Secara umum pada tahap ini mencakup semua aktivitas untuk memperpanjang usia guna arsip-arsip statis. Hal ini dilakukan untuk mengurangi
deteriorasi fisik dan kimia yang terjadi pada arsip-arsip dan untuk mencegah hilangnya isi informasional yang dikandungnya.
2.6.4 Perawatan Currative Conservation
Dalam kamus kearsipan conservation diartikan sebagai “fungsi dasar dalam pengelolaan arsip yang mencakup kegiatan menyimpan dan melindungi arsip dari
unsur perusak” Damayanti 2007: 3 juga mengungkapkan bahwa konservasi “merupakan
kebijaksanaan dan cara tertentu yang dipakai untuk melindungi koleksi perpustakaan dan arsip dari kerusakan dan kehancuran, termasuk metode dan
teknik yang diterapkan oleh petugas teknis. Dari pengertian di atas, tahap preventive conservation merupakan salah satu
tahap pengelolaan arsip yang bertujuan untuk melindungi arsip dari kerusakan dan kehancuran.
2.6.5 Layanan Pengguna Information Services
Pada tahap ini arsip secara aktif digunakan untuk berbagai kerperluan informasi yang ada. Pada tahap ini digunakan sebagai bahan untuk pengambil
keputusan, penetapan kebijakan, perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan lainnya.
Agar berfungsi dengan baik arsip perlu ditata secara logis dan sistematis. Untuk menjaga arsip agar tetap dalam kondisi aslinya saat penggunaan, perlu
diadakan semacam kegiatan pengamanan. Adapun cara-cara yang dapat dilakukan adalah dengan menerapkan sistem tertutup yang mana hanya arsiparislah yang
berhak mengakses arsip dan untuk penggunaannya diatur ketat, yang artinya tidak semua orang dapat mengaksesnya dan hanya orang-orang tertentu yang diizinkan
untuk mengakses.
Universitas Sumatera Utara
Penggunaanakses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan,
kemanan, dan keselamatan arsip. Akses arsip statis didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Untuk kepentingan penelititan dan pengembangan ilmu pengetahuan, kepentingan penyelidikan dan penyidikan, arsip statis dapat diakses dengan kewenangan
kepala lembaga kearsipan.
2.6.6 Sumber Publikasi Sources Publication
Sources Publication atau publikasi kearsipan dalam Kamus Kearsipan merupakan tindakan dan prosedur untuk menyusun naskah atau dokumen yang
berkaitan dengan kearsipan apapun bentuk dan formatnya untuk dideskripsikan secara umum. Termasuk didalamnya adalah penerbitan sarana penemuan arsip,
penerbitan naskaharsip, penerbitan sejarah lisan dan tulisan lain yang berkaitan dengan pendayagunaan khasanah arsip.
Secara tradisional biasanya publikasi kearsipan diasosiasikan dengan penerbitan buku-buku dan majalah-majalah kearsipan, namun dokumen-dokumen
kearsipan yang ada dalam situs web, CD-ROM, video tape, rekaman suara, dan format-format dokumen lainnya yang di buat untuk didistribusikan juga termasuk
publikasi kearsipan.
Universitas Sumatera Utara
BAB III METODE PENELITIAN
3.1 Metode Penelitian
Metode penelitian adalah suatu metode ilmiah yang memerlukan sistematika dan prosedur yang harus ditempuh dengan tidak mungkin meninggalkan setiap
unsur, komponen yang diperlukan dalam suatu penelitian Mardalis, 2008: 14. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian
kualitatif deskriptif. Penelitian kualitatif merupakan “salah satu prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa ucapan atau tulisan dan
perilaku orang yang diamati” Bogdan dan Taylor, 1992: 21-22. Menurut Glaser dan Strauss yang dikutip oleh Pendit 2003: 297, “data
kualitatif dapat mengungkapkan elemen-elemen yang diperlukan untuk membentuk teori tentang hubungan antar manusia, yaitu kondisi, norma,
penyimpangan, proses, pola dan sistem sosial dan dirasakan oleh orang-orang di masyarakat itu”.
3.2 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Penelitian
Penelitian ini secara substantif dilaksanakan pada Badan Perpustakaan Arsip Daerah Provinsi Jambi yang beralamat di jalan Raden Purboyo Kolopaking
No.65, Telanaipura, Kota Jambi. Waktu pengambilan data direncanakan akan dilakukan pada bulan Februari-Maret 2011. Alasan pemilihan lokasi didasarkan
kepada permasalahan manajemen arsip yang terdapat di BPAD Provinsi Jambi, sehingga setelah penelitian berlangsung kondisi arsip yang semula tidak tertata
dengan baik dapat menjadi semakin tertata. Selain itu kesamaan budaya juga menjadi faktor yang membuat peneliti tertarik meneliti disana.
3.3 Proses Penelitian
Adapun proses penelitian yang akan dilakukan sebagai berikut: 1.
Mengidentifikasi Informan
Universitas Sumatera Utara
