suatu penilaian dan suatu metode tertentu dalam menetapkan status dari arsip tersebut, yaitu kandungan informasinya.
Arsip statis juga merupakan bagian dari sebuah informasi yang patut untuk diorganisasikan dan juga dijaga dengan baik. Untuk mengelola kandungan
informasi dari keseluruhan proses daur hidup arsip tersebut, maka diperlukan manajemen arsip statis. Rangkaian kegiatan dalam manajemen arsip statis dapat
dilihat dari gambar daur hidup arsip statis sebagai berikut:
Gambar 2. Daur Hidup Arsip Statis
Sumber : Tim Kearsipan Fakultas Ilmu Budaya Ugm Yogyakarta
Dari gambar di atas dapat diketahui bahwa kegiatan manajemen arsip dimulai dari kegiatan acquisistion, description. preventive conservation, currative
conservation, information services, dan kemudian source publication. Jika diterjemahkan dalam Bahasa Indonesia akan menjadi, akusisi, deskripsi,
pemeliharaan, perawatan, penggunaan, temu kembali. Berikut merupakan penjelasan dari tiap-tiap tahapan daur hidup arsip statis:
2.6.1 Akuisisi Acquisition
Akuisisi merupakan sebuah kegiatan dalam rangka pengembangan jumlah koleksi arsip yang dilakukan sebuah lembaga arsip. Pelaksanaannya bisa berupa
Universitas Sumatera Utara
penerimaan arsip dari instansilembagaperorangan ataupun penarikan arsip dari lembagainstansiperorangan.
Pada prosesnya secara umum, “akuisisi dapat dilakukan melalui donasi sumbangan, transfer pemindahan, atau pembelian purchases Reed, 1993:
137. Ketiga cara ini masing- masing berada dalam konteks hubungan kerja yang berbeda.
Dalam proses akuisisi. Hal penting yang perlu diperhatikan adalah masalah penilaian arsip records appraisal. Menurut The Society of Americant Archivist
Committee on Terminology, penilaian arsip adalah “proses penentuan nilai sekaligus penyusutan arsip yang didasarkan pada fungsi administratif, hukum, dan
keuangan, nilai evidensial dan informasional atau penelitian, penataannya, dan kaitan arsip dengan arsip lainnya” Brichford, 1977: 1.
Di dalam penilaian arsip terdapat kegiatan yang harus dilalui, yaitu : 1.
Seleksi Arsip Yaitu kegiatan pengidentifikasian tentang arsip apa yang akan
disimpan dan dipelihara, siapa pengguna arsip itu kelak, apa jenis arsipnya, apakah seluruh bentuk dan corak arsip yang ada pada instansi
perlu disimpan, unit kerja mana yang paling banyak menghasilkan arsip yang penting dipelihara organisasi, kemudian kegiatan penentuan tipe
arsip records type. Umumnya tipe arsip yang disimpan adalah kertas, tetapi ada juga yang menyimpan arsip dengan media film, negatif foto,
kaset, mikrofilm, mikrofis, atau cetak biru blue print. 2.
Penentuan Nilai Arsip Merupakan kegiatan pemberian nilai terhadap arsip, apakah arsip itu
dapat memberikan informasi atau memiliki nilai sejarah.
Dari beberapa keterangan di atas dapat diperoleh informasi bahwa kegiatan penciptaanakuisisi arsip statis merupakan proses seleksi dimana arsip statis akan
dinilai berdasarkan nilai informasinya yang nantinya akan diputuskan apakah arsip tersebut akan disimpan atau tidak.
Universitas Sumatera Utara
2.6.2 Deskripsi Description
