1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Peranan perpustakaan dewasa ini sangat penting mengingat semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dalam era globalisasi. Dalam pendidikan,
perpustakaan merupakan salah satu unsur penting untuk mendukung proses belajar mengajar. Keberadaan perpustakaan di suatu perguruan tinggi diharapkan
dapat membantu mahasiswa dan dosen dengan menyediakan informasi yang dibutuhkan, untuk meningkatkan ilmu pengetahuan mahasiswa dan dosen, serta
dapat mendukung terlaksananya program Tridarma perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
Saat ini informasi berkembangbiak dengan sangat cepat. Perkembangbiakan informasi ini didukung oleh perkembangan yang pesat di
bidang teknologi informasi dan komunikasi TIK. Aplikasi TIK memunculkan sistem akses dan temu-kembali terhadap informasi menjadi semakin cepat.
Transfer informasi dari sumber lokasi ke pengguna end user menjadi cepat. Situasi ini menjadikan akses dokumen elektronik semakin penting dalam
pemenuhan kebutuhan pengguna akan informasi. Salah satu perpustakaan perguruan tinggi yang mengelola dokumen elektronik adalah Perpustakaan
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer, Teknologi Informasi dan Edukasi STMIK TIME.
2
Perpustakaan STMIK TIME tidak luput dari keharusan untuk melengkapi koleksinya dengan karya ilmiah. Hal ini erat hubungannya dengan fungsi
Perpustakaan STMIK TIME sebagai pusat deposit terbitan STMIK TIME baik berbentuk tercetak maupun elektronik. Koleksi Deposit Perpustakaan STMIK
TIME adalah karya ilmiah berupa skripsi, yang dihasilkan mahasiswa. Dalam perkembangannya dari tahun ke tahun, STMIK TIME semakin banyak
menghasilkan lulusan Strata S-1 yang berkualitas dan berdaya guna bagi masyarakat sekitar. Untuk menyelesaikan program S-1, seorang mahasiswa harus
dapat menyelesaikan sebuah skripsi. Biasanya setiap mahasiswa STMIK TIME yang telah menyelesaikan studinya maka akan menyerahkan skripsi tersebut ke
perpustakaan sebagai salah satu syarat wisuda. Koleksi skripsi pada Perpustakaan STMIK TIME ada dalam dua bentuk
yaitu tercetak dan elektronik. Melalui observasi awal, jumlah koleksi skripsi Perpustakaan STMIK TIME sejak tahun 2003-2014 sebanyak 1.365 judul tercetak
dan 360 judul dalam bentuk dokumen elektronik. Skripsi-skripsi tercetak tersebut akan terus bertambah setiap tahunnya dan jumlah skripsi potensial Perpustakaan
STMIK TIME setiap tahunnya mencapai 100 eksemplartahun. Sementara pustakawan Perpustakaan STMIK TIME mengakui bahwa tempat dan rak untuk
skripsi tercetak terbatas sehingga yang diolah dan dipajang hanya terbitan 3 tiga tahun terakhir. Koleksi skripsi ini sifatnya adalah un-published sehingga
pemanfaatannya terbatas karena tidak dapat dipinjam keluar gedung perpustakaan dan jumlah yang dimiliki oleh perpustakaan adalah satu eksemplar per judul.
Pengadaan dokumen elektronik dengan digitalisasi atau mengeluarkan kebijakan
3
melalui SK Rektor adalah salah satu solusi untuk meminimalkan masalah tersebut baik dalam hal pengolahan maupun pemanfaatan.
Saat ini jenis dokumen elektronik yang dihasilkan Perpustakaan STMIK TIME hanya koleksi skripsi, hal itu dikarenakan STMIK TIME tergolong jenis
sekolah tinggi yang hanya menghasilkan lulusan S-1. Pihak STMIK TIME terutama mahasiswa mengenalnya dengan istilah e-skripsi skripsi elektronik.
Berdasarkan observasi yang penulis lakukan melalui internet ada beberapa perpustakaan yang juga menggunakan istilah e-skripsi, yaitu:
1 FKIP UNIVERSITAS JAMBI
http:e-campus.fkip.unja.ac.ideskripsi 2
FT UNIVERSITAS MALIK SHALEH http:www.ft.unimal.ac.idpus_teknik_mesinindex.php
Namun penggunaan istilah e-skripsi saat ini belum meluas seperti istilah e- book
dan e-journal. Sedangkan pengertian dari istilah e-skripsi yang dimaksud mahasiswai STMIK TIME yaitu file elektronik skripsi yang dapat diunduh
melalui Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME. Dalam dunia perpustakaan istilah tersebut dikenal dengan istilah dokumen elektronik. Menurut Pangaribuan
2008 dalam Pelatihan Perpustakaan KOPERTIS Wilayah I menyebutkan bahwa salah satu jenis dokumen elektronik selain e-book dan e-journal adalah:
Dokumen elektronik yang dibuat sendiri oleh perpustakaan digitalisasi. Saat ini banyak perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia mendigitalisasi
alih media dokumen cetak menjadi dokumen elektronik, khususnya dokumen berupa karya ilmiah skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian,
tulisan ilmiah dan sebagainya yang belum dipublikasi un-published dengan cara men-scan menggunakan scanner. Ada juga yang
melakukannya dengan mengeluarkan kebijakan melalui SK Rektor agar setiap penyerahan dokumen berupa karya ilmiah ke Perpustakaan harus
menyertakan file elektroniknya.
4
Perpustakaan STMIK TIME memiliki koleksi dokumen elektronik yang masih sedikit jumlahnya dan dokumen elektronik tersebut seluruhnya bersumber
dari format elektronik skripsi yang dikemas dalam bentuk media compact disk CD yang diserahkan mahasiswa saat menyerahkan skripsi tercetak dengan
melampirkan dokumen elektroniknya sesuai dengan kebijakan yang telah dikeluarkan melalui SK Pembantu Ketua PUKET-1 Bidang Akademik no.
no.1025SKP1VI2013. Berdasarkan observasi terdapat 1.365 dokumen skripsi tercetak per
tanggal 09 November 2014. Namun, dokumen elektronik skripsi yang telah dipublikasikan pada Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME keseluruhannya
masih terdiri dari 360 item. Jika di persentasikan hanya 26 item yang dipublikasikan ke Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME dari jumlah
keseluruhan dokumen skripsi tercetak. Perbedaan jumlah tersebut dikarenakan belum adanya skripsi hasil digitalisasi scanning dan Sumber Daya Manusia
SDM yang menangani pengolahan dokumen elektronik tersebut hanya berjumlah 3 tiga orang. Oleh karena itu, dokumen-dokumen lambat untuk
dipublikasikan ke Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME. Pustakawan Perpustakaan STMIK TIME mengakui bahwa jika
dibandingkan dengan dokumen elektronik, pencarian manual pada dokumen tercetak akan sulit dan memakan waktu lama. Dalam hal pengelolaan juga akan
membutuhkan tempat yang lebih luas. Mahasiswa STMIK TIME khususnya mahasiswa yang sedang mengerjakan tugas akhir mengakui bahwa koleksi skripsi
sangat diperlukan karena dapat dijadikan sebagai pengembangan penelitian skripsi
5
yang seringkali dilakukan berdasarkan penelitian sebelumnya. Jika dibandingkan dengan dokumen tercetak, dokumen elektronik dapat digunakan oleh banyak
pengguna dalam waktu yang bersamaan dan dapat dimanfaatkan dengan akses jarak jauh tanpa harus datang langsung ke perpustakaan.
Sejak tahun 2013, Perpustakaan STMIK TIME dalam kegiatan pengolahan sudah menggunakan komputer dengan menggunakan perangkat lunak aplikasi
Senayan Library Management Systems SliMS 5.0 meranti. Sehingga proses
pengolahan dapat dilakukan dengan cepat. Pengolahan skripsi tidak jauh berbeda dengan pengolahan buku monograf. Setelah skripsi diterima langsung diberikan
stempelcap milik perpustakaan kemudian diinventarisasi, yaitu diberikan stempel inventaris, nomor inventaris, nomor barcode, memasukkan nomor barcode ke
komputer, setelah itu diklasifikasi dan dikatalog kemudian disimpan dan ditempatkan di rak khusus koleksi skripsi. Perbedaannya terletak pada proses
input data ke dalam sistem, tidak semua informasi di buku ada pada skripsi.
Contohnya ketika meng-input skripsi tidak perlu mencantumkan edisi dan ISBN seperti halnya meng-input buku. Kelebihan pengolahan skripsi adalah adanya
cantuman abstrak yang bisa dilihat pengguna ketika menelusur melalui sistem OPAC Perpustakaan STMIK TIME.
Kemudian pengguna juga dapat mengunduh file dokumen elektronik skripsi yang dilampirkan. Hal ini dikarenakan pengolahan dokumen elektronik
skripsi tidak terlepas dari Sistem Perpustakaan Online yang digunakan. SliMS 5.0 Meranti mendukung pengolahan dokumen elektronik dengan menyediakan
fasilitas “Attachment File” yang dapat diisi dengan file yang berkaitan dengan
6
koleksi. Tujuannya adalah untuk mempermudah kinerja pengolahan skripsi dan hanya sebatas untuk kebutuhan internal yaitu pihak pustakawan STMIK TIME.
Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME dapat diakses melalui: 1.
jaringan intranet LAN dengan alamat http:192.168.0.241 2.
jaringan internet dengan alamat http:stmik-time.ac.idperpustakaan Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk menganalisis bagaimana
pengolahan dokumen elektronik Perpustakaan STMIK TIME oleh pustakawan Perpustakaan STMIK TIME. Oleh karena itu, penulis menetapkan judul penelitian
ini adalah “analisis pengolahan skripsi elektronik e-skripsi sebagai salah satu bentuk dokumen elektronik dengan menggunakan perangkat lunak aplikasi
senayan pada perpustakaan STMIK TIME.”
1.2. Rumusan Masalah
