27
2.4 Penerapan Sistem Automasi Perpustakaan Dalam Pengolahan
Dokumen Elektronik
Pada Perpustakaan STMIK TIME, pengolahan dokumen elektronik skripsi tidak terlepas dari Sistem Automasi Perpustakaan yang digunakan.
2.4.1 Pengadaan
Pengadaan atau akuisisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi bagi perpustakaan
yang baru dibentuk atau didirikan, kegiatan ini meliputi pekerjaan penentuan kriteria pembentukan koleksi awal. Untuk perpustakaan yang sudah berjalan,
kegiatan pengadaan untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada. Menurut Siregar 2008 pengadaan acquisition adalah:
Semua kegiatan yang berkaitan dengan pemerolehan bahan pustaka yang dilakukan baik melalui pembelian, pertukaran, maupun berupa hadiah.
Dalam kegiatan ini juga termasuk kegiatan pengecekan bibliografis bibliographical checking yang dilakukan sebelum pemesanan dan
penerimaan bahan pustaka, pemerosesan faktur, dan pemeliharaan arsip yang berhubungan dengan pengadaan. Sub-sistem pengadaan terautomasi
biasanya memelihara tiga buah file yaitu file bahan pustaka, pemasok, dan pemesan.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa kegiatan pengadaan merupakan proses awal dalam pengolahan bahan pustaka. Jika dikaitkan dengan
pengolahan dokumen elektronik, maka proses pengadaan yang dimaksud adalah pemilihan dan penyeleksian file elektronik skripsi yang diserahkan oleh
mahasiswa ke perpustakaan.
28
2.4.2 Pengatalogan
Kegiatan pengatalogan merupakan rangkaian pekerjaan untuk mempersiapkan bahan perpustakaan agar mudah diperoleh dan diketahui
informasi yang terdapat di dalamnya berdasarkan judul, pengarang, subjek, penerbit, tahun terbit, dan nomor DDC Dewey Decimal Classification.
Menurut Siregar 2008 pengatalogan cataloguing adalah: Semua kegiatan yang dilakukan dalam rangka mempersiapkan cantuman
records bibliografis untuk pembuatan katalog yang digunakan sebagai sarana untuk mengakses koleksi perpustakaan. Sub-sistem pengatalogan
biasanya memelihara satu buah file untuk seluruh jenis bahan pustaka.
Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa kegiatan pengatalogan merupakan rangkaian pekerjaan untuk membuat katalog perpustakaan agar dapat
mudah untuk ditemukembalikan. Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah
sistem perpustakaan yang terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem
katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan sistem automasi perpustakaan.
2.4.3 Online Public Access Catalogue OPAC