Pengadministrasian nomor registrasi penanganan dan penyelesaian pengaduan harus dicatat oleh PejabatPetugas P3N disetiap Kantor Bank
tempat penyelesaian permasalahan pengaduan.
3. Tata Cara Penyampaian Hasil Penyelesaian Pengaduan :
1. Pengaduan Lisan:
Penyampaian hasil penyelesain untuk pengaduan lisan dapat dulakukan secara langsung melalui saranamedia : telepon, e-mail, media
elektronik lainnya atau dapat juga disampaikan secara tertulis dalam ketentuan ini.
2. Pengaduan Tertulis:
Penyampaian hasil penyelesaian pengaduan tertulis dapat menggunakan saranamedia: surat, faksimili, e-mail dan media cetak lainnya.
3. Pengaduan Antar Kantor Bank:
Penyampaian hasil penyelesaian pengaduan Antar Kantor Bank dapat dilakukan melalui tromol, faksimili, e-mail, telepon, dan media
elektronik lainnya. 4.
Apabila penyampaian hasil penyelesaian pengaduan nasabah dan atau perwakilan nasabah oleh PejabatPetugas P3N Kantor Bank kepada
Kantor Bank lainnya menggunakan e-mail, maka PejabatPetugas P3N Kantor Bank dapat menggunakan sarana e-mail MRI masing-masing
Kantor Bank yang telah terdaftar pada website www.yahoo.com
sebagaimana yang tercantum dalam lampiran ketentuan ini. 5.
Tanggal Efektif Penerimaan Pengaduan:
Universitas Sumatera Utara
a. Tanggal penerimaan pengaduan adalah tangal yang berlaku pada
saat nasabah dan atau perwakilan nasabah mengajukan pengaduan secara lisan atau tertulis.
b. Apabila pengaduan yang diajukan secara tertulis dikirim melalui
kantor pos, tromol, dan kotk pengaduan, maka tanggal efektif pengaduan adalah tanggal pada saat surat diterima oleh
PejabatPetugas P3N Kantor Bank melalui agenda surat masuk. 6.
Tanggal Penyelesaian Pengaduan Antar Unit Kerja Lainnya: Apabila surat penyelesaian pengaduan disampaikan melalui tromol
bersamaan dengan faksimili, maka tanggal efektif adalah sejak tanggal faksimili diterima oleh Kantor Bank dan surat faksimili tersebut harus
dibubuhi paraf dan tanggal oleh Kepala Unit Kantor. 7.
Tanggal Pelaporan Internal Tanggal pelaporan yang disampaikan kepada Divisi Kepatuhan adalah
tanggal pada saat pelaporan tersebut diterima oleh Divisi Kepatuhan sesuai dengan tanggal agenda surat masuk yang disampaikan oleh
Sekretariat Direksi. Apabila pelaporan tersebut adalah sejak tanggal faksimili diterima oleh Divisi Kepatuhan.
4. Tata Cara Pengisian Laporan Penanganan dan Penyelesaian