Proses Pemilihan Dokumen Dan Seleksi Dokumen

42

4.3. Prosedur Pengolahan

Untuk saat ini Perpustakaan STMIK TIME dalam prosedur pengolahan dokumen elektronik melalui 3 tahapan yaitu pemilihan dan seleksi dokumen, editing , dan uploading. Pertama dilakukan proses pemilihan dan seleksi dokumen elektronik dalam media CD yang diterima dari mahasiswa saat penyerahan skripsi tercetak, kemudian dilakukan proses editing dengan memberikan watermark dan footer. Selanjutnya dilakukan proses uploading, yaitu meng- upload metadata-metadata yang diperlukan ke dalam sistem.

4.3.1 Proses Pemilihan Dokumen Dan Seleksi Dokumen

Semua bahan pustaka hendaknya dipilih secara cermat, disesuaikan dengan standar kebutuhan pengguna. Langkah pertama yang dilakukan pustakawan dalam proses pemilihan dokumen yaitu menerima file dokumen elektronik skripsi dari mahasiswai STMIK TIME. Berikut pendapat yang dikemukakan oleh I 2 : Koleksi dokumen elektronik yang dimiliki Perpustakaan STMIK TIME diperoleh dari karya ilmiah berupa skripsi yang dihasilkan mahasiswa STMIK TIME yang wajib diserahkan ke perpustakaan dalam bentuk tercetak dan file elektronik CD sebagai salah satu syarat wisuda sesuai dengan keputusan PUKET-1 no.1025SKP1VI2013. Untuk skripsi yang tahun lama atau tahun 2000 ke atas belum ada yang dialihmediakan menjadi dokumen elektronik karena kendala biaya dan sumber daya manusianya. 43 Dari jawaban di atas dapat diketahui bahwa dokumen elektronik Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME hanya diperoleh dari skripsi yang dihasilkan mahasiswai dalam bentuk file elektronik CD yang diserahkan ke perpustakaan sebagai salah satu syarat wisuda sesuai dengan keputusan PUKET-1 no.1025SKP1VI2013. Langkah kedua yaitu menyeleksi setiap CD yang diterima dan melakukan pemeriksaan agar tidak terjadi kekeliruan. Adapun prosedur kerja yang dilakukan dalam proses penerimaan skripsi tercetak dan elektronik adalah sebagai berikut: 1. Mahasiswa menyerahkan skripsi dalam bentuk tercetak dan elektronik CD ke perpustakaan. 2. Kemudian staf perpustakaan bagian pengadaan memeriksa kesesuaian dokumen tercetak skripsi dengan dokumen elektroniknya CD yang dilampirkan. 3. Apabila terdapat kekurangan dan tidak memenuhi persyaratan dalam pemberian skripsi maka dokumen tersebut akan dikembalikan kepada mahasiswa untuk diperbaiki lebih lanjut dan diberi waktu perbaikan. 4. Jika dokumen tercetak skripsi dan dokumen elektronik skripsi sesuai maka kepada yang bersangkutan diberikan surat keterangan. 5. Setelah itu dokumen tercetak skripsi dan elektroniknya siap untuk diproses agar dapat dilayankan. Alur penyerahan dan pemilihan seleksi dokumen skripsi di atas dapat digambarkan pada skema berikut: 44 PELAKSANA PROSES Mahasiswa Staf Perpustakaan bag.Pengadaan Staf Perpustakaan bag.Pengadaan Gambar 1. Alur Pemilihan dan Penyeleksian Dokumen Elektronik Skripsi Mulai Memberikan skripsi softcopy dalam bentuk Compact Disk CD Menerima skripsi softcopy dalam bentuk CD Dokumen CD diproses lebih lanjut dan diserahkan ke bag.pengolahan untuk melalui proses editing Memilih dokumen CD yang memenuhi syarat tidak ya Selesai 45

4.3.2. Proses Editing