42
4.3. Prosedur Pengolahan
Untuk saat ini Perpustakaan STMIK TIME dalam prosedur pengolahan
dokumen elektronik melalui 3 tahapan yaitu pemilihan dan seleksi dokumen, editing
, dan uploading. Pertama dilakukan proses pemilihan dan seleksi dokumen elektronik dalam media CD yang diterima dari mahasiswa saat penyerahan
skripsi tercetak, kemudian dilakukan proses editing dengan memberikan watermark
dan footer. Selanjutnya dilakukan proses uploading, yaitu meng- upload
metadata-metadata yang diperlukan ke dalam sistem.
4.3.1 Proses Pemilihan Dokumen Dan Seleksi Dokumen
Semua bahan pustaka hendaknya dipilih secara cermat, disesuaikan dengan standar kebutuhan pengguna. Langkah pertama yang dilakukan
pustakawan dalam proses pemilihan dokumen yaitu menerima file dokumen elektronik skripsi dari mahasiswai STMIK TIME. Berikut pendapat yang
dikemukakan oleh
I
2
: Koleksi dokumen elektronik yang dimiliki Perpustakaan STMIK TIME
diperoleh dari karya ilmiah berupa skripsi yang dihasilkan mahasiswa STMIK TIME yang wajib diserahkan ke perpustakaan dalam bentuk
tercetak dan file elektronik CD sebagai salah satu syarat wisuda sesuai dengan keputusan PUKET-1 no.1025SKP1VI2013.
Untuk skripsi yang tahun lama atau tahun 2000 ke atas belum ada yang dialihmediakan menjadi dokumen elektronik karena kendala biaya dan
sumber daya manusianya.
43
Dari jawaban di atas dapat diketahui bahwa dokumen elektronik Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME hanya diperoleh dari skripsi yang dihasilkan
mahasiswai dalam bentuk file elektronik CD yang diserahkan ke perpustakaan sebagai salah satu syarat wisuda sesuai dengan keputusan PUKET-1
no.1025SKP1VI2013. Langkah kedua yaitu menyeleksi setiap CD yang diterima dan melakukan
pemeriksaan agar tidak terjadi kekeliruan. Adapun prosedur kerja yang dilakukan dalam proses penerimaan skripsi tercetak dan elektronik adalah sebagai berikut:
1. Mahasiswa menyerahkan skripsi dalam bentuk tercetak dan elektronik
CD ke perpustakaan. 2.
Kemudian staf perpustakaan bagian pengadaan memeriksa kesesuaian dokumen tercetak skripsi dengan dokumen elektroniknya CD yang
dilampirkan. 3.
Apabila terdapat kekurangan dan tidak memenuhi persyaratan dalam pemberian skripsi maka dokumen tersebut akan dikembalikan kepada
mahasiswa untuk diperbaiki lebih lanjut dan diberi waktu perbaikan. 4.
Jika dokumen tercetak skripsi dan dokumen elektronik skripsi sesuai maka kepada yang bersangkutan diberikan surat keterangan.
5. Setelah itu dokumen tercetak skripsi dan elektroniknya siap untuk diproses
agar dapat dilayankan. Alur penyerahan dan pemilihan seleksi dokumen skripsi di atas dapat
digambarkan pada skema berikut:
44
PELAKSANA PROSES
Mahasiswa
Staf Perpustakaan bag.Pengadaan
Staf Perpustakaan bag.Pengadaan
Gambar 1. Alur Pemilihan dan Penyeleksian Dokumen Elektronik Skripsi Mulai
Memberikan skripsi softcopy dalam bentuk
Compact Disk CD
Menerima skripsi softcopy dalam bentuk
CD
Dokumen CD diproses lebih lanjut dan
diserahkan ke bag.pengolahan untuk
melalui proses editing Memilih dokumen
CD yang memenuhi syarat
tidak
ya
Selesai
45
4.3.2. Proses Editing