Proses Penyimpanan Proses Pengaksesan dan Temu Kembali Dokumen

16 3. Uploading, adalah proses pengisian input metadata dan meng- upload berkas dokumen tersebut ke digital library. Berkas yang di- upload adalah berkas PDF yang berisi full text karya akhir dari mulai halaman judul hingga lampiran, yang telah melalui proses editing. Dengan demikian file tersebut telah dilengkapi dengan password, daftar isi, watermark, hyperlink, catatan kaki, dan lain- lain. Sedangkan metadatayang diisi meliputi nama pengarang, judul, abstrak, subjek, tahun terbit, dan lain-lain sebagaimana telah dibicarakan di dalam Bab 9 oleh Ibu Irma Aditirto. Pendit 2007, 244. Dari uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa proses digitalisasi terdiri dari 3 tahap: scanning yaitu dokumen tercetak buku, jurnal, karya deposit, dan sebagainya diproses dengan sebuah alat scanner untuk menghasilkan dokumen elektronik, editing yaitu proses mengolah berkas digital di dalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan uploading yaitu proses input metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke Sistem Perpustakaan.

2.2.2. Proses Penyimpanan

Pada tahap ini dilakukan proses penyimpanan, termasuk di dalamnya adalah pemasukan data data entry, editing, pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan subjek dari dokumen. Klasifikasi dapat menggunakan UDC Universal Dewey Classification atau DDC Dewey Decimal Classification. Setelah dipindahkan dalam sistem maka cantuman harus di simpan secara benar. Sistem penyimpanan ini harus dapat mengantisipasi perubahan teknologi baik hardware maupun software, peningkatan jumlah dokumen, dan bertahan dalam waktu yang lama. Sistem komputerisasi harus mendukung alat 17 penyimpanan yang sekarang tersedia dan juga yang akan datang, hal ini untuk memberikan kepastian penggunaan serta penyimpanan jangka panjang. Kondisi penyimpanan harus dapat memastikan bahwa data terjaga, mudah diakses dan dikelola dengan efektif. Sistem back-up dilakukan untuk menghindari kehilangan atau kegagalan sistem, seperti mengatur jadwal back-up secara rutin, membuat kopi dalam berbagai media, penyebaran kopi ke berbagai tempat, pemeliharaan proses untuk menghindari kerusakan media, data perlu di transfer ke dalam media yang baru. Connoly dan Begg dalam Wahono 2006, 4 menyatakan bahwa “ada dua pendekatan dalam proses penyimpanan, yaitu pendekatan basis file file base approach dan pendekatan basis data database approach”. Kedua pendekatan tersebut dapat dilihat pada tabel di bawah ini: Tabel-1: Perbedaan antara File Base Approach dan Database Approach FileBase Approach Database Approach Data duplication Data sharing and no duplication Data dependence Data independence Incompatible file format Compatible file format Simple Complex Sumber : Supriyanto dan Ahmad 2008, 45 Pendekatan tersebut masing-masing memiliki kelebihan dan kelemahan yang dapat dipilih berdasarkan kebutuhan. 18

2.2.3. Proses Pengaksesan dan Temu Kembali Dokumen

Temu kembali informasi berkaitan dengan representasi, penyimpanan, dan akses terhadap representasi dokumen. Dokumen yang ditemukan tidak dapat dipastikan apakah relevan dengan kebutuhan informasi pengguna yang dinyatakan dalam query. Pengguna sistem temu kembali informasi sangat bervariasi dengan kebutuhan informasi yang berbeda-beda. Seperti yang dikutip oleh Hardi 2006, 22 bahwa “Lancaster mendefinisikan temu kembali informasi sebagai suatu proses pencarian dokumen dengan menggunakan istilah luas untuk mengidentifikasi dokumen yang berhubungan dengan subjek tertentu”. Hal ini berarti bahwa sistem temu kembali informasi merupakan jalan menuju perolehan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Hasugian 2006, 2 juga mengemukakan bahwa “pada dasarnya sistem temu kembali informasi adalah suatu proses untuk mengidentifikasi, kemudian memanggil retrieve suatu dokumen dari suatu simpanan file, sebagai jawaban atas permintaan informasi”. Selain pendapat di atas, Rachmansyah 2008 mengemukakan bahwa temu kembali informasi information retrieval adalah: Ilmu pencarian informasi pada dokumen, pencarian untuk dokumen itu sendiri, pencarian untuk metadata yang menjelaskan dokumen, atau mencari di dalam database, baik relasi database yang stand-alone atau hypertext database yang terdapat pada network seperti internet atau World Wide Web atau intranet, untuk teks, suara, gambar atau data. 19 Dari pendapat-pendapat di atas dapat diketahui bahwa proses temu kembali dokumen adalah proses pencarian dokumen dengan menggunakan istilah- istilah pencarian untuk mendefinisikan dokumen sesuai dengan subjek yang diinginkan. Dalam sistem temu kembali dokumen ada dua pendekatan penelusuran yang lazim digunakan yaitu “bahasa ilmiah natural language dan kosa kata terkontrol yang sering juga disebut controlled vocabulary”. Hasugian 2006, 7. Kedua pendekatan ini sejak semula telah digunakan secara luas dalam sistem temu kembali informasi. Banyak database yang telah dibangun untuk digunakan sebagai sarana penelusuran dalam rangka pembuktian efektifitas dan efisiensi dari kedua pendekatan tersebut. Sistem temu kembali informasi didesain untuk menemukan dokumen atau informasi yang diperlukan oleh pengguna. Salton dalam Saptari 2006, 4 mengemukakan fungsi utama sistem temu kembali informasi sebagai berikut: 1. Mengidentifikasi sumber informasi yang relevan dengan minat masyarakat pengguna yang ditargetkan. 2. Menganalisis isi sumber informasi dokumen 3. Merepresentasikan isi sumber informasi dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan dengan pertanyaan pengguna. 4. Merepresentasikan pertanyaan query pengguna dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan sumber informasi yang terdapat dalam basis data. 5. Mempertemukan pernyataan pencarian dengan data yang tersimpan dalam basis data. 6. Menemu-kembalikan informasi yang relevan. 7. Menyempurnakan unjuk kerja sistem berdasarkan umpan balik yang diberikan oleh pengguna. 20 Sistem Pengolahan Dokumen Elektronik memudahkan dalam penyimpanan, pencarian, dan pendistribusian dokumen. Selain dapat menghemat tempat penyimpanan dokumen, dalam pencarian dokumen akan jauh lebih akurat dan lebih cepat sehingga memudahkan pengguna dalam mencari dokumen sehingga dapat meningkatkan pelayanan lebih efektif dan efisien. 2.3 Sistem Automasi Perpustakaan 2.3.1 Pengertian Sistem Automasi Perpustakaan