28
Dalam proses pengembalian pengguna perpustakaan dapat melakukan pencatatan pemeseanan peminjaman untuk meminta buku yang sedang dipinjam
oleh pengguna lain, setelah kembali ke perpustakaan, dipinjamkan kepadanya. Tata cara pemesanan bahan perpustakaan diuraikan sebagai berikut :
a. Menerima formulir pemesanan yang telah diisi
b. Memeriksa kartu buku dan kartu pinjam untuk mengetahui peminjam
buku itu dan waktu pengembaliannya c.
Menyimpan bahan yang dipesan dalam rak khusus d.
Memberitahu pemesan bahwa bahan yang dipesan telah tersedia
2.4.1.4 Perpanjangan
Perpanjangan peminjam adalah kegiatan yang dilakukan untuk menambah batas waktu pengembalian.Memperpanjang masa pinjam merupakan ijin untuk
memperpanjang paminjaman bahan pustaka setelah habis masa pinjamnya.Perpanjangan ini dilakukan karena pengguna merasa belum selesai
memperoleh ilmu yang terdapat pada bahan tersebut atau mungkin pengguna sangat memerlukan bahan tersebut. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan
Perguruan Tinggi 1994 : 59, “Memperpanjang masa pinjam adalah ijin untuk memperpanjang masapinjam buku setelah habis masa pinjamnya diberikan jika
tidak ada pengguna lain menempah buku tersebut”. Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman 2004 :820,
prosedur peminjaman adalah sebagai berikut : 1.
Pengguna membawa bahan pinjam ke meja layanan 2.
Petugas memeriksa formulir pemesanan 3.
Jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali untuk perpanjangan sistem
manual, tanggal kembali baru juga dibubuhkan pada kartu pinjam dan kartu buku
4. Jika ada yang memesan, petugas tidak memberikan perpanjangan
Untuk melaksanakan prosedur perpanjangan masa pinjam diperlukan : a.
Kartu pinjam b.
Kartu buku c.
Stempel tanggal kembali Perpanjangan bahan pustaka dapat dilakukan satu kali. Dari uraian diatas
dapat disimpulkan bahwa perpanjangan peminjaman bahan pustaka dapat dilakukan apabila tidak ada pengguna lain yang memesan bahan perpustakaan
tersebut.
Universitas Sumatera Utara
29
2.4.1.5 Penagihan
Bila pengguna tidak mengembalikan bahan perpustakaan tepat pada waktunya, maka pihak perpustakaan mempunyai tugas untuk mengadakan
penagihan. Hal ini dilakukan agar peminjam mengingat mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya. Penagihan bahan pustaka biasanya dilakukan untuk
keterlambatan pengembalian yang melebihi batas peminjaman. Menurut Soeatminah 1992 :148, dalam surat tagihan dicantumkan :
1. Judul-judul buku yang ditagih 2. Biaya pengiriman surat
3. Jumlah denda yang harus dibayar
Selanjutnya Soeatminah 1992 : 148, menyatakan bahwa ”Apabila buku yang dipinjam tidak dikembalikan pada waktu yang telah ditentukan, prpustakaan
perlu mengirimkan surat tagihan kepada peminjam, biaya pengiriman surat dibebankan kepada peminjam”.
Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi1994 : 59, menyatakan tahapan penagihan yang dilakukan oleh perpustakaan adalah :
a. Penagihan pertama b. Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan
c. Penagihan ketiga, jika penagihan kedua tidak diindahkan Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman 2004 : 83,
prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut : 1.
Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan; pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari
2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua, lembar pertama
dikirimkan kepada peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai pertinggal
3. Bila bahan dikembalikan sebelum ditagih, petugas memprosesnya
berdasarkan pengembalian Sarana yang diperlukan proses penagihan ialah :
a. Kartu indeks bahan tanggal kembali yang dipergunakan untuk
mengetahui batas akhir pengembalian b.
Kartu buku untuk mengetahui : 1.
Nomor anggota yang terlambat mengembalikan 2.
Keterangan bahan perpustakaan yang terlambat dikembalikan c.
Kartu peminjam untuk mengetahui identitas peminjam d.
Formulir penagihan yang memuat : 1. Nama dan alamat pengirim
2. Keterangan bahan perpustakaan yang ditagih
Universitas Sumatera Utara
30
3. Batas tanggal pengembalian 4. Tahapan penagihan ke-1.ke-2,ke-3
5. Sanksi bila tagihan tidak diindahkan.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur penagihan yaitu Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali
bahan perpustakaan, Petugas membuat surat penagihan rangkap dua, lembar pertama dikirimkan kepada peminjam dan bila bahan dikembalikan sebelum
ditagih.
2.4.1.6 Pemberian Sanksi
