Dalam membangun sebuah institutional repository diperlukan adanya suatu kerangka kerja yang dapat dijadikan pedoman pekerjaan. Gambar diatas
memperlihatkan ada empat komponen dasar dalam mengevaluasi institutional repository yang saling berkaitan yakni: Content dan Management Policy serta
Use User Category dan System Network. Dalam kategori content komponen yang harus disediakan dalam institutional repository adalah diversity
keragaman, currency kemutakhiran, size ukuran dan metadata. Metadata menurut Imafouo 2006: 14 adalah “pusat untuk membangun perpustakaan
digital, karena didalamnya terdapat sistem penyaringan informasi kepada pengguna dan merupakan bentuk dasar dari pencarian frase kata.” Sedangkan
metadata menurut OAI 2004 adalah “merupakan rumusan suatu item dalam format yang spesifik.” Dari kedua pendapat diatas dapat dijelaskan bahwa
metadata adalah data yang mendeskripsikan atribut sebuah sumber daya, mencirikan hubungannya, menunjang penemuannya dan penggunaannya secara
efektif serta berada di lingkungan elektronik. Metadata biasanya terdiri atas himpunan unsur data, masing – masing elemen unsur mendeskripsikan atribut
sumber daya, manajemennya atau penggunannya. Pendeskripsian konten pada gambar diatas dari segi kuantitas konten
adalah sama pentingnya dengan kualitas konten bahkan dalam lingkungan jaringan. Sementara kuantitas konten menarik orang untuk menggunakan sistem
institutional repository, kualitas konten untuk mempertahankan pembaca institutional repository. Hal yang terpenting adalah konten dalam institutional
repository harus mudah diakses dalam jaringan. Dalam kategori manajemen, ditetapkan delapan item termasuk anggaran,
staf, dan metode pengarsipan sebagai item kunci. Dalam kategori sistem ditetapkan tiga item, termasuk interoperabilitas dan faktor integrasi penting dalam
infrastruktur jaringan. Terakhir dalam kategori kegunaan ditetapkan lima item, termasuk tingkat kegunaan dan kepuasan pengguna.
2.6.5 Standarisasi Institutional Repository
Standarisasi institutional repository merupakan pedoman yang harus dijadikan acuan dalam membangun suatu institutional repository oleh seluruh
perguruan tinggi. Sebenarnya standarisasi khusus belum begitu jelas merujuk pada
Universitas Sumatera Utara
satu pedoman tertentu, hanya saja suatu institutional repository yang baik adalah mengacu kepada sistem standarisasi metadata yang dikembangkan oleh OAI-
PMH. Menurut Drake 2004: 3 standarisasi institutional repository adalah:
Interoperability requires that repositories employ standards developed to handle issues associated with open access. These standards include the
Open Archival Information System OAIS Reference Model, Open Archives Metadata Harvesting Protocol OAI-PMH, and the Metadata
Encoding and Transmission Standard METS. Software is a key element in the construction of an institutional repository. Guide to Institutional
software, version 2, published by the Open Access Society is valuable tool for selecting software appropriate to the needs and contecxt of the
institution and its institutional repository. Other organizations involved in standards and institutional repository design and operations include the
Digital Library Federation, Coalition for Networked Information, OCLC, the electronic theses and dissertations program at Virginia Tech, and
Creative Commons. Pendapat di atas dapat dijelaskan bahwa standarisasi institutional
repository yaitu mengacu kepada standar OAIS Open Archival Information System. OAIS adalah sebuah organisasi nirlaba yang memiliki tujuan
menyediakan protokol pertukaran metadata yang terbuka open. Open dimaksudkan bahwa protokol tersebut bisa didapatkan secara bebas oleh setiap
organisasi yang membutuhkannya OAI menyediakan protokol untuk memanen harvest koleksi-koleksi dari beberapa institutional repository digital yang
disebut OAI Protocol for Metadata Harvesting OAI-PMH.
2.6.6 Format Metadata dalam Institutional Repository
Metadata menurut Hasan 2010: 6 adalah: Struktur data yang berisi hal-hal yang menjelaskan tentang sebuah file,
informasi atau data itu sendiri seperti: judul, pengarang, abstrak dan lainnya. Saat ini jenis metadata cukup banyak dan bervariasi. Agar
memiliki kompatibilitas dengan system lain, sebaiknya lebih aman menggunakan metadata standar yang sudah dipakai oleh banyak sistem
institutional repository. Dengan memiliki metadata koleksi yang sama, maka sebuah system institutional repository mudah melakukan proses
interoperability dengan system yang lain.
Universitas Sumatera Utara
Salah satu jenis metadata yang sudah marak digunakan di Indonesia adalah Dublin Core. Metadata ini pada dasarnya memiliki 15 elemen sebagai berikut
Hasan 2010: 7 : 1
Title : Judul utamatambahan dari karya ilmiah
2 Creator
: Pembuat karya ilmiah 3
Contributor : Pihak yang terlibat dalam terciptanya hasil karya ilmiah
4 Subject
: Pokok bahasan sumber informasi pustaka karya ilmiah 5
Identifier : Nomor identifikasi suatu karya ilmiah
6 Description
: Keterangan tentang isi dari karya ilmiah 7
Publisher : Badan yang mempublikasikan karya ilmiah
8 Date
: Tanggal penciptaan karya ilmiah 9
Type : Jenis karya ilmiah
10 Format
: Informasi bentuk fisik karya ilmiah 11
Source : Rujukan ke sumber asal suatu karya ilmiah
12 Language
: Bahasa yang digunakan dalam karya ilmiah 13
Relation : Hubungan sumber informasi karya ilmiah
14 Coverage
: Cakupan batasan sebaran informasi 15
Right : Informasi hak cipta
Dublin Core banyak disukai karena kesederhanannya dan masih fleksibel untuk dikembangkan refinement sesuai kebutuhan.
2.6.7 Local Content