24
perpustakaan perguruan tinggi perlu dibekali pengetahuan dan keterampilan mengelolah perpustakaan perguruan tinggi khususnya pada bagian pelayanan
sirkulasi. Semua kegiatan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka hendaknya
pelayanan sirkulasi disusun dan dikoordinir dengan baik sesuai dengan jenis tugas pada setiap bagian. Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut:
1. Keanggotaan 2. Peminjaman
3. Pengembalian 4. Perpanjangan
5. Penagihan 6. Pemberian sanksi
7. Bebas pustaka
2.4.1.1 Keanggotaan
Pendaftaran anggota adalah suatu tugas layanan sirkulasi.Setiap perpustakaan harus menentukan siapa yang boleh atau berhak menentukan
anggota perpustakaan. Selain itu perpustakaan juga menentukan persyaratan apa saja yang perlu dipenuhi oleh pengguna untuk menjadi anggota perpustakaan.
Dalam hal in perpustakaan melakukan pencatatan anggota dalam pendaftaran anggota dan membuat kartu anggota yang digunakan untuk melaksanakan
peminjaman.
Menurut Sulystyo – Basuki 1991:257 menyatakan bahwa: Bila seseorang ingin mendaftarkan diri sebagai anggota perpustakaan
maka di harus mengisi formulir keanggotaan. Setelah selesai mengisi, formulir dikembalikan kepada petugas sirkulasi disertai kelengkapan lain,
kelengkapan anggota tergantung kepada kebijakan masing – masing perpustakaan, ada yang mensyaratkan uang iuran, foto diri, dan foto copy
tanda pengenal.”
Sedangkan Martoatmodjo 1994 : 38, mengemukakan bahwa kegunaan daripada pendafataran anggota adalah :
1. Mengetahui jati diri peminjam, memperlihatkan tanggungjawab untuk
mengamankan milik perpustakaan dan melindungi hak pembaca yang lain yang mungkin ingin mempergunakannya dengan baik .
2. Mengukur daya guna perpustakaan bagi mereka yang dilayaninya .
Dari uraian di atas adalah Bila seseorang ingin mendaftarkan diri sebagai anggota perpustakaan maka di harus mengisi formulir keanggotaan.
Menggambarkan bahwa perpustakaan dapat mengambil kebijakan sesuai dengan
Universitas Sumatera Utara
25
kondisi kemampuan perpustakaan, sehingga anggota yang akan mendafatar dapat memnuhi persyaratan yang ditentukan oleh perpustakaan.
2.4.1.2 Peminjaman
Perpustakaan mempunyai tugas anatara lain memberikan informasi kepada mayarakat yang membutuhkan dan berusaha membangkitkan kegairahan
membaca ditengah-tengah masyarakat. Untuk memenuhi tugas tersebut, pihak perpustakaan hendaknya berusaha mempertemukan bahan pustaka dengan
pengunjung atau pembaca. Menurut Sjahrial-Pamuntjak 2000 : 97, “Peminjaman buku atau sirkulasi
adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca di dalam perpustakaan maupun untuk dibawa keluar perpustakaan”
Menurut Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum1999 :34,“Layanan peminjaman merupakan kegiatan pencatatan bahan
pustakayang dipinjam oleh anggota”. Layanan ini hanya terbuka kepada pengguna perpustakaan yang terdaftar
sebagai anggota. Sistem peminjaman sering kali disebut dengan sistem kendali sirkulasi atau sistem sitkulasi. Sistem peminjaman mengalami banyak perubahan,
tetapi sistem apapun yang digunakan, hendaknya dipilih sistem yang memerlukan waktu sesingkat mungkin dalam hal peminjaman dan pengembalian buku, serta
ekonomis. Menurut Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan
Umum1999: 34, sistem peminjaman sirkulasi adalah sebagai berikut : 1.
Sistem Buku Besar Pada sistem ini setiap peminjaman mendapat jatah satu halaman atau
lebih. Buku besar disertai indeks nama peminjam pada bagian akhir halaman untuk memudahkan pencarian nama peminjam. Setiap kali
seorang peminjam-meminjam buku, maka biografi buku beserta tanggal pinjam dan kembali dicatat dalam buku besar dan ditanda tangani oleh
peminjam.
2. Sistem Browne
Setiap anggota perpustakaan mendapat tiket kantong pembaca, jumlahnya sama dengan jumlah buku yang boleh dipinjam dalam satu
waktu. Jumlah buku yang boleh dipinjam tergantung pada masing- masing kebijakan perpustakaan. Kantong pembaca berisi nama anggota,
nomor serta alamat dicatat pada masing-masing kantong. Kartu buku yang berisi nomor panggil, nomor induk, pengarang, judul, edisi dan
Universitas Sumatera Utara
26
tahun terbit dicabut dari kantong buku dan dimasukkan kedalam kantong anggota pada waktu buku dipinjam. Kantong buku kemudian
dijajarkan menurut tanggal kembali, dan akan berada pada jajaran tersebut sampai buku dikembalikan.
3. Sistem Newark
Anggota perpustakaan mendapat kartu peminjam yang berisi nama, alamat, nomor, tanggal berlakunya anggota, tanda tangan serta kolom
tanggal pinjam dan tanggal kembali. Peminjam membawa buku yang akan dipinjamnya beserta kartu anggota ke meja peminjaman. Petugas
sirkulasi mencap kembali pada kartu peminjam, slip tanggaal dan kartu buku.Anggota diminta memberi paraf pada kartu buku disamping
nomor buku dan kartu anggota diserahkan kepada peminjam, kartu buku dijajarkan menurut tanggal kembali.Pencatatan pustaka yang
dipinjam oleh anggota dapat dilakukan secara manual atau bantuan komputer dengan menggunakan program khusus untuk sirkulasi.
Sedangkan menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi ; Buku Pedoman 2004 : 74, prosedur meminjamkan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut :
1. Pengguna menunjukkan tanda pengenmal sebagai anggota perpustakaan 2. Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna
3. a. Pada perpustakaan yang menganut sistem tertutup, langkah ketiga
berlangsung sebagai berikut : i.
Pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi
ii. Petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam
formulir b. Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah ketiga
berlangsung sebagai berikut : i.
Pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilihnya ii.
Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang tersimpan pada kantong buku
iii. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan perpustakaan
itu harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali iv.
Petugas mencatat kode bahan perpustakaan dan tanggal kembali 4. Pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan
5. Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut kepada pengguna 6. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut :
a. Menurut tanggal kembali bahan perpustakaan, kemudian
b. Setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun
menurut urutran kode bahan perpustakaan. 7.
Petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak kartu pinjam menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.
Universitas Sumatera Utara
27
2.4.1.3 Pengembalian
