Standarisasi Institutional Repository Format Metadata dalam Institutional Repository

Dalam membangun sebuah institutional repository diperlukan adanya suatu kerangka kerja yang dapat dijadikan pedoman pekerjaan. Gambar diatas memperlihatkan ada empat komponen dasar dalam mengevaluasi institutional repository yang saling berkaitan yakni: Content dan Management Policy serta Use User Category dan System Network. Dalam kategori content komponen yang harus disediakan dalam institutional repository adalah diversity keragaman, currency kemutakhiran, size ukuran dan metadata. Metadata menurut Imafouo 2006: 14 adalah “pusat untuk membangun perpustakaan digital, karena didalamnya terdapat sistem penyaringan informasi kepada pengguna dan merupakan bentuk dasar dari pencarian frase kata.” Sedangkan metadata menurut OAI 2004 adalah “merupakan rumusan suatu item dalam format yang spesifik.” Dari kedua pendapat diatas dapat dijelaskan bahwa metadata adalah data yang mendeskripsikan atribut sebuah sumber daya, mencirikan hubungannya, menunjang penemuannya dan penggunaannya secara efektif serta berada di lingkungan elektronik. Metadata biasanya terdiri atas himpunan unsur data, masing – masing elemen unsur mendeskripsikan atribut sumber daya, manajemennya atau penggunannya. Pendeskripsian konten pada gambar diatas dari segi kuantitas konten adalah sama pentingnya dengan kualitas konten bahkan dalam lingkungan jaringan. Sementara kuantitas konten menarik orang untuk menggunakan sistem institutional repository, kualitas konten untuk mempertahankan pembaca institutional repository. Hal yang terpenting adalah konten dalam institutional repository harus mudah diakses dalam jaringan. Dalam kategori manajemen, ditetapkan delapan item termasuk anggaran, staf, dan metode pengarsipan sebagai item kunci. Dalam kategori sistem ditetapkan tiga item, termasuk interoperabilitas dan faktor integrasi penting dalam infrastruktur jaringan. Terakhir dalam kategori kegunaan ditetapkan lima item, termasuk tingkat kegunaan dan kepuasan pengguna.

2.6.5 Standarisasi Institutional Repository

Standarisasi institutional repository merupakan pedoman yang harus dijadikan acuan dalam membangun suatu institutional repository oleh seluruh perguruan tinggi. Sebenarnya standarisasi khusus belum begitu jelas merujuk pada Universitas Sumatera Utara satu pedoman tertentu, hanya saja suatu institutional repository yang baik adalah mengacu kepada sistem standarisasi metadata yang dikembangkan oleh OAI- PMH. Menurut Drake 2004: 3 standarisasi institutional repository adalah: Interoperability requires that repositories employ standards developed to handle issues associated with open access. These standards include the Open Archival Information System OAIS Reference Model, Open Archives Metadata Harvesting Protocol OAI-PMH, and the Metadata Encoding and Transmission Standard METS. Software is a key element in the construction of an institutional repository. Guide to Institutional software, version 2, published by the Open Access Society is valuable tool for selecting software appropriate to the needs and contecxt of the institution and its institutional repository. Other organizations involved in standards and institutional repository design and operations include the Digital Library Federation, Coalition for Networked Information, OCLC, the electronic theses and dissertations program at Virginia Tech, and Creative Commons. Pendapat di atas dapat dijelaskan bahwa standarisasi institutional repository yaitu mengacu kepada standar OAIS Open Archival Information System. OAIS adalah sebuah organisasi nirlaba yang memiliki tujuan menyediakan protokol pertukaran metadata yang terbuka open. Open dimaksudkan bahwa protokol tersebut bisa didapatkan secara bebas oleh setiap organisasi yang membutuhkannya OAI menyediakan protokol untuk memanen harvest koleksi-koleksi dari beberapa institutional repository digital yang disebut OAI Protocol for Metadata Harvesting OAI-PMH.

2.6.6 Format Metadata dalam Institutional Repository

Metadata menurut Hasan 2010: 6 adalah: Struktur data yang berisi hal-hal yang menjelaskan tentang sebuah file, informasi atau data itu sendiri seperti: judul, pengarang, abstrak dan lainnya. Saat ini jenis metadata cukup banyak dan bervariasi. Agar memiliki kompatibilitas dengan system lain, sebaiknya lebih aman menggunakan metadata standar yang sudah dipakai oleh banyak sistem institutional repository. Dengan memiliki metadata koleksi yang sama, maka sebuah system institutional repository mudah melakukan proses interoperability dengan system yang lain. Universitas Sumatera Utara Salah satu jenis metadata yang sudah marak digunakan di Indonesia adalah Dublin Core. Metadata ini pada dasarnya memiliki 15 elemen sebagai berikut Hasan 2010: 7 : 1 Title : Judul utamatambahan dari karya ilmiah 2 Creator : Pembuat karya ilmiah 3 Contributor : Pihak yang terlibat dalam terciptanya hasil karya ilmiah 4 Subject : Pokok bahasan sumber informasi pustaka karya ilmiah 5 Identifier : Nomor identifikasi suatu karya ilmiah 6 Description : Keterangan tentang isi dari karya ilmiah 7 Publisher : Badan yang mempublikasikan karya ilmiah 8 Date : Tanggal penciptaan karya ilmiah 9 Type : Jenis karya ilmiah 10 Format : Informasi bentuk fisik karya ilmiah 11 Source : Rujukan ke sumber asal suatu karya ilmiah 12 Language : Bahasa yang digunakan dalam karya ilmiah 13 Relation : Hubungan sumber informasi karya ilmiah 14 Coverage : Cakupan batasan sebaran informasi 15 Right : Informasi hak cipta Dublin Core banyak disukai karena kesederhanannya dan masih fleksibel untuk dikembangkan refinement sesuai kebutuhan.

2.6.7 Local Content