Perencanaan memberikan pandangan bagi organisasi mengenai tindakan apa saja yang harus mereka lakukan demi tercapainya tujuan, termasuk di dalamnya biaya
dan lamanya waktu yang dibutuhkan sehingga tujuan terealisasi. Hal ini akan membantu organisasi menjadi lebih efektif dan efisien dalam mencapai tujuan.
• Perencanaan sendiri dapat diartikan aktivitas pengawasan Ketika prosedur kerja sudah ada dan jelas, tentu hal ini menjadi sebuah control
terhadap pelaksanaan di lapangan. Artinya mereka akan bekerja sesuai prosedur, sebab perencanaan sebagai pengawas.
• Perencanaan juga membantu untuk mengurangi resiko dan ketidakpastian Dalam mencapai sebuah tujuan, terdapat berbagai macam resiko dan ketidakpastian
yang akan menghadang dalam pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu, adanya perencanaan akan memperjelas tindakan-tindakan dan prosedur kerja
sehingga ketidakpastian tersebut dapat diminimalisir.
2.4 Ruang Lingkup Perencanaan pada Housekeeping Department
Sebagai department yang memiliki ruang lingkup kerja yang luas, ruang lingkup yang dimaksudkan adalah begitu luas dan banyak area atau ruangan-ruangan
yang harus dibersihkan, ditata kenyamanannya, dirawat furniture-furniturenya dan difungsikan sesuai dengan fungsinya. Housekeeping tentunya harus memiliki team
yang sesuai dengan kebutuhan sistem operasional untuk menjalankan tugasnya dengan baik Agus, 1999:32.
Universitas Sumatera Utara
Area atau ruangan-ruangan yang merupakan ruang lingkup housekeeping dikelompokkan sebagai berikut :
- Public Area meliputi lobby area, rest room, staircase, terrace, elevator, musholla,
pool area, linen, uniform room, lockers room, basement corridor, area parking dan lain sebagainya.
- F B outlet seperti restaurant bar, meeting room, function room, ballroom.
- A G office seperti General Manager, Assistant Executive Manager, F B Director,
Finance Director, Director of Sales and Marketing, Public Relation Manager dan ruangan Executive Officer lainnya.
- Back Office Area seperti Human Resources, Training Center, Enggineering,
Purchasing, Accounting, Cost Control. -
Floor Area seperti guest room, executive launch, pantry areastation floor, corridor, guest landing.
Area-area yang dikelompokkan di atas tersebut merupakan area yang harus dirawat, dijaga kebersihannya, ditata untuk kenyamanannya dan mengikuti kaidah
GCG Good Corporate Governance, AMDAL Analisis Mengenai Dampak Lingkungan dan CSR Corporate Social Responsibility. Dalam konteks kebersihan ruangan
sebaiknya mengikuti aturan standard kebersihan internasional yang tidak sekedar bersih tetapi sanitasi dan higienisnya harus dijaga. Adapun sistem atau standard yang
dimaksud misalnya penerapan HACCP sistem atau Good Clinic Practice.
Universitas Sumatera Utara
Housekeeping department yang sangat luas dengan area kerjanya, agar fungsinya berjalan dengan baik maka diperlukan suatu sistem operasional yang baik, birokrasi
yang tepat dan team yang solid. Sistem manajemen yang baik dapat dilakukan dengan sistem operasional yang dilaksanakan dengan komitmen yang dipatuhi dan manajemen
puncak sampai bawah. Department Housekeeping memiliki beberapa bagian yang berada dalam lingkup tanggung jawabnya yaitu :
1. Room Division Manager
Room Division Manager bertugas menangani segala sesuatu yang berhubungan dengan kamar-kamar hotel.
2. Executive Housekeeper
Executive Housekeeper bertugas merencanakan program kerja, mengkoordinir pelaksanaan tugas pekerjaan di housekeeping, memimpin para supervisor maupun
bawahan housekeeping, mengontrol kerja bawahan, bertanggung jawab atas standar kebersihan, membuat evaluasi kerja bawahan setiap tahun, menangani
keluhan tamu, membuat laporan pada room division manager dan general manager. 3.
Assistant Excecutive Housekeeper Assistant Excecutive Housekeeper bertugas membantu Excecutive Housekeeper,
mengkoordinir para supervisor dan bawahan, melaksanakan program kerja, memimpin dan membuat daftar kerja bawahan, mewakili Excecutive Housekeeper
saat berhalangan, mengajukan pembelian alat-alat, chemical, perlengkapan tamu, mengontrol pemakaian alat-alat, chemical, dan lain-lain.
Universitas Sumatera Utara
4. Order taker
Order taker bertugas menerima informasi baik dari luar hotel maupun dari dalam hotel dan menyampaikannya kepada orang yang berkepentingan tersebut.
5. Floor atau Guest Room
Bagian ini bertanggung jawab terhadap kebersihan, perawatan dan pemeliharaan kamar tamu. Dalam beberapa hotel, pengaturan tanggung jawab floor ini termasuk
kepada area koridor setiap lantai. Petugas-petugas yang ada dalam bagian ini adalah :
• Floor Housekeeper atau Floor Section Manager • Floor Supervisor
• Room Attendant • Public Area
Bagian ini bertanggung jawab terhadap kebersihan, perawatan dan pemeliharaan area-area dan fasilitas umum yang ada di hotel. Dalam beberapa hotel memiliki
kebijakan dengan memberikan area koridor lantai dalam tanggung jawab public area. Di lain hal Room Attendant dipimpin oleh Floor Captain yang bertanggung jawab
langsung kepada Executive Housekeeper. Floor Captain bertanggung jawab akan kelancaran tugas operasional pemeliharaan dan kebersihan kamar tamu yang
dilaksanakan oleh Room Attendant. Ruang lingkup yang menjadi tanggung jawab pelayanan Room Attendant adalah kamar-kamar tamu dengan mempersiapkan kamar
tamu untuk siap dijual ready for sale. Untuk melaksanakan tugas dengan baik seorang Room Attendant harus mengetahui ketentuan-ketentuan yang berlaku di
Universitas Sumatera Utara
Room Section sehingga setiap Room Attendant dapat melaksanakan tugasnya dengan baik yang nantinya akan mendatangkan kepuasan kepada tamu dengan pihak hotel.
Ruang lingkup perencanaan pada housekeeping meliputi : 1.
Menciptakan dan menjaga kebersihan kamar-kamar tidur tamu, public area dan kantor.
2. Membersihkan peralatan dan menyediakan perlengkapan yang dibutuhkan
Guest Room, seperti dalam ruang tidur dan kamar mandi. 3.
Membersihkan, merawat peralatan dan menyediakan perlengkapan yang dibutuhkan public area seperti dalam main lobby, toilet umum, tempat ibadah dan sebagainya.
4. Mengatur proses penerimaan pengumpulan dan pendistribusian Guest Laundry.
5. Melakukan proses penerimaan pengumpulan, perawatan dan pendistribusian
serta penyimpanan linen-linen. 6.
Mengatur proses penerimaan pengumpulan, perawatan dan penyimpanan uniform.
2.5 Kebersihan dan Kegagalan Perencanaan pada Kegiatan Housekeeping department
