Tata Laksana Seksi Pengawasan

24 DPUPKP KAB. SLEMAN 2017 -2021 Rencana Strategis

2.1.3 Tata Laksana

Tata laksana sering disebut dengan administrasi tata usaha, yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun menerima, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Maka dari itu tata laksana bukan hanya meliputi surat-menyurat saja tetapi semua bahan keterangan atau informasi berwujud warkat. Kegiatan yang termasuk didalam tata laksana sangat komplek. Dan diantara komponen didalamnya memiliki hubungan saling keterkaitan. Kegiatan dalam tata laksana tersebut antara lain meliputi kegiatan yang menyangkut administrasi sesuai Standart Operasi Pelayanan di Dinas Pekerjaan Umum Perumahan dan Kawasan Permukiman yang ditinjau dari aspek internal dan aspek eksternal. Adapun beberapa Standart Operasi pelayanan yang dilakukan oleh Dinas Pekerjaan Umum Perumahan dan Kawasan Permukiman Kabupaten Sleman yaitu : Aspek internal : No Jenis Standar Pelayanan No Jenis Standar Pelayanan 1 Penyusunan Kenaikan Gaji Berkala a. Staf Subbag Umpeg membuat buku penjagaan berdasarkan SK kenaikan Gaji Berkala yang lalu, SK terakhir dan SK Penyesuaian Gaji b. Staf Subbag Umpeg membuat draft SK Kenaikan Gaji Berkala c. Kepala Subbag Umpeg mengoreksi serta membubuhkan paraf pada draft SK Kenaikan gaji d. Sekretaris menyetujui dan membubuhkan paraf pada draft SK kenaikan gaji berkala e. Kepala Dinas menandatangani SK kenaikan gaji berkala f. Staf Subbag Umpeg memintakan nomor dan membubuhkan stempel pada SK Kenaikan Gaji berkala dan mencatat dalam buku register kenaikan gaji berkala g. Staf Subbag Umpeg memberikan SK kenaikan Gaji Berkala kepada pegawai yang bersangkutan, dilaporkan kepada Kepala BKPP dengan tembusan Kepala Sub. Bagian Umum dan kepegawaian sebagai arsip. 3 Pelayanan Cuti Pegawai a. Pemohon mengajukan permohonan cuti secara tertulis kepada kepala Dinas b. Kepala Dinas menyetujui berkas permohonan cuti c. Pemohon mengajukan berkas permohonan kepada sekretaris d. Sekretaris mendisposisi Kepada Kepala Subbagian Kepegawaian e. Kepala Sub.bagian Umum dan Kepegawaian menyiapkan surat cuti f. Sekretaris menyetujui dan membubuhkan paraf pada draft surat ijin cuti g. Kepala Dinas menandatangani surat izin cuti. 2 Penyusunan Laporan Tahunan a. Staf sub. bag Perencanaan dan Evaluasi pengumpulan data dan informasi b. Staf sub bag Perencanaan dan evaluasi 25 DPUPKP KAB. SLEMAN 2017 -2021 Rencana Strategis No Jenis Standar Pelayanan No Jenis Standar Pelayanan menyiapkan bahan konsep pelaporan c. Staf sub bag Perencanaan dan Evaluasi pengolahan data dan laporan kegiatan d. Penyusunan draft laporan pelaksanaan tugas. e. Kasubbag Perencanaan dan Evaluasi mengkoreksi draft laporan. f. Sekretaris dan Kepala Dinas menyetujui draft laporan. g. Kepala Dinas menandatangani draft laporan. Aspek Eksternal : No Jenis Standar Pelayanan No Jenis Standar Pelayanan 1 Perizinan Penutupan Saluran Pemindahan Saluran Garis Sempadan Saluran irigasi a. Pemohon mengambil dan mengisi formulir permohonan izin dengan melampirkan syarat syarat sesuai dengan ketentuan. b. Pemohon Menyampaikan berkas permohonan izin ke Ka. UPT c. Menunggu adanya disposisi dari Ka. UPT ke Korwil d. Korwil membagi tugas kepada juru untuk meregister dan pelaksanaan peninjauan lokasi. e. Menelaah hasil peninjauan lokasi kemudian melakukan penilaian untuk mempertimbangkan rekomendasi teknis atas permohonan izin dimaksud. f. Meneruskan berkas permohonan izin dan rekomendasi teknis kepada tim teknis dan meneruskan ke Kabid SDA g. Kepala Dinas menandatangani permohonan izin. h. Petugas menyampaikan memberitahukan kepada pemohon. 5 Pelayanan Sewa Hunian Rusunawa a. Mengambil dan mengisi formulir permohonan dengan melampirkan syarat syarat. b. Petugas menerima berkas permohonan fasilitas hunian non hunian rusunawa , meneliti berkas dan memasukkannya. c. Petugas meneliti berkas permohonan dan membuat rekomendasi dan SKRD untuk dimintakan tandatangan paraf Ka. UPT. d. Ka. UPT meneliti, menandatangani rekomendasi ke Dinas DPUPKP untuk diproses perizinan. e. Ka Dinas DPUPKP menadatangani SK Izin pemanfaatan Fasilitas Ruang Hunian Non hunian Rusunawa. f. Subbag UPT Rusunawa menerima berkas permohonan lengkap dan menyiapkan berkas draft BA Penjanjian Sewa Menyewa dan mengundang Pemohon untuk menandatangani dan pembayaran rerstribusi g. Petugas menyerahkan Surat pengantar hunian masuk dan kunci ruang hunian. 2 Perizinan Pemanfaatan Ruang Milik Jalan Jalan Masuk In Gang a. Pemohon mengajukan Izin Pemanfaatan Rumija kepada Bidang Bina Marga b. Petugas meneliti berkas permohonan. c. Petugas melakukan Survai Lapangan d. Petugas membuat data hasil peninjauan lapangan. e. Petugas membuat nota dinas dan 6 Perizinan Pemanfaatan Ruang Milik Jalan untuk Pemasangan Jaringan Utilitas a. Pemohon mengajukan Izin Pemanfaatan Rumija kepada Bidang Bina Marga. b. Petugas menerima bukti surat masuk. c. Berkas naik ke Kepala Dinas. d. Bagian proses perizinan mengecek persyaratan administrasi. 26 DPUPKP KAB. SLEMAN 2017 -2021 Rencana Strategis No Jenis Standar Pelayanan No Jenis Standar Pelayanan konsep SK izin pemanfaatan Rumija dan meminta persetujuan atasan. f. Petugas menyampaikan surat keputusan izin pemanfaatan rumija ke pemohon. e. Tim Teknis survei lokasi dan menghitung jaminan pemeliharaan. f. Tim teknis mencetak surat persetujuan prinsip. g. Pemeriksaan dilakukan oleh Kasie, Kabid dan Sekretaris yang dilanjutkan penandatanganan oleh Kadinas. h. Petugas menyerahkan surat persetujuan prinsip ke pemohon. i. Pemohon melengkapi persyaratan sesuai ketentuan dalam surat persetujuan prinsip. j. Petugas melakukan pengecekan persyaratan administrasi. k. Petugas mencetak surat izin pemanfaatan rumija. l. Pemeriksaan dilakukan oleh Kasie, Kabid dan Sekretaris dan penandatanganan oleh Kadinas. m. Petugas melakukan Registrasi dan pengarsipan dan menyerahkan surat izin pemanfaatan rumija ke pemohon. 3 Pelayanan Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi SIUJK a. Pemohon memasukkan berkas permohonan SIUJK. b. Pengecekan persayaratan administrasi oleh Tim Teknis. c. Penerimaan resi penerimaan berkas oleh pemohon. d. Berkas naik ke Kepala Dinas. e. Bagian proses mengolah pembuatan IUJK. f. Tim Teknis melakukan tinjau lokasi survey lokasi. g. Tim Teknis mencetak IUJK. h. Melakukan pemeriksaan dan verifikasi oleh Kasi PJK, Kabid PPPB dan Sekretaris Dinas Penandatanganan IUJK oleh Kepala Dinas PUPKP. i. Menregistrasi SIUJK Pencatatan dan Penomoran dan Pengarsipan. j. Memberitahukan SIUJK telah selesai kepada Pemohon, petugas menerima resi dan menyerahkan IUJK kepada Pemohon. 7 Permohonan Sertifikat Laik Fungsi a. Pemohon memasukkan berkas permohonan sertifikat laik fungsi dengan melengkapi laporan pengkajian teknis bangunan gedung yang dilakukan oleh lembaga akademis universitas atau pihak ketiga yang memiliki kemampuan melakukan penelitian dan pengujian bangunan gedung, yang memuat data administrasi dan teknis bangunan gedung, antara lain hasil penelitian dan ujicoba fisik bangunan, mekanikal dan elektrikal dan peralatannya. Yang terdiri atas laporan : Hasil pengujian kelayakan struktur bangunan gedung; Pengesahan pemakaian instalasi proteksi kebakaran; Pengesahan pemakaian lift escalator elavator gondola; Pengesahan pemakaian Instalasi Plambing STP; Sertifikat Laik Operasi Instalasi Listrik; Pengesahan pemakaian instalasi penyalur petir; Izin pengusahaan air tanah sumur bor pemakaian air PDAM; Pengesahan pemakaian motor diesel genset. 4 Penyewaan alat berat, alat angkut, alat laboratorium dan alat konstruksi a. Pemohon mengambil formulir 8 Pemakaman Umum a. Ahli waris mendatangi Kantor TPU Dinas Pekerjaan Umum Perumahan dan Kawasan 27 DPUPKP KAB. SLEMAN 2017 -2021 Rencana Strategis No Jenis Standar Pelayanan No Jenis Standar Pelayanan permohonan dan mengisi formulir. b. Petugas menerima berkas pengajuan. c. Petugas meneliti berkas masuk. d. Petugas meminta persetujuan atasan terlebih dahulu meminta persetujuan Ka. UPT dan dilanjutkan ke Kepala Dinas. e. Jika permohonan disetujui atasan petugas menyampaikan kepada pemohon dan membayar restribusi sewa alat. f. Pemohon melakukan penandatanganan perjanjian sewa. g. Petugas mempersiapkan penyerahan alat dan merealisasikan penyerahan alat kepada pemohon. Permukiman. b. Ahli waris wajib mengisi formulir permohonan dengan melengkapi Fotokopi KTP ahli waris , surat keterangan kematian c. Ahli waris membayar Restribusi Pemanfaatan Tanah makam dan jasa pemakaman. d. Pengelola TPU menetukan Blok dan Petak Makam. e. Penggalian Petak Makam dilakukan oleh Petugas TPU dan setelah Upacara pemakaman selesai Petugas TPU menutup kembali. f. Tanda sementara yang dilakukan di tanah makam diijinkan sampai dengan plakat dan pusara makam selesai dikerjakan dan dipasang. 28 DPUPKP KAB. SLEMAN 2017 -2021 Rencana Strategis

2.2 Sumber Daya Perangkat Daerah