12
setiap penyerahan dokumen berupa karya ilmiah ke Perpustakaan harus menyertakan file elektroniknya.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa jenis dokumen elektronik berupa buku elektronik e-book, jurnal elektronik e-journal,
dokumen lain dalam format elektronik atau dokumen hasil alihmedia digitalisasi.
2.1.3. Format Dokumen Elektronik
Menurut Ardoni 2008 penyajian dokumen elektronik terdapat dalam berbagai format antara lain:
1. Format Teks
Dokumenelektronik dalam format teks dapat dibacadengan perangkat lunak pembaca teks, sepertiMc.Word. Keterbukaan adalah sifat
komputer yang tidak selalu menguntungkan, terutama terhadap dokumen elektronik yang disimpan dalam format teks. Begitu dapat membaca
dokumen tersebut, pemakai memiliki kesempatan untuk “mengobrak- abrik” isi dokumen. Hal ini disebabkan oleh populernya program
pembaca teks dan pemakai cukup mengenal bahkan cukup sering memakai program tersebut untuk kepentingan lain. Kelemahan format
teks tersebut dapat diatasi dengan memberi sandi pada dokumen, namun akibatnya tentu pemakai menjadi tidak leluasa memanfaatkan dokumen
tersebut, pemakai akan selalu meminta bantuan pustakawan untuk membuka sandi dan pustakawan “terpaksa” memperhatikan pemakai
secara teliti saat membaca dokumen. Dalam beberapa sistem,dokumen
13
format teks dapat dibuat read-only, namun untuk menghilangkan atribut itu tidaklahs ulit bagi pemakai yang memiliki sedikit saja kemampuan
mengutak-atik komputer.
2. Format Gambar
Dokumen dalam format gambar dibaca dengan perangkat lunak pembaca gambar, seperti Adobe Acrobat Reader. Berbeda dengan format
teks, dokumen elektronik format gambar relatif lebih aman dari kejahilan pemakai. Dengan menyimpan dokumen dalam format gambar, misalnya
PDF portable document format, maka pemakai hanya dapat membaca dan tidak dapat mengubah sedikitpun dokumen tersebut. Alasannya
adalah format PDF dibaca dengan Adobe Acrobat Reader yang hanya dapat digunakan untuk pembaca reader. Format PDF juga tidak
berukuran besar seperti format gambar lain, seperti BMP, JPG, atau TIFF. Format PDF juga merupakan pilihan yang lebih baik bila digunakan untuk
dokumen hasil alihmedia dari kertas ke elektronik, misalnya pada alihmedia skripsi. Perangkat keras pengalih media memiliki fasilitas
untuk membuat dokumen elektronik berformat PDF. Apabila suatu saat diperlukan untuk memindahkan dokumen ke format teks, hanya dengan
satu klik mouse misalnya dengan program OmniPage, dokumen PDF akan beralih menjadi dokumen berformat teks.
Format apapun yang akan dipilih, pustakawan perlu menetapkan format baku yang akan digunakan terhadap dokumen elektronik sebelum mengelola
dokumen tersebut.
14
2.2. Pengolahan Dokumen Elektronik
Dokumen elektronik harus dikelola dengan baik untuk menjamin integritas, keabsahan, dan keasliannya. Dalam buku panduan manajemen sistem
dokumen elektronik 2003 sistem manajemen dokumen elektronik yang baik akan mendukung:
a. pertukaran informasi yang efektif serta interoperabilitas yang lebih baik
antar lembaga pemerintah; b.
menyediakan sumber informasi yang berkualitas dan otentik; c.
prinsip-prinsip administrasi, proteksi ataupun trans-paransi informasi; d.
pertukaran, ekstrasi, dan perangkuman informasi lintas lembaga pemerintah.
Proses pengolahan dokumen elektronik pada prinsipnya memerlukan teknik khusus dengan pengolahan dokumen tercetak. Tahapan yang dilakukan
dalam proses pengolahan dokumen elektronik yaitu proses digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesantemu kembali dokumen.
2.2.1. Proses Digitalisasi
