendiri berasal dari bagian pertahanan yang ada
di perusahaan. Bentuk arsip yang diserahkan adalah dalam format tercetak. Hal ini sesuai dengan pernyataan I
1
sebagai berikut : I
1 :
“Arsip yang masuk disini adalah Data tanah yang ingin di beli, surat tanda terima dari kantor BPN Badan pertanahan Nasional,
perjanjian jual beli dan PHGR dari Notaris. Karena disini khusus mengelola arsip keuangan saja.”
Berdasarkan pernyataan informan pertama I
1
di atas, terlihat bahwa arsip-arsip yang dikelola oleh Devisi Legal Kenotariatan pada PT. Qton Indonesia
adalah arsip yang berasal dari bidang pertanahan saja. Seharusnya bagian kearsipan dapat mengelola setiap bentuk arsip yang ada, akan tetapi keterbatasan
tenaga dan dana juga akan kesadaran arsip atas kebijakan manajer dan perusahan itu sendiri untuk mengelola arsip keseluruhan dari setiap bidang.
Universitas Sumatera Utara
49
Bagian-bagian bidang lainnya belum mengelola sama sekali arsip mereka sehingga menyulitkan pengguna dalam mencari arsip yang dibutuhkan untuk
dipinjam sesuai kebutuhan perusahaan itu sendiri. Karena sebuah perusahan yang baik maka pengelolaan dokumennya pun harus baik pula. Hal ini sesuai dengan
pernyataan I
2
berikut : I
2 :
“………..Tergantung manajernya masing-masing di setiap bidang. Arsip yang dari bidang lainnya biasanya masih ditumpuk dan dijadikan satu
diletakkan di gudang dan belum dikelola sama sekali” Berdasarkan pernyataan I
2
di atas dapat dijelaskan bahwa belum semua bidang melakukan pengelolaan arsip, karena itu bergantung pada kebijakan
masing-masing manajer disetiap bidang. Selain dari kebijakan masing-masing manajer disetiap bidang terdapat juga hambatan pada SDM yang mengelolanya,
belum ada kesadaran dari perusahaan, hal ini sesuai dengan pernyataan I
2
berikut: I
2
: “Bagian keuangan, HRD, Perpajakan, pembelian, dll, karena
karyawannya masih banyak yang kurang memperhatikan arsip dan kesadaran akan pentingnya arsip”
Dari pernyataan I
2
di atas, dapat disimpulkan bahwa pihak PT. Qton Indonesia masih kurang dalam memperhatikan arsip dan kurangnya akan
kesadaran pentingnya arsip untuk jalannya sebuah perusahaan. Berdasarkan beberapa pernyataan informan di atas dapat di jawab bahwa
arsip di Devisi Legal Kenotariatan di PT. Qton Indonesia berasal dari bagian Pertanahan, karena di Devisi Legal Kenotariatan arsip khusus mengelola arsip
pertanahan saja hal ini dikarenakan kebijakan masing-masing manajer pada setiap bagian yang belum menerapkan sistem pengelolaan arsip yang baik.
Universitas Sumatera Utara
50
b. Pengorganisasian Arsip
Kategori