11
2.1.2. Jenis-Jenis Dokumen Elektronik
Menurut Pangaribuan 2008 jenis dokumen elektronik yaitu: 1.
Buku elekronik e-book adalah buku yang diterbitkan dalam format elektronik. Pada prinsipnya muatan isi content buku elektronik sama
dengan versi cetaknya. Hanya karena formatnya berbeda maka cara penggunaannya pun berbeda. Buku elektronik dapat dibeli secara utuh
seperti halnya dengan buku biasa, terutama yang tersedia terekam dalam CD atau media rekam elektronik lainnya, tetapi ada yang dilanggan secara
online .
2. Jurnal elektronik e-journal pada prinsipnya tidak jauh berbeda dengan
buku elektronik, muatan isi dalam jurnal elektronik sama dengan versi cetaknya. Akan tetapi pada umumnya jurnal elektronik dilanggan secara
online apakah per judul atau dalam bentuk paket. Biasanya bila
perpustakaan melanggan jurnal elektronik selalu disertai back issue. 3.
Dokumen lain yang tersedia dalam format elektronik adalah seperti kamus elektronik, ensiklopedia elektronik dan sebagainya.
4. Dokumen elektronik yang dibuat sendiri oleh perpustakaan yaituhasil alih
media digitalisasi dokumen cetak menjadi dokumen elektronik, khususnya dokumen berupa karya ilmiah skripsi, tesis, disertasi, laporan
penelitian, tulisan ilmiah dan sebagainya yang belum dipublikasi un- published
dengan cara men-scan menggunakan scanner. Ada juga yang melakukannya dengan mengeluarkan kebijakan melalui SK Rektor agar
12
setiap penyerahan dokumen berupa karya ilmiah ke Perpustakaan harus menyertakan file elektroniknya.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa jenis dokumen elektronik berupa buku elektronik e-book, jurnal elektronik e-journal,
dokumen lain dalam format elektronik atau dokumen hasil alihmedia digitalisasi.
2.1.3. Format Dokumen Elektronik
Menurut Ardoni 2008 penyajian dokumen elektronik terdapat dalam berbagai format antara lain:
1. Format Teks
Dokumenelektronik dalam format teks dapat dibacadengan perangkat lunak pembaca teks, sepertiMc.Word. Keterbukaan adalah sifat
komputer yang tidak selalu menguntungkan, terutama terhadap dokumen elektronik yang disimpan dalam format teks. Begitu dapat membaca
dokumen tersebut, pemakai memiliki kesempatan untuk “mengobrak- abrik” isi dokumen. Hal ini disebabkan oleh populernya program
pembaca teks dan pemakai cukup mengenal bahkan cukup sering memakai program tersebut untuk kepentingan lain. Kelemahan format
teks tersebut dapat diatasi dengan memberi sandi pada dokumen, namun akibatnya tentu pemakai menjadi tidak leluasa memanfaatkan dokumen
tersebut, pemakai akan selalu meminta bantuan pustakawan untuk membuka sandi dan pustakawan “terpaksa” memperhatikan pemakai
secara teliti saat membaca dokumen. Dalam beberapa sistem,dokumen
13
format teks dapat dibuat read-only, namun untuk menghilangkan atribut itu tidaklahs ulit bagi pemakai yang memiliki sedikit saja kemampuan
mengutak-atik komputer.
2. Format Gambar
Dokumen dalam format gambar dibaca dengan perangkat lunak pembaca gambar, seperti Adobe Acrobat Reader. Berbeda dengan format
teks, dokumen elektronik format gambar relatif lebih aman dari kejahilan pemakai. Dengan menyimpan dokumen dalam format gambar, misalnya
PDF portable document format, maka pemakai hanya dapat membaca dan tidak dapat mengubah sedikitpun dokumen tersebut. Alasannya
adalah format PDF dibaca dengan Adobe Acrobat Reader yang hanya dapat digunakan untuk pembaca reader. Format PDF juga tidak
berukuran besar seperti format gambar lain, seperti BMP, JPG, atau TIFF. Format PDF juga merupakan pilihan yang lebih baik bila digunakan untuk
dokumen hasil alihmedia dari kertas ke elektronik, misalnya pada alihmedia skripsi. Perangkat keras pengalih media memiliki fasilitas
untuk membuat dokumen elektronik berformat PDF. Apabila suatu saat diperlukan untuk memindahkan dokumen ke format teks, hanya dengan
satu klik mouse misalnya dengan program OmniPage, dokumen PDF akan beralih menjadi dokumen berformat teks.
Format apapun yang akan dipilih, pustakawan perlu menetapkan format baku yang akan digunakan terhadap dokumen elektronik sebelum mengelola
dokumen tersebut.
14
2.2. Pengolahan Dokumen Elektronik
Dokumen elektronik harus dikelola dengan baik untuk menjamin integritas, keabsahan, dan keasliannya. Dalam buku panduan manajemen sistem
dokumen elektronik 2003 sistem manajemen dokumen elektronik yang baik akan mendukung:
a. pertukaran informasi yang efektif serta interoperabilitas yang lebih baik
antar lembaga pemerintah; b.
menyediakan sumber informasi yang berkualitas dan otentik; c.
prinsip-prinsip administrasi, proteksi ataupun trans-paransi informasi; d.
pertukaran, ekstrasi, dan perangkuman informasi lintas lembaga pemerintah.
Proses pengolahan dokumen elektronik pada prinsipnya memerlukan teknik khusus dengan pengolahan dokumen tercetak. Tahapan yang dilakukan
dalam proses pengolahan dokumen elektronik yaitu proses digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesantemu kembali dokumen.
2.2.1. Proses Digitalisasi
Proses digitalisasi adalah proses penentuan dokumen yang harus dibuat dan yang disimpan. Termasuk didalamnya adalah dokumen yang diterima atau
dikirim oleh organisasi. Proses digitalisasi ini meliputi dokumen apa yang di tangkap, termasuk juga siapa yang boleh mengakses dokumen tersebut dan berapa
lama dokumen tersebut disimpan. Dokumen elektronik yang tercipta dari awal penciptaan penangkapan dokumen dapat secara langsung diintegrasikan dengan
15
sistem pengelolaan dokumen elektronik, namun untuk dokumen yang merupakan hasil digitalisasi maka ada beberapa cara dalam memindahkan dokumen cetak ke
dalam sistem dokumen elektronik. Proses digitalisasi dibedakan menjadi 3 kegiatan utama, yaitu:
1.
Scanning, yaitu proses memindai men-scan dokumen dalam
bentuk cetak dan mengubahnya ke dalam bentuk berkas digital. Berkas yang dihasilkan dalam contoh ini adalah berkas PDF.
Dalam bagan tersebut tampak bahwa alat yang digunakan untuk memindai dokumen adalah Canon IR2200. Mesin lain yang
kapasitasnya lebih kecil dapat digunakan sesuai dengan kemampuan perpustakaan.
2.
Editing, adalah proses mengolah berkas PDF di dalam komputer
dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink dan sebagainya. Kebijakan mengenai hal-hal
apa saja yang perlu di edit dan dilindungi di dalam berkas tersebut disesuaikan dengan kebijakan yang telah ditetapkan perpustakaan.
Proses OCR Optical Character Recognition dikategorikan pula ke dalam proses Editing. OCR adalah sebuah proses yang
mengubah gambar menjadi teks. Sebagai contoh, jika kita memindai sebuah halaman abstrak tesis, maka akan dihasilkan
sebuah berkas PDF dalam bentuk gambar. Artinya, berkas tersebut tidak dapat diolah dengan program pengolah kata. Untuk
mengubahnya menjadi teks, dibutuhkan proses OCR, saat ini tersedia berbagai macam software yang mampu melakukan
konversi tersebut dengan ketepatan yang berbeda-beda. Kami menggunakan software OMNIPAGE PRO 14 karena software
tersebut mampu melakukan proses OCR dengan tingkat ketepatan mencapai 98. Proses OCR hanya dilakukan untuk halaman
abstrak saja karena 2 dua alasan: Pertama, halaman abstrak perlu dikonversi menjadi teks, karena setiap kata di dalam abstrak akan
diindeks menjadi kata kunci oleh software temu-kembali. Proses pengindeksan tersebut hanya dapat dilakukan terhadap dokumen
dalam bentuk teks. Alasan kedua, proses OCR tidak dilakukan terhadap seluruh halaman karya akhir karena proses ini memakan
waktu dan tenaga yang cukup banyak, sehingga proses digitalisasi ini tidak efisien. Memang benar bahwa ukuran berkas yang
dihasilkan dari proses OCR ini akan lebih kecil dari ukuran berkas dalam bentuk gambar, namun, dengan teknologi hardisk yang
semakin maju-ukuran hardisk saat ini semakin besar dan harganya semakin murah-maka alasan melakukan proses OCR untuk
memperkecil ukuran berkas menjadi tidak relevan lagi di sini.
16
3.
Uploading, adalah proses pengisian input metadata dan meng-
upload berkas dokumen tersebut ke digital library. Berkas yang di-
upload adalah berkas PDF yang berisi full text karya akhir dari
mulai halaman judul hingga lampiran, yang telah melalui proses editing. Dengan demikian file tersebut telah dilengkapi dengan
password, daftar isi, watermark, hyperlink, catatan kaki, dan lain-
lain. Sedangkan metadatayang diisi meliputi nama pengarang, judul, abstrak, subjek, tahun terbit, dan lain-lain sebagaimana telah
dibicarakan di dalam Bab 9 oleh Ibu Irma Aditirto. Pendit 2007, 244.
Dari uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa proses digitalisasi terdiri dari 3 tahap: scanning yaitu dokumen tercetak buku, jurnal, karya deposit, dan
sebagainya diproses dengan sebuah alat scanner untuk menghasilkan dokumen elektronik, editing yaitu proses mengolah berkas digital di dalam komputer
dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan uploading yaitu proses input metadata dan meng-upload berkas dokumen
tersebut ke Sistem Perpustakaan.
2.2.2. Proses Penyimpanan
Kategori