Latar Belakang Masalah PENDAHULUAN

1

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Perkembangan zaman era globalisasi sekarang ini sistem informasi dengan menggunakan teknologi komputer yang sangat canggih dan modern akan memudahkan kita untuk melakukan pengolahan data yang menghemat waktu, ruang dan biaya. Dan hasil suatu informasi yang diperoleh akan sangat memuaskan, berguna dan bermanfaat dari suatu lembaga atau instansi yang menggunakannya. Pengolahan data dan informasi secara cepat, tapat dan efisien adalah hal penting yang dibutuhkan bagi lembaga atau instansi, yaitu salah satunya adalah instansi. Seiring dengan perkembangan teknologi begitu pesat, kebutuhan akan informasi sangat dibutuhkan terlebih lagi informasi yang dihasilkan mengandung nilai yang benar, akurat, cepat dan tepat, sehingga siapapun dan apapun yang menggunakan informasi tersebut dapat menangani berbagai masalah yang terjadi dengan cepat. Di dalam instansi salah satu kegiatan sistem informasi yang dapat dimudahkan yaitu data pengarsipannya. Dengan sistem informasi teknologi tersebut, maka dibutuhkan analisis kebutuhan dan perancangan suatu sistem untuk mengolah data-data arsip tersebut sehingga menjadi suatu informasi yang lengkap dan terperinci. Arsip merupakan salah satu bentuk sumber informasi yang sangat penting yang dihasilkan dari kegiatan –kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi. Universitas Sumatera Utara 2 Menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan pasal 1” arsip rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi polotik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dengan terciptanya arsip yang semakin bertambah banyak di setiap kegiatan yang ada pada suatu organisasi, sehingga di perlukan analisis kebutuahan dan rancangan sistem informasi arsip sebagai dasar pembuatan sistem informasi di setiap organisasi. Dari pengamatan awal kantor PT. Qton Indonesia bergerak di bidang pertambangan batu material. Lokasi tambang tersebut terletak dijalan Desa Kwala Musam- kampong tengah, Kec. Batang Serangan Kab. Langkat Sumatra Utara. Dan untuk lokasi Stokpile terletak di Desa Air Hitam, Kec. Gebang, Kab. Langkat, Sumatra Utara, dengan memiliki jumlah arsip 244 bidang tanah yang terdiri dari PT. Qton Indonesia memiliki 35 bidang tanah, PT. Kawasan Berikat Langkat KBL memiliki 12 bidang tanah dan PT. HSBC 209 bidang tanah. Jenis arsip yang terdapat di PT. Qton Indonesia adalah arsip dinamis aktif. Cara pengarsipan di perusahaan tersebut masih menggunakan media kertas. Dalam penyimpanan arsip masih manual dengan beberapa kendala yaitu kesulitan dalam pencarian dan temu kembali arsip memerlukan waktu yang cukup lama, bahkan seringkali arsip yang dicari tidak di temukan lagi. Permasalahan ini menyebabkan sulitnya pegawai dalam mencari arsip dan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk pencarian dan temu kembali arsip. Maka analisis kebutuhan data dalam Universitas Sumatera Utara 3 pengembangan sistem informasi adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan sistem. Kebutuhan nonfungsional adalah tipe kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimilikki oleh sistem. Spesifikasi hardware dan software yang dibutuhkan untuk membuat sistem informasi berbasis digital. Berdasarkan latar belakang yang telah di kemukakan di atas, maka penulis tertarik untuk meneliti tentang ” Analisis Perancangan Sistem Informasi Arsip di PT. Qton Indonesia Dengan Menggunakan Visual Basic ”. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan hasil pengamatan awal di PT. Qton Indonesia, maka yang menjadi rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana rancangan sistem informasi arsip yang sesuai dengan kebutuhan PT. Qton Indonesia. 1.3 Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui rancangan sistem informasi arsip yang sesuai dengan kebutuhan PT. Qton Indonesia.

1.4 Manfaat Penelitian