sejak awal, bahwa untuk memenuhi fungsi kultural arsip statis, pengaturan arsip statis sangat dipengaruhi oleh kesiapan lingkungan internal lembaga kearsipan
atas berbagai aspek pendukung, seperti ilmu kearsipan, standar, ruang pengolahan, peralatan, SDM, dan koordinasi kerja.
Schellenberg 1961: 17 menyebutkan dua tujuan utama pengaturan arsip statis, yakni “melestarikan arsip yang bernilai guna kebuktian to preserve their
evidential value dan mendayagunakannya agar dapat diakses dan dimanfaatkan secara optimal oleh masyarakatpublik making them accessible for use”.
Untuk mencapai tujuan pengaturan arsip statis, maka lembaga kearsipan perlu memiliki konsep atau strategi pengaturan arsip statis. Alur pikir strategi
pengaturan arsip statis menurut Azmi 2010: 4 adalah : 1.
Kontrol ilmu kearsipan 2.
Standar deskripsi 3.
Koordinasi kerja yang ketat 4.
Ruang pengolahan 5.
Peralatan 6.
SDM yang profesional.
2.5.1.2 Kontrol Ilmu Kearsipan
Mengolah arsip adalah mengolah informasi, sehingga dalam pengolahannya memerlukan pengetahuan khusus di bidang kearsipan. Pemahaman akan konsep,
teori dan prinsip-prinsip kearsipan statis harus dijadikan pijakan bagaimana informasi arsip statis diolah. Ilmu kearsipan berperan sebagai unsur kontrol
pelaksanaan pengaturan arsip statis. Pengaturan arsip statis tanpa didasari ilmu kearsipan akan menjadikan informasi arsip statis sebagai informasi pada
umumnya pustakamuseum, bukan lagi sebagai informasi yang unik.
2.5.1.3 Standar Deskripsi
Pendeskripsian arsip dapat dilakukan pada tingkat berkas per-berkas bagi arsip yang lengkap dan tertata baik, atau bisa juga dilakukan pada tingkat
lembaran per-lembar bagi arsip lepas dan tidak utuh. Menurut Ismiatun 2001:
16 deskripsi pada kartu fiches minimal memuat unsur-unsur sebagai berikut
Universitas Sumatera Utara
1. Bentuk redaksi surat laporan, notulen, dan sebagainya
2. Isi berkas memuat informasi apa, dari siapa, kapan, dan dimana
3. Tingkat perkembangan konsep, tembusan asli, turunan, dan sebagainya
4. Tanggal surat dibuat
5. Bentuk luar lembar, berkas, sampul, yang menunjukkan volume arsip
6. Kondisi arsip dan nomor berkas dan nomor identitas pembuat
Gambar 1. Contoh Kartu Deskripsi Sumber:
Suara Badar vol I3 2001 Keterangan:
1. DI1, Nomor identitas pembuat DI dan nomor berkas 1
2. Isi Berkas
3. Kondisi fisik arsip
4. Keterangan bahasa arsip
5. Tingkat perkembangan
6. Bentuk luar
Titik-titik akses informasi arsip statis didasarkan pada elemen-elemen deskripsi. Karena pentingnya titik akses untuk pencarianpenemuan kembali
informasi, telah dikembangkan suatu standar terpisah antara arsip lembaga pemerintah dengan non-lembaga pemerintah yang disebut International Standard
Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families ISAAR:CPF. ISAAR CPF memberikan aturan umum untuk menyusun arsip
yang menggambarkan badan-badan hukum, perorangan dan keluarga, yang disebut sebagai pencipta creator dalam pendeskripsian arsip. ISAAR:CPF
2004 membagi elemen deskripsi menjadi “identity area, description area,
Universitas Sumatera Utara
relationship area, control area, relating corporate bodies, persons and families to archival materials and other resources”
Sejalan dengan standar ISAAR:CPF, Sunarto 1999: 13 membagi enam elemen kelompok arsip, yaitu:
1. Pernyataan identitas
2. Konteks
3. Isi dan struktur
4. Syarat akses dan penggunaan
5. Bahan-bahan yang ikut menyatu
6. Catatan
Dengan adanya standar deskripsi arsip statis, baik untuk arsip statis yang berasal lembaga pemerintah atau nonlembaga pemerintah, maka pengolahan arsip
statis di lembaga kearsipan memiliki suatu pola bakustandar sesuai dengan creating agency-nya, sehingga akses publik terhadap khasanah arsip statis lebih
meningkat.
2.5.1.4 Koordinasi
