Hasil wawancara Wawancara terhadap staf IT instalasi SIRS RSU Dr. Pirngadi Medan.

Kemudian untuk keadaan perangkat lunaknya yang berupa program SIMRS, dimana terdapat 17 komputer 94,44 dalam keadaan baik dimana program SIMRSnya dapat beroperasi sebagaimana mestinya, dan hanya 1 komputer 5,56 yakni pada TPP yang mengalami gangguan software dimana program SIRS tidak dapat dioperasikan karena terkena virus. Komputer tersebut untuk sementara dialihfungsikan menjadi layaknya komputer biasa untuk membantu proses admistrasi pasien lainnya. Keadaan LAN Local Area Network di unit-unit terkait tempat responden bekerja berada dalam kondisi baik dimana kesuluruhan komputer terkait LAN dapat berhubungan antara satu unit dengan unit lainnya. Keadaan pengaksesan data di unit terkait berdasarkan tabel tersebut hanya terdapat 6 orang responden 33,33 yang keseluruhan pada unit TPP mengakses data dengan baik yakni secara lengkap sesuai dengan form yang tersedia, sedangkan 12 orang responden 66,67 di unit lainnya tidak mengakses data dengan baik, dimana pengaksesan data tidak dilakukan secara lengkap, dikarenakan seringnya terjadi perubahan tarif pada unit- unit tersebut dan adanya ketetapan dari masing-masing unit untuk hanya mengisi data yang diperlukan saja tanpa harus memenuhi semua data di form yang tersedia.

4.5 Hasil wawancara

Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan terhadap 2 orang responden yakni seorang pegawai SIRS selaku Staf IT informasi teknologi dan seorang kepala instalasi SIRS, maka diperoleh informasi sebagai berikut. Universitas Sumatera Utara

a. Wawancara terhadap staf IT instalasi SIRS RSU Dr. Pirngadi Medan.

Pelaksanaan SIMRS di RSU Dr. Pirngadi banyak memiliki permasalahan terutama dalam hal minimnya sumber daya manusia yang memiliki pendidikan di bidang sistem informasi dan terlatih dalam melakukan pengelolaan data, pentransferan data, serta pemrosesan data menjadi suatu informasi yang berguna bagi manajemen rumah sakit. Kendala lain yang dapat ditemukan sejauh ini yaitu para pegawai yang menjadi operator di tiap unit terkait SIMRS juga masih belum memiliki kemauan yang kuat dalam menjalankan sistem komputerisasi ini dan cenderung mengutamakan kepentingan sendiri sehingga hasil yang didapatkan untuk pelaksanan SIMRS ini belumlah maksimal. Upaya pihak SIRS untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan operator dalam mengoperasikan komputer yakni dengan mengadakan pendidikan dan pelatihan untuk operator-operator yang menempati setiap unit terkait SIMRS. Namun tidak semua operator mengikuti pendidikan dan pelatihan tersebut dikarenakan tidak diwajibkan untuk mengikuti. Lagipula, dalam setiap pelatihan selalu diadakan simulasi untuk menguji kemampuan dan keterampilan operator sesuai dengan yang diajarkan, namun hasil dari simulasi tersebut nenunjukkan bahwa operator tidak menguasai tentang program SIRS ini. Operator tersebut hanya mampu untuk mengisi data pasien di modul tanpa mengerti bagaimana cara mengolah data tersebut menjadi sesuatu informasi yang diperlukan. Kemungkinan hal ini juga disebabkan karena jangka waktu pelatihan tersebut terlalu panjang terhadap pelatihan berikutnya, yang idealnya dilakukan 2 kali setahun setiap pertengahan dan akhir tahun. Namun pendidikanpelatihan tersebut baru diadakan sebanyak 3 kali sejak awal dibentuk instalasi SIRS awal tahun 2007. Universitas Sumatera Utara Tingkat kejenuhan operator human error juga menjadi salah satu hal yang mempengaruhi kinerja para operator tersebut. Hal ini terbukti dari masih seringnya operator melakukan kesalahan dalam mengisi data pasien atau sering terjadinya pengisian karcis masuk pasien yang double. Selain masalah sumber daya manusia yang cenderung terdapat pada operator, permasalahan lain yang dapat ditemukan yakni terdapat pada fasilitas pendukung pelaksanaan SIMRS ini. Beberapa diantaranya adalah permasalahan pada pasokan listrik yang kurang serta pemakaian saklar listrik berganda yang menyebabkan sering terjadinya korsleting pada komputer-komputer tersebut sehingga pengaksesan data dapat terhenti sewaktu-waktu dan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk perbaikannya. b. Wawancara terhadap kepala instalasi SIRS RSU Dr. Pirngadi Medan. SIMRS pada RSU Dr. Pirngadi Kota Medan adalah suatu program yang berbasis komputerisasi yang menggunakan Local Area Network LAN yang berurusan dengan pengumpulan data, pengelolaan data, penyajian data, informasi data, analisa dan menyimpulkan data, menyampaikan informasi data yang tersimpan dalam sistem hardware data. Pelaksanaan SIMRS di RS belum dirasakan ideal, dikarenakan banyak modul yang tidak dipergunakan sehingga hanya sebagian instalasi saja yang aktif menggunakan jalur SIRS ini. Adapun manfaat yang dapat dirasakan sejauh ini setelah diterapkannya SIMRS di RS ini seperti memberikan data-data yg akurat dan segera, memberikan kepastian harga pada pasien, mempercepat pelayanan pada pasien, dan mengatur sistem keuangan yang jelas dan transparan. Universitas Sumatera Utara Untuk meningkatkan keahlian SDM pengelola SIMRS, maka diadakan pendidikan dan pelatihan secara berkala 2 kali setiap tahunnya. Bentuk kerja sama antara instalasi SIRS dengan manajemen yakni memberikan informasi khususnya sistem keuangan dana yang transparan dan akurat yang dapat dipergunakan manajemen untuk mengambil keputusan dan kebijakan efektif yang bermanfaat dalam pengelolaan RSU Dr. Pirngadi Medan. Kebijakan itu biasanya berupa pemberian insentif setiap tahunnya bagi pegawai RS, dan berupa pengalokasian fasilitas pada unit-unit yang membutuhkan, namun hal tersebut disesuaikan pula dengan pendapatan RS yang dapat dilihat melalui informasi pendanaan yang dilaporkan oleh instalasi SIRS. Pada umumnya kendala dalam pelaksanaan SIMRS ini adalah kendala pada SDM pengelola dan komitmen pihak penyelenggara SIMRS itu sendiri. Antara lain, kurangnya tenaga operator yang memiliki keahlian dan komitmen yang tinggi terhadap pekerjaannya. Kendala yang ditemukan pada operator seperti keengganan untuk menggunakan sistem komputerisasi dan cenderung memilih cara-cara manual ataupun seperti operator yang cenderung mempergunakan fasilitas SIMRS untuk kepentingan pribadi, seperti bermain games dan membuka internet. 4.6 Pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit SIMRS di RSU Dr. Pirngadi Medan Pelaksanaan SIMRS Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit di RSU Dr. Pirngadi dimulai pada tanggal 23 Desember 2006. Kemudian dengan tuntutan mutu pelayanan kesehatan yang semakin meningkat, pada tanggal 18 Februari 2007 terbentuklah Universitas Sumatera Utara koordinator Sistem Informasi RS sehingga SIMRS yang pada awalnya hanya merupakan suatu proyek kerja rumah sakit berkembang menjadi suatu struktur organisasi berupa instalasi dengan nama Sistem Informasi Rumah Sakit SIRS yang merupakan bagian dari organisasi di lingkungan Badan Pelayanan Kesehatan RSU Dr. Pirngadi kota Medan. Instalasi Sistem Informasi Rumah Sakit SIRS dipimpin oleh seorang kepala yang ditetapkan dalam suatu keputusan Kepala Badan Pelayanan Kesehatan RSU Dr. Pirngadi kota Medan dengan sebutan Kepala Instalasi SIRS. Instalasi SIRS ini memiliki visi dan misi yang antara lain yaitu : 1. Visi : menjadi pusat pengembangan teknologi informasi guna mewujudkan RSU Dr. Pirngadi Medan yang tanggap terhadap kebutuhan masyarakat dan kemajuan IPTEK. 2. Misi : melakukan pengembangan teknologi informasi secara terus-menerus sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan dunia medis, mengembangkan SDM dalam IPTEK, serta memberikan kemudahan pelayanan kesehatan kepada pasien. Dalam upaya mencapai visi dan misinya, manusia merupakan salah satu penentu sukses keberhasilan. Adapun usaha yang dilakukan oleh SIRS untuk meningkatkan keterampilan SDM pelaksana SIMRS adalah dengan mengadakan pendidikan dan pelatihan khusus untuk pelaksanaan SIMRS. SIRS memiliki struktur organisasi sendiri yang berjenis struktur organisasi fungsional dimana organisasi diatur berdasarkan pengelompokan aktivitas dan tugas yang sama untuk membentuk unit-unit kerja. Lebih jelasnya gambar struktur organisasi dapat dilihat pada lampiran 6. Namun sumber daya manusianya masih terbatas dan belum memiliki job description yang jelas. Universitas Sumatera Utara SIMRS pada RSU Dr. Pirngadi Kota Medan adalah suatu program yang berbasis komputerisasi yang menggunakan Local Area Network LAN yang berurusan dengan mengumpulkan data, pengelolaan data, penyajian data, informasi data, analisa dan menyimpulkan data, menyampaikan informasi data yang tersimpan dalam system hardware data. Dengan tersedianya data online sangat mendukung dan memungkinkan staf dan operator untuk memberikan informasi kepada pasien dan manajemen, jumlah kunjungan pasien, status pasien, mengenai daftar tarif berobat, transaksi billing system yang sedang berjalan, memberikan informasi kamar rawat inap sehingga memudahkan pasien untuk mendapatkan pelayanan kesehatan dengan cepat, akurat dan efisien, dimana dalam melakukan akses billing system dimonitoring oleh Kepala Instalasi SIRS dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Badan Pelayanan Kesehatan RSU Dr. Pirngadi Kota Medan, agar dana yang masuk dan keluar dari pemberian pelayanan kepada pasien jelas dan transparan. Sedangkan manfaat yang diberikan SIMRS kepada manajemen dapat memberikan informasi sistem keuangan khususnya dana anggaran yang lebih transparan dan akurat, sehingga manajemen dalam mengambil keputusan dan kebijakan efektif yang lebih bermanfaat dalam pengelolaan RSU Dr. Pirngadi Kota Medan. Dalam menjalankan fungsi SIMRS, RSU Dr. Pirngadi bekerja sama dengan perusahaan lain yakni PT. Bina Mutuprima Indonesia dalam usaha pengadaan software yang menjadi prosedur tetap dalam pelaksanaan SIMRS. Software tersebut bernama SIRS Prima. SIRS Prima adalah paket software rumah sakit terpadu yang terintegrasi dinamis terhadap modul-modul dalam satu kesatuan sistem yakni sistem manajemen rumah sakit Universitas Sumatera Utara totality integrated. Teknologi ini berbasis konsep tepat guna yang didesain khusus untuk menjawab semua kebutuhan manajemen rumah sakit modern. Modul-modul SIRS Prima yang digunakan antara lain : 1. Modul pendaftaran pasien TPP 2. Modul Rawat Jalan 3. Modul BillingKasir 4. Modul Rawat Inap 5. Modul Rekam Medik 6. Modul Laboratorium Patologi Klinik 7. Modul Laboratorium Patologi Anatomi 8. Modul Kamar Bedah 9. Modul Ruang BersalinVK 10. Modul Instalasi Gawat Darurat IGD 11. Modul Gudang Farmasi 12. Modul Farmasi 13. Modul Keuangan 14. Modul Direktur UtamaExecutive Infomation System EIS 15. Modul Master 16. Modul Radiologi 17. Modul Human Resources Management System HRMS Dalam pelaksanaannya di lapangan, dari ke-17 modul yang telah disiapkan pada SIRS Prima, belum semua digunakan sebagaimana fungsinya. Uraian modul-modul SIRS Prima terdapat pada lampiran 7. Universitas Sumatera Utara Adapun daftar modul yang aktif di tahun 2007, 2008, dan 2009 yakni seperti yang terlihat pada tabel berikut. Tabel 5. DAFTAR MODUL AKTIF TAHUN 2007 SD 2009 MODUL TAHUN 2007 TAHUN 2008 TAHUN 2009 Pendaftaran Pasien TPP √ √ √ Rawat jalan √ √ √ Billingkasir √ √ √ Rawat inap - - - Rekam medik √ √ √ PK Patologi Klinik √ √ √ PA Patologi Anatomi √ √ √ Bedah - - - Ruang bersalin - - - IGD - - - Gudang Farmasi - - - Farmasi - - Keuangan √ √ √ EIS Executive Information System √ - - Master - - - Radiologi √ √ √ Human Resources Management System HRMS - - - Jumlah modul 9 8 8 Sumber : Instalasi SIRS RSU. Dr. Pirngadi Medan Keterangan simbol: √ : aktif - : tdk aktif Universitas Sumatera Utara Pada tahun 2007, terdapat 9 modul yang aktif dari 17 modul yang ada. Modul EIS masih berjalan dengan baik di tahun tersebut. Namun pada tahun 2008, modul EIS dinonaktifkan sehingga modul yang aktif berkurang menjadi 8 modul. Pada tahun 2009 tidak terjadi perubahan terhadap modul-modul yang aktif tersebut. Pelaksanaan SIMRS RSU Dr. Pirngadi Medan diprioritaskan untuk rawat jalan. Adapun skema dari SIMRS ini adalah seperti yang terlihat pada gambar 5. Gambar 4. Skema pelaksanaan SIMRS di RSU. DR. Pirngadi Medan Dalam proses pemberian informasi, staf operator yang telah diberi izin menggunakan username dan password, dapat mengakses data yang telah diinput di komputer. Setiap unit terkait SIMRS selalu ada billing system, sehingga dapat dikatakan bahwa staf operator di tiap unit memiliki pekerjaan rangkap, dimana operator tersebut sebagai pengakses data di poliklinik sekaligus pengakses data di billing. Universitas Sumatera Utara Proses pelaksanaan SIMRS di RSU Dr. Pirngadi Medan mulai tahun 2007 sampai dengan 2009 masih sama belum mengalami perubahan. Adapun proses pelaksanaan SIMRS yakni dimulai dari TPP Tempat Pendaftaran Pertama, dimana setiap pasien yang datang akan didata di TPP ini. Data-data pasien diakses ke komputer sesuai dengan modulform yang tersedia. Untuk pasien lama, data-datanya telah tersimpan di rekam medik sehingga operator hanya tinggal memasukkan no. rekam medik pasien agar data pasien tersebut langsung terakses keseluruhannya di modul. Kemudian data-data pasien akan dikirim melalui LAN Local Area Network sesuai dengan poliklinik tujuan pasien dan juga dikirim ke bank data yang ada di instalasi SIRS. Sebagai bukti, pasien hanya membawa kartu kecil bertuliskan no pendaftaran. Kemudian di poliklinik akan diakses data tentang segala tindakan yang dilakukan pada pasien serta data dokter yang menangani pasien. Lalu data pasien tersebut akan dikirim kembali ke bank data dan diakses ke billingkasir untuk pasien membayar tarif berobatnya. Bukti pembayaran tersebut akan di- print out untuk pasien dan dikirim kembali ke bank data malalui LAN. Tahap akhir dari rantai SIMRS ini adalah pengolahan data di instalasi SIRS yang dilakukan oleh staf IT Information Technology untuk dihasilkan suatu laporan informasi sesuai dengan menu laporan yang ada di modul. Laporan tersebut kemudian akan dikirim ke bagian pengelolaan data rekam medik untuk digabung dengan laporan dari instalasi lain yang dihasilkan dari pengolahan data secara manual. Laporan keseluruhan yang berasal dari pengolahan data secara manual tersebut yang kemudian menjadi pegangan bagi pihak manajemen unttuk membuat berbagai macam keputusan. Contoh laporan berupa indikator pelayanan kesehatan RSU Dr. Pirngadi dapat dilihat pada lampiran 9. Universitas Sumatera Utara Berdasarkan data yang diperoleh di tahun 2007, 2008, dan 2009, unit di instalasi rawat jalan yang mengaktifkan modul sesuai dengan fungsinya adalah seperti yang terlihat pada tabel 6 berikut. Tabel 6. DISTRIBUSI UNIT INSTALASI RAWAT JALAN DAN UNIT PENUNJANG MEDIK YANG MENGAKTIFKAN MODUL BESERTA JUMLAH PERANGKAT KOMPUTERNYA TAHUN 2007 SD 2009 UNIT TAHUN 2007 n TAHUN 2008 n TAHUN 2009 n TPP rawat jalan 6 6 6 TPP IGD 2 2 - PK Patologi Klinik 2 2 2 PA Patologi Anatomi 1 2 1 Radiologi 1 2 1 Poli gigi 1 1 1 Poli THT - 2 1 Poli anak sehat-sakit - - 1 Poli kulit dan kelamin - - 1 Poli Bedah Digestif - - 2 IDT Instalasi Diagnostik Terpadu - - 1 Poli mata - 1 1 JUMLAH 13 18 18 Sumber : Instalasi SIRS RSU. Dr. Pirngadi Medan Berdasarkan tabel tersebut dapat diketahui bahwa di tahun 2007 hanya terdapat 6 unit di instalasi rawat jalan yang mengaktifkan modul SIMRS. Kemudian di tahun 2008 terjadi penambahan pada unit yang mengaktifkan modul yakni pada poli mata dan THT Universitas Sumatera Utara sehingga jumlah unit keseluruhannya adalah 8 unit instalasi rawat jalan, dan tahun 2009 terjadi penambahan kembali pada unit yang mengaktifkan modul yakni pada poli anak sehat-sakit, poli kulit dan kelamin, poli bedah digestif serta poli IDT, sehingga jumlahnya menjadi 11 unit di instalasi rawat jalan, namun untuk TPP IGD modulnya dinonaktifkan. Jenis pelayanan RSU Dr. Pirngadi Medan dapat dilihat pada lampiran 11. Adapun menu laporan yang dihasilkan dari SIMRS pada instalasi rawat jalan yakni laporan layanan unit layanan per dokter per periode, rekap layanan pasien per tahun, rekap layanan pasien per bulan, laporan trend kunjungan pasien kunjungan pasien tahunan, kunjungan pasien bulanan, kunjungan pasien harian, laporan kunjungan per unit kunjungan unit per periode, kunjungan unit bulanantahunan, laporan kunjungan per tipe pasien kunjungan per tipe pasien per periode, kunjungan per tipe pasien bulanantahunan, laporan kunjungan per asal pasien kunjungan per asal per periode, kunjungan per asal bulanantahunan.

4.7 Hambatan dalam pelaksanaan SIMRS di RSU Dr.Pirngadi Medan