12
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Komunikasi penting bagi organisasi karena komunikasi merupakan alat utama bagi anggota organisasi untuk dapat bekerja sama dalam melakukan aktifitas
manajemen demi mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pengaturan komunikasi dalam organisasi dapat dikatakan baik bila dapat diciptakan kondisi dimana setiap
personil yang terlibat mampu menampung arus masuk input informasi-informasi dari berbagai sumber yang kompeten, baik secara struktural, legal dan dinamis,
kemudian dapat diolah secara sistematis yang pada akhirnya dapat memberikan hasil output.
Menurut Suranto 2005:16 komunikasi adalah suatu proses pengiriman pesan atau simbol-simbol yang mengandung arti dari seorang komunikator kepada
komunikan dengan tujuan tertentu. Menurut Purwanto 2006:3 komunikasi merupakan suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem
yang lazim, baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal maupun perilaku atau tindakan. Jadi dalam komunikasi itu terdapat di dalamnya suatu proses, terdapat
simbol-simbol dan simbol-simbol itu mengandung arti. Arti atau makna simbol di sini tentu saja tergantung pada pemahaman dan persepsi komunikan sehingga ada umpan
balik feedback bagi komunikan setelah mendapatkan pesan. Oleh karena itu, komunikasi akan efektif dan tujuan komunikasi akan tercapai, apabila masing-masing
pelaku yang terlibat di dalamnya mempunyai pesepsi yang sama terhadap simbol.
Universitas Sumatera Utara
13
Apabila terdapat perbedaan persepsi, maka tujuan komunikasi dapat gagal dan akan berdampak negatif terhadap efektivitas kerja dalam suatu organisasi.
Menurut Effendy 2006:16 Efektivitas kerja adalah suatu keadaan yang menunjukan tingkat keberhasilan kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan
manajemen yang efektif disertai dengan manajemen yang efisien. Secara sederhana, komunikasi dikatakan mempengaruhi efektifitas kerja apabila dalam suatu proses
komunikasi itu, pesan yang di sampaikan oleh komunikator dapat diterima dan dimengerti oleh komunikan, persis seperti yang dikehendaki oleh komunikator
sehingga tugas-tugas dan fungsi-fungsi pegawai dapat terlaksana dengan baik. Dalam melakukan komunikasi adakalanya hasil yang dicapai tidak sesuai dengan apa yang di
harapkan. Dengan kata lain, komunikasi yang terjadi tidak efektif , sehingga tidak mencapai sasaran yang baik.
Pemerintah Kabupaten Asahan bagian Kependudukan dan Catatan Sipil berdasarkan penetapan peraturan Daerah Kabupaten Asahan nomor 6 tahun 2008
tentang pembentukan dan susunan organisasi dinas-dinas daerah Kabupaten Asahan, memiliki tugas yang berkaitan dengan pelayanan dibidang Kependudukan dan
Catatan Sipil dan memiliki tujuan terciptannya pelayanan yang prima, efektif dan efisien.
Berdasarkan hasil observasi peneliti dengan Sekretaris dan Kasubag Umum Kepegawaian bagian Kependudukan dan Catatan Sipil mengatakan bahwa
permasalahan yang fundamental dalam lingkungan kerja adalah pada komunikasi mekanis yaitu proses rekapitulasi penginputan data kedalam komputer, sering
Universitas Sumatera Utara
14
terjadi gangguan jaringan internet pada saat pengiriman atau pelaporan data ke pusat, hal ini disebabkan oleh faktor alam sehingga jaringan menjadi lambat.
hambatan ini mengakibatkan penambahan waktu kerja. Efek negatif yang ditimbulkan dari permasalahan tersebut adalah sering terjadi keluhan dari masyarakat
terhadap kinerja pegawai yang dianggap masyarakat memperlambat proses pengurusan data, padahal berdasarkan Pasal 69 ayat 1 Undang-undang Nomor 23
Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan, diatur pembuatan KTP Kartu Tanda Penduduk dan KK Kartu Keluarga maksimal 14 hari. Permasalahan lain
yang timbul adalah terjadinya human error yaitu kesalahan karena kurang telitinya pegawai dalam melakukan pencatatan rekap data kependudukan. Tabel 1.1
menunjukan tingkat kesalahan yang dilakukan akibat komunikasi yang tidak efektif.
TABEL 1.1 REKAP DATA KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL
TAHUN 2008, 2009, 2010
Tahun Data yang Masuk
KTP KK Akta
kelahiran Akta
perkawinan Akta
perceraian Akta
kematian Akta
pegangkatan anak
2008 310.115 92.823 21.553 150
2 25
7 2009 597.750 157.524 30.440
168 2
41 15
2010 160.340 57.635 41.298 134
1 43
8 Tahun
Data yang mengalami kesalahan KTP KK
Akta kelahiran
Akta perkawinan
Akta perceraian
Akta kematian
Akta pengangkatan
anak 2008 2.170 1.560 243
- -
- -
2009 2.988 1.260 652 -
- -
- 2010 1.924 930 498
- -
- -
Tahun Persentase tingkat kesalahan
2008 0,6 1 1 -
- -
- 2009 0,5 0,7 2
- -
- -
2010 1 1 1 -
- -
- Sumber : Pemerintah Kabupaten Asahan Bagian Kependudukan dan Catatan Sipil data diolah
Universitas Sumatera Utara
15
Keberhasilan komunikasi yang tercermin dalam efektivitas merupakan alat perekat organisasi, yang dapat mempengaruhi nama baik goodwill organisasi yang
bersangkutan. Gangguan yang timbul dalam proses komunikasi akan menghambat efektifitas kerja pegawai, seperti yang telah dijelaskan di atas, permasalahan yang
terjadi diakibatkan karena kurang baiknya sistem komunikasi yang ada di dalam organisasi.
TABEL 1.2 HASIL PRASURVEY KEPADA 15 ORANG PEGAWAI BAGIAN KEPENDUDUKAN DAN
CATATAN SIPIL PEMERINTAH KABUPATEN ASAHAN
Pernyataan Keterangan
Jumlah STS
TS KS S SS
Pesan yang BpkIbu terima sering terjadi kesalahpahaman persepsi
2 1 12
15 Media komunikasi yang tersedia dapat
diandalkan oleh BpkIbu 8
5 2 15
Media yang BpkIbu gunakan dapat dimanfaatkan sewaktu-waktu
3 10 2 15 BpkIbu mampu menyelesaikan
pekerjaan lebih dari volume yang ditentukan
3 9 3 15
Sumber : Pegawai bagian Kependudukan dan Catatan Sipil Pemerintah Kabupaten Asahan Mei 2011
Tabel 1.2 menunjukan hasil prasurvey peneliti dengan membagikan kuesioner kepada 15 orang Pegawai bagian Kependudukan dan Catatan Sipil
Pemerintah Kabupaten Asahan, 12 orang pegawai menyatakan setuju dengan pernyataan bahwa pesan yang mereka terima dari masyarakat sering terjadi
kesalahpahaman persepsi. 8 orang pegawai kurang setuju dengan pernyataan bahwa media komunikasi yang mereka gunakan dapat diandalkan, 10 orang pegawai
menyatakan kurang setuju dengan pernyataan bahwa media yang mereka gunakan dapat digunakan sewaktu-waktu, dan 9 orang pegawai menyatakan kurang setuju
Universitas Sumatera Utara
16
dengan pernyataan bahwa mereka mampu menyelesaikan pekerjaan lebih dari volume yang telah ditentukan. Jadi, dapat disimpulkan bahwa gangguan-gangguan tersebut
muncul karena disebabkan oleh beberapa faktor diantaranya perbedaan persepsi, kurangnya kredibilitas, enggan memulai interaksi komunikatif dan kebiasaan
mendengar yang buruk bisa menjadi penghambat utama efektivitas komunikasi dalam organisasi.
Umpan balik, salah satu hal yang paling penting dibantu oleh komunikasi dua-arah untuk meningkatkan efektivitas komunikasi. Komunikasi dua-arah
memungkinkan komunikan mengajukan pertanyaan, meminta klarifikasi, dan menyampaikan pendapat yang akan membuat komunikator mengetahui apakah
pesannya telah dipahami atau tidak Griffin 2004:122. Dengan adanya informasi balik itu maka komunikator dapat memonitor keberhasilan ataupun gangguan yang
telah terjadi dalam proses komunikasi tersebut. Informasi balik ini akan dapat membantu memperbaiki proses komunikasi selanjutnya agar gangguan dapat
dihilangkan atau dikurangi sehingga komunikasi menjadi lebih berhasil. Mengingat pentingnya komunikasi dalam mencapai efektivitas kerja, maka penulis tertarik untuk
memilih judul “Pengaruh Komunikasi Terhadap Efektivitas Kerja pegawai Pada Pemda Kabupaten Asahan Bagian Kependudukan dan Catatan Sipil ”.
Universitas Sumatera Utara
17
1.2 Perumusan Masalah
Kategori