14
2.2. Pengolahan Dokumen Elektronik
Dokumen elektronik harus dikelola dengan baik untuk menjamin integritas, keabsahan, dan keasliannya. Dalam buku panduan manajemen sistem
dokumen elektronik 2003 sistem manajemen dokumen elektronik yang baik akan mendukung:
a. pertukaran informasi yang efektif serta interoperabilitas yang lebih baik
antar lembaga pemerintah; b.
menyediakan sumber informasi yang berkualitas dan otentik; c.
prinsip-prinsip administrasi, proteksi ataupun trans-paransi informasi; d.
pertukaran, ekstrasi, dan perangkuman informasi lintas lembaga pemerintah.
Proses pengolahan dokumen elektronik pada prinsipnya memerlukan teknik khusus dengan pengolahan dokumen tercetak. Tahapan yang dilakukan
dalam proses pengolahan dokumen elektronik yaitu proses digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesantemu kembali dokumen.
2.2.1. Proses Digitalisasi
Proses digitalisasi adalah proses penentuan dokumen yang harus dibuat dan yang disimpan. Termasuk didalamnya adalah dokumen yang diterima atau
dikirim oleh organisasi. Proses digitalisasi ini meliputi dokumen apa yang di tangkap, termasuk juga siapa yang boleh mengakses dokumen tersebut dan berapa
lama dokumen tersebut disimpan. Dokumen elektronik yang tercipta dari awal penciptaan penangkapan dokumen dapat secara langsung diintegrasikan dengan
15
sistem pengelolaan dokumen elektronik, namun untuk dokumen yang merupakan hasil digitalisasi maka ada beberapa cara dalam memindahkan dokumen cetak ke
dalam sistem dokumen elektronik. Proses digitalisasi dibedakan menjadi 3 kegiatan utama, yaitu:
1.
Scanning, yaitu proses memindai men-scan dokumen dalam
bentuk cetak dan mengubahnya ke dalam bentuk berkas digital. Berkas yang dihasilkan dalam contoh ini adalah berkas PDF.
Dalam bagan tersebut tampak bahwa alat yang digunakan untuk memindai dokumen adalah Canon IR2200. Mesin lain yang
kapasitasnya lebih kecil dapat digunakan sesuai dengan kemampuan perpustakaan.
2.
Editing, adalah proses mengolah berkas PDF di dalam komputer
dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink dan sebagainya. Kebijakan mengenai hal-hal
apa saja yang perlu di edit dan dilindungi di dalam berkas tersebut disesuaikan dengan kebijakan yang telah ditetapkan perpustakaan.
Proses OCR Optical Character Recognition dikategorikan pula ke dalam proses Editing. OCR adalah sebuah proses yang
mengubah gambar menjadi teks. Sebagai contoh, jika kita memindai sebuah halaman abstrak tesis, maka akan dihasilkan
sebuah berkas PDF dalam bentuk gambar. Artinya, berkas tersebut tidak dapat diolah dengan program pengolah kata. Untuk
mengubahnya menjadi teks, dibutuhkan proses OCR, saat ini tersedia berbagai macam software yang mampu melakukan
konversi tersebut dengan ketepatan yang berbeda-beda. Kami menggunakan software OMNIPAGE PRO 14 karena software
tersebut mampu melakukan proses OCR dengan tingkat ketepatan mencapai 98. Proses OCR hanya dilakukan untuk halaman
abstrak saja karena 2 dua alasan: Pertama, halaman abstrak perlu dikonversi menjadi teks, karena setiap kata di dalam abstrak akan
diindeks menjadi kata kunci oleh software temu-kembali. Proses pengindeksan tersebut hanya dapat dilakukan terhadap dokumen
dalam bentuk teks. Alasan kedua, proses OCR tidak dilakukan terhadap seluruh halaman karya akhir karena proses ini memakan
waktu dan tenaga yang cukup banyak, sehingga proses digitalisasi ini tidak efisien. Memang benar bahwa ukuran berkas yang
dihasilkan dari proses OCR ini akan lebih kecil dari ukuran berkas dalam bentuk gambar, namun, dengan teknologi hardisk yang
semakin maju-ukuran hardisk saat ini semakin besar dan harganya semakin murah-maka alasan melakukan proses OCR untuk
memperkecil ukuran berkas menjadi tidak relevan lagi di sini.
16
3.
Uploading, adalah proses pengisian input metadata dan meng-
upload berkas dokumen tersebut ke digital library. Berkas yang di-
upload adalah berkas PDF yang berisi full text karya akhir dari
mulai halaman judul hingga lampiran, yang telah melalui proses editing. Dengan demikian file tersebut telah dilengkapi dengan
password, daftar isi, watermark, hyperlink, catatan kaki, dan lain-
lain. Sedangkan metadatayang diisi meliputi nama pengarang, judul, abstrak, subjek, tahun terbit, dan lain-lain sebagaimana telah
dibicarakan di dalam Bab 9 oleh Ibu Irma Aditirto. Pendit 2007, 244.
Dari uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa proses digitalisasi terdiri dari 3 tahap: scanning yaitu dokumen tercetak buku, jurnal, karya deposit, dan
sebagainya diproses dengan sebuah alat scanner untuk menghasilkan dokumen elektronik, editing yaitu proses mengolah berkas digital di dalam komputer
dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan uploading yaitu proses input metadata dan meng-upload berkas dokumen
tersebut ke Sistem Perpustakaan.
2.2.2. Proses Penyimpanan
Kategori