Evaluasi Koleksi Perpustakaan .1 Definisi Evaluasi Koleksi
BAB II KAJIAN TEORITIS
2.1 Evaluasi Koleksi Perpustakaan 2.1.1 Definisi Evaluasi Koleksi
Kata evaluasi sudah menjadi istilah dalam bahasa Indonesia. Menurut Echols dan Shadily 2000: 220, pada awalnya kata evaluasi merupakan kata
serapan yang berasal dari Bahasa Inggris yaitu “evaluation yang berarti penilaian atau penafsiran, kata evaluasi sering digunakan untuk memberikan nilai atau
perkiraan hasil mengenai suatu objek yang diteliti.” Sedangkan menurut Ajick 2009: 2 :
Evaluasi adalah penggunaan teknik penelitian untuk mengukur kebutuhan pemakai serta tujuan-tujuan yang dapat mencapai suatu program dalam
proses mengoleksi, menganalisa dan mengartikan informasi atau sebagai bentuk instruksi.
Pengertian lain dari Cizek 2000: 16 bahwa:
Evaluasi adalah suatu proses penentuan nilai atau harga dengan mempertimbangkan hasil observasi atau koleksi data yang diperoleh. Hal
ini berarti untuk melakukan evaluasi harus diawali dengan kegiatan observasi maupun kegiatan lainnya yang akan menghasilkan data sebagai
pertimbangan evaluasi tersebut.
Dari pernyataan di atas dapat dijelaskan bahwa evaluasi merupakan suatu aktivitas yang dilakukan oleh seseorang atau kelompok untuk melihat sejauh
mana keberhasilan suatu program atau kegiatan, yang mana keberhasilan program atau kegiatan itu sendiri dapat dilihat dari dampak atau hasil yang dicapai oleh
program tersebut. Menurut Junaidi 2010: 3, “evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai
koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi itu sendiri bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu oleh pengguna”. Dalam Buku Pedoman
Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004: 49 dijelaskan bahwa, “evaluasi koleksi adalah upaya menilai daya guna dan hasil guna koleksi dalam memenuhi
kebutuhan sivitas akademika serta program perguruan tinggi. Evaluasi koleksi
Universitas Sumatera Utara
harus dilakukan secara teratur agar sesuai dengan perubahan dan perkembangan program perguruan tinggi.
Hardi 2006: 4 juga menyatakan bahwa evaluasi koleksi adalah: Proses efektifitas dalam memenuhi kebutuhan informasi sivitas akademika.
Evaluasi merupakan aktivitas yang berkesinambungan yang merefleksikan perubahan dalam proses belajar mengajar dan kebutuhan pemakai. Dengan
melakukan evaluasi koleksi, pustakawan bisa mengetahui seberapa baik atau seberapa buruk bahan literatur yang tersedia dalam memenuhi
komunitas perguruan tinggi.
Dari uraian di atas dapat dijelaskan bahwa evaluasi koleksi adalah kegiatan penilaian daya guna koleksi perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan
sivitas akademika perguruan tinggi. Perpustakaan perlu melakukan evaluasi untuk menilai apakah koleksi yang tersedia benar-benar relevan dengan kebutuhan
pengguna perpustakaan.
2.1.2 Tujuan Evaluasi Koleksi Setiap kegiatan yang dilaksanakan pasti mempunyai tujuan, demikian juga
dengan evaluasi. Menurut Notoatmodjo 2010: 177 menyatakan bahwa: Tujuan dari evaluasi adalah untuk mengukur tingkat pengetahuan, sikap
dan perilaku kelompok sasaran. Survei ini juga berperan untuk mengukur jangkauan dan pencapaian jalur media, pesan serta penerimaan di kalangan
khalayak sasaran. Sedangkan tujuan evaluasi menurut Tayibnapis 2003: 2 adalah:
1 Membuat kebijaksanaan dan keputusan.
2 Menilai hasil yang dicapai para pelajar.
3 Menilai kurikulum.
4 Memberi kepercayaan kepda sekolah.
5 Memonitori dana yang telah diberikan.
6 Memperbaiki materi dan program pendidikan
Dari penjelasan di atas dapat dijelaskan bahwa tujuan dari evaluasi adalah pengambilan keputusan dalam mengukur tingkat pengetahuan, sikap dan perilaku
kelompok sasaran untuk mendapatkan informasi yang tepat. Perpustakaan memiliki beberapa alasan untuk melakukan evaluasi koleksi.
Adapun alasan umum yang biasanya melatarbelakangi dilakukannya evaluasi koleksi pada suatu perpustakaan menurut Junaidi 2010: 3 antara lain:
1 Untuk mengembangkan program pengadaan yang cerdas dan realistis
berdasarkan pada data koleksi berdasarkan pada data koleksi yang sudah ada.
Universitas Sumatera Utara
2 Untuk menjadi bahan pertimbangan pengajuan anggaran untuk pengadaan
koleksi berikutnya. 3
Untuk menambah pengetahuan staf pengembangan koleksi terhadap keadaan koleksi.
Alasan tersebut menjadi dasar untuk menentukan tujuan evaluasi koleksi. Pada hakikatnya, menurut Hardi 2006: 4 “tujuan evaluasi koleksi dilakukan agar
dapat memperkirakan bagaimana tingkat pemanfaatan koleksi perpustakaan dimasa yang akan datang”.
Berdasarkan kebijakan pengembangan koleksi dalam mengembangkan program perguruan tinggi, Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004:
49 menjelaskan tujuan evaluasi koleksi yaitu: 1
Mengetahui mutu, lingkup dan kedalaman koleksi. 2
Menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perguruan tinggi. 3
Mengikuti perubahan, perkembangan, sosial budaya, ilmu dan teknologi.
4 Meningkatkan nilai informasi.
5 Mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi.
6 Menyesuaikan kebijakan pengembangan koleksi.
Pendapat lain juga dinyatakan oleh Ajick 2009: 2 bahwa “tujuan dari evaluasi diantaranya adalah untuk menentukan kualitas koleksi dan juga
mengetahui apakah tujuan perpustakaan yang ditentukan telah tercapai”. Uraian yang lebih spesifik mengenai tujuan evaluasi koleksi dikemukakan
oleh Nurjanah 2010: 12-13 sebagai berikut: 1
Tujuan Internal a.
Kebutuhan pengembangan koleksi: untuk mengetahui cakupan subjek koleksi, kedalaman koleksi, dan pola pemanfaatan koleksi
oleh pengguna, nilai uang dari koleksi yang ada data asset perpustakaan, masalah yang dihadapi oleh kebijakan
pengembangan koleksi dan program- programnya, perubahan apa saja yang harus dilakukan dengan program yang ada, dan apakah
staf pengembangan koleksi sudah menjalankan tugas-tugasnya dengan baik; untuk mendata: kekuatan koleksi dan kelemahannya
secara kualitatif maupun kuantitatif pada subjek apa saja; untuk mendapatkan: data bagi kepentingan program pengembangan
koleksi bersama perpustakaan lain, data bagi kepentingan penyiangan, data bagi kepentingan stock opname
b. Kebutuhan anggaran, membantu penentuan: alokasi anggaran
untuk memperkuat subjek yang lemah; alokasi anggaran untuk memelihara subjek yang sudah kuat; alokasi anggaran untuk
Universitas Sumatera Utara
pengembangan koleksi lamaretrospective; semua alokasianggaran pengembangan koleksi
2 Tujuan Eksternal
a. Kebutuhan institusi lokal, untuk mengetahui: kinerja perpustakaan;
rasionalisasi anggaran pengembangan koleksi yang diajukan; apakah anggaran yang diperoleh bisa menunjang kebutuhan;
apakah perpustakaan tersebut sudah setara dengan unti pelayan lain dalam komunitas yang sama; alternatif lain dari penambahan ruang
ruang penyimpanan; apakah koleksi sudah kadaluarsa; apakah koordinasi dalam program pengembangan koleksi sudah berjalan
dengan baik; apakah tingkat duplikasi koleksi sudah tepat; apakah rasio biayakeuntungan costbenefit masuk akal;
b. Kebutuhan luar organisasi, menyiapkan data untuk: akreditasi;
badan-badan pendanaan dan donor; berbagai program jaringan, konsorsium dan kerjasama lainnya.
Berdasarkan uraian di atas dapat dijelaskan bahwa evaluasi koleksi dibutuhkan untuk mengkaji apakah koleksi yang tersedia sudah relevan dengan
kebutuhan pengguna dan dimanfaatkan dengan baik oleh pengguna perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan informasinya dan apakah koleksi yang tersedia telah
sesuai dengan kebutuhan pengembangan koleksi, kebutuhan anggaran, kebutuhan internal organisasi dan kebutuhan eksternal organisasi perpustakaan.