Pada grafik terlihat bahwa pemanfaatan koleksi institutional repository Perpustakaan UNIMED ditunjukkan dengan angka tertinggi pada bulan April
2013 yaitu dengan total pengguna sebanyak 64701 pengguna dengan total hits sebanyak 600013 hits. Artinya setiap pengguna dapat melakukan beberapa kali
pengklikan pada semua konten yang terdapat pada koleksi institutional repository Perpustakaan UNIMED. Jumlah ini meningkat dikarenakan periodisasi daripada
jadwal wisuda mahasiswa di seluruh universitas baik lokal maupun diluar dari UNIMED sendiri. Sedangkan jumlah terendah terlihat pada bulan Mei 2012
yaitu total pengunjung sebanyak 602 pengunjung dengan total hits sebanyak 20059 hits. Jumlah ini dikatakan rendah karena institutional repository
Perpustakaan UNIMED baru mulai dibangun, oleh sebab itu pengguna masih banyak yang belum mengetahui keberadaan dari koleksi institutional repository
Perpustakaan UNIMED ini.
4.2 Kebijakan Institutional Repository Perpustakaan UNIMED
Sejarah perkembangan institutional repository Perpustakaan UNIMED yaitu dimulai pada tahun 2004-2009 dengan mengumpulkan data skripsi hanya
hardcopynya saja. Kemudian pada tahun 2009-2011 Perpustakaan UNIMED mengeluarkan ide untuk membangun sebuah perpustakaan digital yang
didalamnya terdapat koleksi-koleksi dalam bentuk digital yang disimpan dalam suatu wadah dan dapat dengan mudah dalam melakukan temu baliknya. Sistem ini
dibangun dengan nama digital repository UNIMED. Sistem ini dikembangkan sendiri dengan mengumpulkan skripsi beserta softcopynya, Tesis fulltext, scan
ulang fulltext dan skripsi yang di scan judul, abstrak, fulltext, yang dipublikasikan hanya judul, abstraknya saja dan bergabung
di http:garuda.kemdiknas.go.id, dengan nama Garba Rujukan Digital Referensi Umum dan Ilmiah IndonesiaIndonesian General and Scientific References.
Tahun 2012-sekarang Perpustakaan UNIMED telah mengembangkan sebuah sistem yang diadopsi dari Perpustakaan ITS Surabaya yaitu dengan nama Digital
Repository UNIMED.
4.2.1 Kebijakan Copyright
Universitas Sumatera Utara
Kebijakan copyright yang ditetapkan oleh Perpustakaan UNIMED yakni menyangkut karya ilmiah yang diunggah, UNIMED dalam hal ini Perpustakaan
UNIMED menyediakan form untuk diisi oleh sivitas akademika, bahwa yang bersangkutan bertanggung jawab penuh terhadap isi tidak melibatkan UNIMED.
Yang bersangkutan memberikan Hak Bebas Royalti Non-Ekslusif Non-Exclusive Royalty-Free Right ke UNIMED. Perpustakaan UNIMED berhak menyimpan,
mengalih bentukkan dan mendistribusikan dan mempublikasikan melalui jaringan internet, tanpa minta ijin terlebih dahulu. Namun UNIMED tetap mencantumkan
nama penulis karya ilmiah.
4.2.2 Staffing
Jumlah staf yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan Institutional repository Perpustakaan UNIMED ini tidak seimbang dengan jumlah
dokumen karya ilmiah yang siap unggah. Perpustakaan UNIMED memiliki staf harian hanya 3-4 orang, sehingga dibutuhkan lebih banyak staf lagi untuk proses
pengembangan sistem ini kedepannya.
4.2.3 Marketing
Untuk dapat memasarkan sistem ini Perpustakaan UNIMED melakukan sosialisasi terlebih dahulu untuk kalangan lokal yakni dimulai dari sivitas
akademika UNIMED sendiri, yaitu dari satu fakultas ke fakultas lainnya. Kegiatan sosialisasi ini bertujuan untuk memperkenalkan fasilitas digital repository secara
jelas, mulai dari mengolah file PDF, watermark, registrasi member serta cara upload mandiri. Pada materi pelatihan peserta diajarkan cara mengolah dokumen
karya ilmiah yang akan diupload secara mandiri, peserta diberikan panduan baik secara tercetak dalam bentuk makalah, lisan dalam bentuk pengajaran serta video
tutorial yang dapat didownload pada
website perpustakaan www.library.unimed.ac.id, semua materi terkait repository dapat
diambil dalam website ini. Dalam pelatihan ini peserta diberikan bahan praktek berupa karya ilmiah dalam bentuk softcopy seperti skripsi, tesis dan laporan
penelitian yang digunakan untuk latihan mulai dari pengolahan dokumennya hingga upload mandiri dan dipublis oleh tim repository, selanjutnya karya
tersebut sudah dapat diakses secara online via internet.
4.3 Sistem dan Jaringan
