karung tersebut terjadi karena masih belum adanya kesadaran dan kepedulian dari masyarakat dan lembaga pencipta arsip. Hal ini sesuai dengan pernyataan I1
sebagai berikut: “zaman sekarang masih banyak orang yang belum mengerti apa itu arsip,
bahkan kan orang sering menyepelekan arsip itu seperti apalah arsip itu hanya barang-barang yang gak da guna, jelek dan juga sering dibilang
sampah. Jangan kan arsip nya lembaga yang menangani arsip aja bahkan orang gak ada yang tau, yang lebih parah nya lagi antara pegawai dan
pegawai yang kantornya berdekatan dan sering bertemu tidak tahu apa bidang pekerjaan dia. Itulah masalahnya sekarang, orang menyatakan arsip
itu penting kalau nanti udah dibutuhkan untuk keadaan tertentu.”
“Ya emang begitulah keadaannya, jadi mengenai tumpukan arsip yang tertumpuk dalam karung tadi karena belum ada kesadaran dan kepedulian
juga dari masyarakat dan lembaga juga seperti yang bapak ceritakan tadi. Tapi sekarang udah berkurang kok hanya tinggal beberapa arsip lagi, karena
kami pun gak mau juga melihat ada barang-barang yang tertumpuk di ruangan kami ini.”
Dari keterangan diatas dapat kita peroleh informasi bahwa setiap kegiatan yang ada harus ada kegiatan evaluasi atau penilaian, hal ini dimaksudkan agar
pencapaian hasil kerja yang dilakukan selama ini terlihat hasilnya dan untuk hasil kerja yang belum tercapai dapat diselesaikan dengan benar. Pada Badan
Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi evaluasi yang dilakukan berupa laporan yang diserahkan kepada kepala perpustakaan dan juga gubernur. Hal ini
mengingat betapa penting suatu informasi yang terkandung didalam arsip statis tersebut.
4.5 Rangkuman Hasil Wawancara
Berdasarkan hasil wawancara mendalam depth interview dengan informan, melalui proses analisa data yang menjaga keabsahan data serta melakukan
triangulasi, maka diperoleh beberapa kategori. Kategori tersebut yaitu automasi kegiatan pelayanan sirkulasi sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
Tabel 3. Rangkuman Hasil Wawancara NO
KATEGORI HASIL WAWANCARA
1 Akuisisi
Kurangnya kesadaran oleh para pencipta arsip untuk menyerahkan arsipnya ke lembaga kearsipan daerah
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi juga ikut serta mengumpulkan arsip dengan cara meminta
langsung kepada penciptanya
2 Deskripsi
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi telah melakukan proses pendeskripsian arsip yang ada.
3 Perawatan
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi belum mempunyai ruangan khusus perawatan
Arsiparis bagian perawatan telah melakukan proses perawatan dengan baik
Perawatannya sendiri juga telah mempergunakan berbagai perlatan meskipun belum semuanya lengkap, namun dinilai
masih memadai dan layak
4 Pemeliharaan
Masih belum ada ruangan khusus dan prosedur khusus pemeliharaan
Masih baik nya kondisi arsip yang ada mesikpun telah berumur puluhan tahun dan juga telah dilakukannya
kegitan duplikasi terhadap koleksi digital mereka
5 Penggunaan
Pelayanan Diterapkannya sistem layanan pengguna semi tertutup
yang dimaksudkan untuk menjaga arsip tersebut
Adanya layanan arsip keliling dimana layanan ini menggunakan mobil yang bertujuan untuk mengenalkan
layanan arsip secara umum dan juga arsip statis secara khusus serta koleksi-koleksi yang ada
6 Temu Kembali
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi telah menerapkan suatu standar sistem klasifikasi
berdasarkan angka atau numerik
7 Evaluasi
Pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi evaluasi yang dilakukan berupa laporan yang
diserahkan kepada kepala perpustakaan dan juga gubernur
Universitas Sumatera Utara
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Manajemen arsip statis pada BPAD Provinsi Jambi yang dilakukan oleh para arsiparis telah dilaksanakan dengan baik. Hal ini terlihat pada dilakukannya
kegiatan akusisi hingga temu kembali arip statis yang ada. Pada poin-poin dari daur hidup arsip, kegiatan yang dilakukan juga hampir memenuhi persyaratan
yang ada. Dilain pihak masalah SDM dan juga pendanaan masih mengganjal, dimana
belum terdapatnya ruangan pemeliharaan dan juga perawatan serta alat penunjangnya hingga berbagai masalah dalam segi fasilitas yang ada. Untuk
masalah SDM para arsiparis yang ada hanya berjumlah 4 orang, hal ini belum lah dirasa cukup mengingat jumlah arsip statis yang akan dikelola akan semakin
bertambah dikemudian harinya. Selanjutnya adalah masih kurangnya kepedulian dari masyarakat dan juga lembaga-lembaga yang ada untuk menyerahkan arsip
mereka kepada lembaga kearsipan daerah secara sukarela untuk dikelola.
5.2 Saran
1. Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah , diharapkan untuk bisa melengkapi segala fasilitas yang ada, dan segera menambah jumlah arsiparis pada tiap-
tiap bagian yang ada, hal ini untuk mengantisipasi jumlah arsip statis yang akan dikelola semakin banyak dikemudian harinya. Kepada para arsiparis
diharapkan agar lebih tegas lagi mengenai penerapan aturan serah simpan arsip dari si pencipta arsip ke lembaga kearsipan daerah, hal ini untuk
menghindari hilangnya informasi yang ada pada arsip statis yang ada. 2. Peneliti selanjutnya, diharapkan adanya penelitian lanjutan yang membahas
manajemen arsip statis pada lembaga kearsipan daerah karena belum ada yang melakukan penelitian secara mendalam dan berkelanjutan mengenai
manajemen arsip statis pada lembaga kearsipan daerah.
Universitas Sumatera Utara
