kesejarahan, layanan penelitian dan layanan publik, sehingga dalam pengaturannya didasarkan pada prinsip asal-usul, yakni pengaturan arsip sesuai
dengan asal-usul organisasi penciptanya, dan prinsip aturan asli, yakni pengaturan arsip harus memperhatikan sistem aturan asli yang digunakan saat arsip tersebut
diciptakan. Jadi dari keterangan di atas dapat kita ketahui bahwa salah satu fungsi arsip
dirancang untuk memenuhi kebutuhan ke-sejarah-an, layanan penelitian, dan layanan publik.
2.2.4 Lingkup Pengaturan Arsip Statis
Arsip statis juga sering disebut permanent record atau arsip abadi. Arsip abadi memuat warkat-warkat vital yang akan disimpan untuk selama-lamanya.
Oleh karena itu arsip ini justru mempunyai nilai informasi yang abadi. Arsip statis tidak lagi berada di organisasi penghasil arsip, tetapi telah berada di Arsip
Nasional Republik Indonesia. Dengan kata lain, arsip statis terdapat di Arsip Nasional Republik Indonesia Pusat Arsip Nasional Pusat dan Arsip Nasional
Republik Indonesia Daerah Arsip Nasional Daerah. Menurut kepentingannya, arsip dibedakan menjadi empat golongan, yaitu: arsip vital, arsip penting, arsip
biasa dan arsip tidak penting. Dari keempat macam arsip tersebut yang termasuk arsip permanen adalah
arsip vital. Arsip vital mempunyai nilai historis, ilmiah, atau mempunyai kegunaan yang sangat penting dan bersifat abadi. Oleh karena itu arsip-arsip
tersebut harus tetap ada dalam bentuk aslinya dan tidak dapat diganti dengan yang lain seandainya arsip aslinya hilang. Wursanto 1991: 238-239 memberikan
contoh waktu penyimpanan untuk masing-masing golongan arsip sebagai berikut: Tabel 1. contoh waktu penyimpanan setiap golongan arsip
Universitas Sumatera Utara
No. Golongan arsip
Waktu penyimpanan
1 Arsip vital
Permanen 2
Arsip penting 3-7 tahun
3 Arsip biasa
2-3 tahun 4
Arsip tidak penting 1 tahun
Wursanto 1991: 238-239 memberikan gambar arsip-arsip yang dapat digolongkan dalam arsip vital
1. Dalam Bidang Politik dan Pemerintahan
a. Teks sumpah pemuda
b. Teks proklamasi
c. Surat perintah Sebelas Maret
d. Teks pidato kenegaraan presiden setiap tanggal 16 Agustus
menjelang peringatan Hari Kemerdekaan R.I e.
Teks pidato presiden dalam mengantar nota keuangan di depan rapat Dewan Perwakilan Rakyat R.I
f. Teks pidato Presiden dalam rangka pertanggungjawaban pemerintah
di depan Sidang Mejelis Permusyawaratan Rakyat MPR R.I. g.
Dan lain-lain 2.
Dalam Kegiatan Organisasi a.
Surat-surat piagam, surat hak, hipotik b.
Stock kapital c.
Buku besar umum d.
Kutipan surat pajak e.
Pola perencanaan tata kota f.
Laporan perhitungan g.
Wesel yang dibayar, chek, kuitansi untuk pembayaran h.
Neraca i.
Hak cipta, merek dagang, paten j.
Kontrak k.
Laporan kerja tahunan l.
Akta, hak pakai m.
Peraturan-peraturan, undang-undang, notulen n.
Sejarah berdirinya organisasiperusahaan o.
Akta pendirian organisasiperusahaan p.
Peta: tanah, daerah penelititan q.
Bukti-bukti pemilikan tanah, gedungbangunan r.
Kontrak-kontrakperjanjian tentang bangunan dan barang-barang tidak bergerak lainnya
s. Dokumentasifoto-foto udara
t. Dan lain-lain
Universitas Sumatera Utara
Masing-masing organisasi tentu memiliki kebijakan sendiri untuk menentukan golongan suatu arsip, apakah suatu arsip termasuk penting atau tidak,
hal ini didasarkan pada perbedaan tujuan dan yang akan dicapai oleh tiap-tiap organisasi, namun sampai saat ini belum ada ketentuan atau pedoman yang pasti.
Dilain pihak, Terry yang dikutip oleh Wursanto 1991: 239 mengemukakan bahwa “arsip biasa cukup disimpan selama 4-5 tahun”. Masalah penetapan jangka
waktu penyimpanan arsip sebenarnya merupakan salah satu kegitan dalam bidang penyusutan arsip.
Dalam suatu penelitian di Australia dan di Amerika Serikat yang diadakan oleh Masyarakat Arsiparis, diperkirakan bahwa arsip statis yang layak dipeliahara
dan di lestarikan tidak kurang dari 10 . Betty Ricks menggambarkan komposisi volume suatu arsip organisasi sebagai berikut
1. 10 arsip yang akan dilestarikan statis
2. 25 arsip dalam kategori aktif
3. 30 arsip memasuki masa inaktif
4. 35 arsip yang musnah Ricks, 1992: 101-102
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa ruang lingkup manajemen arsip statis terbatas pada arsip-arsip yang mempunyai taraf nilai abadi atau permanen.
Terdapat beberapa perbedaan dalam menentukan jangka waktu peyimpanan setiap dokumen, akan tetapi untuk masalah pedoman atau ketetapan belum ada yang
pasti, hal ini didasarkan pada perbedaan tujuan dari masing-masing organisasi.
2.3 Manajemen
