16
3.
Uploading, adalah proses pengisian input metadata dan meng-
upload berkas dokumen tersebut ke digital library. Berkas yang di-
upload adalah berkas PDF yang berisi full text karya akhir dari
mulai halaman judul hingga lampiran, yang telah melalui proses editing. Dengan demikian file tersebut telah dilengkapi dengan
password, daftar isi, watermark, hyperlink, catatan kaki, dan lain-
lain. Sedangkan metadatayang diisi meliputi nama pengarang, judul, abstrak, subjek, tahun terbit, dan lain-lain sebagaimana telah
dibicarakan di dalam Bab 9 oleh Ibu Irma Aditirto. Pendit 2007, 244.
Dari uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa proses digitalisasi terdiri dari 3 tahap: scanning yaitu dokumen tercetak buku, jurnal, karya deposit, dan
sebagainya diproses dengan sebuah alat scanner untuk menghasilkan dokumen elektronik, editing yaitu proses mengolah berkas digital di dalam komputer
dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan uploading yaitu proses input metadata dan meng-upload berkas dokumen
tersebut ke Sistem Perpustakaan.
2.2.2. Proses Penyimpanan
Pada tahap ini dilakukan proses penyimpanan, termasuk di dalamnya adalah pemasukan data data entry, editing, pembuatan indeks dan klasifikasi
berdasarkan subjek dari dokumen. Klasifikasi dapat menggunakan UDC Universal Dewey Classification atau DDC Dewey Decimal Classification.
Setelah dipindahkan dalam sistem maka cantuman harus di simpan secara benar. Sistem penyimpanan ini harus dapat mengantisipasi perubahan teknologi
baik hardware maupun software, peningkatan jumlah dokumen, dan bertahan dalam waktu yang lama. Sistem komputerisasi harus mendukung alat
17
penyimpanan yang sekarang tersedia dan juga yang akan datang, hal ini untuk memberikan kepastian penggunaan serta penyimpanan jangka panjang.
Kondisi penyimpanan harus dapat memastikan bahwa data terjaga, mudah diakses dan dikelola dengan efektif. Sistem back-up dilakukan untuk menghindari
kehilangan atau kegagalan sistem, seperti mengatur jadwal back-up secara rutin, membuat kopi dalam berbagai media, penyebaran kopi ke berbagai tempat,
pemeliharaan proses untuk menghindari kerusakan media, data perlu di transfer ke dalam media yang baru.
Connoly dan Begg dalam Wahono 2006, 4 menyatakan bahwa “ada dua pendekatan dalam proses penyimpanan, yaitu pendekatan basis file file base
approach dan pendekatan basis data database approach”.
Kedua pendekatan tersebut dapat dilihat pada tabel di bawah ini: Tabel-1: Perbedaan antara File Base Approach dan Database Approach
FileBase Approach Database Approach
Data duplication Data sharing and no duplication
Data dependence Data independence
Incompatible file format Compatible file format
Simple Complex
Sumber : Supriyanto dan Ahmad 2008, 45 Pendekatan tersebut masing-masing memiliki kelebihan dan kelemahan
yang dapat dipilih berdasarkan kebutuhan.
18
2.2.3. Proses Pengaksesan dan Temu Kembali Dokumen
Temu kembali informasi berkaitan dengan representasi, penyimpanan, dan akses terhadap representasi dokumen. Dokumen yang ditemukan tidak dapat
dipastikan apakah relevan dengan kebutuhan informasi pengguna yang dinyatakan dalam query. Pengguna sistem temu kembali informasi sangat bervariasi dengan
kebutuhan informasi yang berbeda-beda. Seperti yang dikutip oleh Hardi 2006, 22 bahwa “Lancaster
mendefinisikan temu kembali informasi sebagai suatu proses pencarian dokumen dengan menggunakan istilah luas untuk mengidentifikasi dokumen yang
berhubungan dengan subjek tertentu”. Hal ini berarti bahwa sistem temu kembali informasi merupakan jalan menuju perolehan informasi yang sesuai dengan
kebutuhan pengguna. Hasugian 2006, 2 juga mengemukakan bahwa “pada dasarnya sistem
temu kembali informasi adalah suatu proses untuk mengidentifikasi, kemudian memanggil retrieve suatu dokumen dari suatu simpanan file, sebagai jawaban
atas permintaan informasi”. Selain pendapat di atas, Rachmansyah 2008 mengemukakan bahwa temu
kembali informasi information retrieval adalah: Ilmu pencarian informasi pada dokumen, pencarian untuk dokumen itu
sendiri, pencarian untuk metadata yang menjelaskan dokumen, atau mencari di dalam database, baik relasi database yang stand-alone atau
hypertext database yang terdapat pada network seperti internet atau World Wide Web atau intranet, untuk teks, suara, gambar atau data.
19
Dari pendapat-pendapat di atas dapat diketahui bahwa proses temu kembali dokumen adalah proses pencarian dokumen dengan menggunakan istilah-
istilah pencarian untuk mendefinisikan dokumen sesuai dengan subjek yang diinginkan.
Dalam sistem temu kembali dokumen ada dua pendekatan penelusuran yang lazim digunakan yaitu “bahasa ilmiah natural language dan kosa kata
terkontrol yang sering juga disebut controlled vocabulary”. Hasugian 2006, 7. Kedua pendekatan ini sejak semula telah digunakan secara luas dalam sistem temu
kembali informasi. Banyak database yang telah dibangun untuk digunakan sebagai sarana penelusuran dalam rangka pembuktian efektifitas dan efisiensi dari
kedua pendekatan tersebut. Sistem temu kembali informasi didesain untuk menemukan dokumen atau
informasi yang diperlukan oleh pengguna. Salton dalam Saptari 2006, 4 mengemukakan fungsi utama sistem temu kembali informasi sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi sumber informasi yang relevan dengan minat masyarakat
pengguna yang ditargetkan. 2.
Menganalisis isi sumber informasi dokumen 3.
Merepresentasikan isi sumber informasi dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan dengan pertanyaan pengguna.
4. Merepresentasikan pertanyaan query pengguna dengan cara tertentu yang
memungkinkan untuk dipertemukan sumber informasi yang terdapat dalam basis data.
5. Mempertemukan pernyataan pencarian dengan data yang tersimpan dalam
basis data. 6.
Menemu-kembalikan informasi yang relevan. 7.
Menyempurnakan unjuk kerja sistem berdasarkan umpan balik yang diberikan oleh pengguna.
20
Sistem Pengolahan
Dokumen Elektronik memudahkan dalam
penyimpanan, pencarian, dan pendistribusian dokumen. Selain dapat menghemat tempat penyimpanan dokumen, dalam pencarian dokumen akan jauh lebih akurat
dan lebih cepat sehingga memudahkan pengguna dalam mencari dokumen sehingga dapat meningkatkan pelayanan lebih efektif dan efisien.
2.3 Sistem Automasi Perpustakaan 2.3.1 Pengertian Sistem Automasi Perpustakaan