Definisi Surat Syarat Surat yang Efektif Cara Penulisan Bagian Surat

6. penalaran atau logika, maksudnya kalimat tersebut dapat dimengerti dan diterima dengan akal.

2.3.2.4 Penulisan Surat

Dalam penulisan surat banyak sekali jenis-jenis surat. Namun untuk mempersingkat penulis hanya menguraikan penulisan surat dinas saja. Oleh karena itu, pada pembahasan ini penulis menguraikan 3 pokok bahasan, yaitu definisi surat, syarat surat yang efektif dan cara penulisan bagian surat.

2.3.2.4.1 Definisi Surat

Surat adalah sarana komunikasi tersulis antara satu pihak dengan pihak lain yang saling berkepentingan. 45 Surat juga merupakan sehelai kertas tertulis atau lebih yang memuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan seseorang kepada orang pihak lain, baik atas nama pribadi maupun karena kedudukannya dalam suatu organisasi, instansi atau perusahaan. Dalam praktik surat-menyurat terdapat informasi yang disampaikan, ada pihak pengirim dan penerima informasipesan, dan ada media yaitu tulisan-kertas bertulis. Surat-menyurat terjadi minimal ada dua pihak yang saling berkepentingan.

2.3.2.4.2 Syarat Surat yang Efektif

Surat dapat dikatakan baik dan efektif apabila si penerima surat dapat dengan tepat memahami isi surat yang diterimanya sesuai dengan maksud si penulis surat. Oleh karena itu, surat yang baik harus memiliki kriteria: benar, jelas, lengkap, baik, bersih, rapi, tertib, dan sopan. 45 Daeng Nurjamal dan Warta Sumirat, Penuntun Perkuliahan Bahasa Indonesia, Bandung: Alvabeta, 2010, h. 114 38 Dengan kata lain, surat tersebut harus memenuhi syarat berikut 46 : 1. bahasannya singkat tidak bertele-tele dan jelas; 2. mengikuti aturan penulisan yang baik dan benar; 3. menggunakan pola surat yang benar; 4. pesan surat disampaikan dengan benar, jelas, sopan, dan simpatik; 5. tampilan rapi dan bersih terhindar dari coretan dan hapusan yang tidak perlu.

2.3.2.4.2 Cara Penulisan Bagian Surat

1. Kop surat Kop surat atau lazim pula disebut kepala surat merupakan identitas suatu lembaga, organisasi, perusahaan, atau instansi pengirim surat. Identitas ini meliputi nam perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, nomor faks, tromol pos PO BOX, alamat kantor cabang, nama bank, dan logo atau lambang organisasi instansi perusahaan. 2. Tanggal surat Tanggal surat merupakan petunjuk kapan surat itu dibuat bukan petunjuk surat itu dikirimkan. Tanggal surat haruslah ditulis lengkap, benar, tidak boleh disingkat dan tanpa nama kota. Contoh: Benar : 12 Agustus 2010 Salah : 12-8-2010 atau 12-08-10 atau 12 Agust ‘10 3. Nomor surat Nomor surat merupakan petunjuk nomor urut surat yang dikeluarkan oleh suatu organisasi, instansi atau perusahaan. 46 Daeng Nurjamal dan Warta Sumirat, Penuntun Perkuliahan Bahasa Indonesia, h. 115-116 39 Contoh: Benar Nomor: 034 SK Koperasi XII 2008 Nomor: DM.02.04 4.3 07592009 Salah Nomor : Istimewa No. : 20 2008 4. Lampiran surat Lampiran surat, bila ada, merupakan kelengkapan yang disertakan bersama surat yang dikirimkan. Kalau memang tidak ada sesuatu yang dilampirkan bersama surat ini sebaiknya kata lampiran itu tidak perlu dituliskan. Misalnya, Lampiran: satu berkas formulir riwayat hidup Lampiran: 70 eksemplar soal Lampiran: Daftar harga buku tahun 2008 5. Perihal surat Perihal atau hal bias disebut pokok surat harus dinyatakan secara eksplisit-jelas. Misalnya, Prihal: Rapat Evaluasi Wisuda 2010 Hal : Permohonan Kesedian Mengajar 6. Alamat tujuan Alamat tujuan berfungsi untuk mempercepat penyampaian surat kepada yang berhak menerimanya. Misalnya, Benar Yth. Drs. Denny Mustofa Manajer Hotel Enhaii Jln. Dr. Setiabudhi 186, Bandung 40141 40 Atau Ykh. Dr. Upiek Haeryah Sadkar, M.Sc. Ketua Sekolah Tinggi Pariwisata Jalan Dr. Setiabudhi 186 Bandung 40141 Salah Kepada Yth: Bapak Dr. Eki Baihaki, M.Si., Dosen Ilmu Komunikasi, Fisip UNLA Jl. Karapitan 234 BANDUNG 40324 7. Salam pembuka Salam pembuka yang lazim digunakan dalam surat-menyurat, misalnya Dengan Hormat, Assalamu’alaikum Wr. Wb., Salam Sejawat. Berfungsi sebagai tanda hormat sebelum pembicaraan dalam surat dimulai. Namun demikian, pada praktiknya tidak semua surat menggunakan salam pembuka secara konsisten. 8. Isi surat Isi surat merupakan paparan informasi atau pesan utama yang disampaikan kepada pihak yang disurati. Isi surat lazim dikelompokan menjadi tiga alinea utama, yaitu alinea pembuka, alinea inti-isi surat, dan alinea penutup surat. 9. Salam penutup Salam penutup merupakan tanda atau ungkapan rasa hormat si penulis surat, sekaligus pemberitahuan bahwa pembicaraan dalam surat sudah selesai. Salam penutup yang digunakan harus serasi dengan salam pembuka. Misalnya 41 Assalamu’alaikum wr. wb. – Wasalamu’alaikum wr. wb. atau Dengan Hormat – Hormat Kami. 10. Penanggung jawab surat Penanggung jawab surat adalah keterangan penegas siapa yang bertanggung jawab atas surat tersebut dengan menyantumkan keterangan minimal tanda tangan dan nama jelas. Sedangkan untuk surat dinas, penanggung jawab hasus lengkap: nama jabatan, tanda tangan, nama jelas dan lengkap, NIP pejabat orang yang menandatangani surat, serta cap atau stempel penenda keresmian atau kedinasan. 47 Contoh: Hormat kami, Ketua, Sekretaris, Tanda tangan Cap stempel Demina Pascarasyidah Damuh Faesal Akbari NIM 2091065 NIM 2091066 11. Tembusan surat Tembusan surat biasanya digunakan dalam surat-surat kedinasan. Berfungsi sebagai petunjuk, ada pihak terkait, yang mengetahui isi surat secara lengkap. Misalnya: Tembusan: 1. Ketua STP Bandung, 2. Kabag Adum STPB, Kasubag TPK dan KKS, 3. Ketua Jurusan MKP, MPJ, MPH. 47 Daeng Nurjamal dan Warta Sumirat, Penuntun Perkuliahan Bahasa Indonesia, h. 122-127 42

2.3.3 Penerjemahan Dokumen Hukum