Lampiran II Hasil Wawancara
2.1 Wawancara dengan Informan I
HariTanggal : Kamis 17 Februari 2011 Waktu
: 8:30 WIB Lokasi
: Bagian Pengolahan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi
Keterangan
P : Penulis I
1
: Informan 1 Arsiparis
P : Assalamualaikum Pak I
1
: Wa’alaikumsalam, silahkan masuk dek P
: O, iya pak, I
1
: Silahkan duduk P
: Terima kasih Pak Saya mohon ma’af kalau saya ada mengganggu dikarenakan Informan sedang terburu-buru. Langsung aja ya pak dimulai
wawancaranya, mohon bantuannya pak untuk membantu penelitian saya ini. I
1
: Ooo gak apa-apa dek, kami dari arsiparis siap membantu penelitian adek. P
: Kalau gitu kita mulai saja wawancaranya pak P dan I
1
mengambil lembar yang berisi pertanyaan wawancara. Begini pak, untuk pertanyaan nomor
satu, ada berapa jumlah arsiparis yang bekerja di perpustakaan ini? I
1
: Untuk jumlah arsiparis yang ada disini semuanya berjumlah dua orang P
: Kok sedikit sekali pak, apa semua kegiatan dari pengelolaan arsip statis ini bisa di kerjakan dengan dua orang saja?
I
1
: Oo maksud adek dari keseluruhan perpustakaan? Kalau untuk keseluruhan kami semua berjumlah enam orang dimana untuk bagian pengolahan sendiri
hanya berjumlah 2 orang saja
Universitas Sumatera Utara
P : Trus yang lain dimana Pak?
I
1
: Untuk arsiparis yang lain berada di Perpustakaan di dekat Bulog sana. P
: Jadi kalau begitu di kantor yang ini hanya bagian pengolahan dan penyimpanan saja ya pak? Dari kesemua arsiparis yang ada apa latar
belakang pendidikannya semua ? I
1
: Ya, di kantor ini hanya bagian unit pengolahan, pengadaan dan penyimpanan aja, selebihnya untuk bagian pelayanan dan pelestarian ada di
perpustakaan di dekat Bulog sana. Kalau arsiparis yang ada semua dari latar belakang pendidikan kearsipan yang kesemuanya berasal dari luar daerah.
P : Lanjut ya pak ke pertanyaan selanjutnya, bagaimana proses pengadaan arsip
statis nya? I
1
: Dalam proses kegiatan pengadaan kami biasanya menerima arsip yang diserahkan langsung oleh penciptanya seperti tokoh masyarakat, pejabat dan
ada juga dari lembaga pemerintah. P
: Masyarakat umum pun ada ya pak? Kalau untuk lembaga pemerintah, lembaga mana aja yang menyerahkan arsip nya? Dan biasanya jenis arsip
apa saja yang mereka serahkan? I
1
: Selama ini arsip statis yang masuk ke perpustakaan ini dalam bentuk dokumen tercetak, surat-surat pengangkatan jabatan, auto-biografi, foto
maupun peta. Sedangkan lembaga yang menyerahkan berdasarkan Undang- Undang No. 7 Tahun 1971 kan udah disebutkan bahwa semuanya wajib
menyerahkan arsip yang ada ke lembaga kearsipan daerah dan selain itu juga dari Keputusan Gubernur No.6 Thn. 2005 tentang Tata Kearsipan
Daerah Provinsi Jambi . Tapi saat ini kami sedang gencar-gencar nya untuk mencari arsip-arsip yang dimiliki oleh masyarakat umum.
P : Kalau dari arsiparis sendiri nggak ada kebijakan untuk meminta atau
mengambil langsung arsip statis yang ada dari lembaga pemerintah? Dan apa nggak ada pak arsip elektronik yang diserahkan dan disimpan?
I
1
: Kalau untuk proses meminta arsip dari lembaga pemerintahan yang ada udah kami lakukan bahkan kami juga gak ragu-ragu untuk menagihnya,
karena kesadaran untuk menyerahkan sendiri langsung ke lembaga kearsipan itu belum ada, bayangkan dek pernah waktu itu kami menerima
Universitas Sumatera Utara
arsip yang datang ke perpus ini dalam keadaan berserakan dan di bungkus didalam karung, bukan main untuk mengolahnya, bahkan kami juga pernah
nemukan sandal yang gak ada pasangannya dalam tumpukan arsip tadi itu. Tapi karena arsiparis yang ada udah terbiasa jadi kejadian yang tadi itu udah
dianggap biasa. Selain itu penyerahan arsip statis tersebut dilakukan apabila gudang penyimpanan mereka udah penuh kalau nggak, ya nggak bakalan
akan diserahkan kecuali diminta. Hmm.. untuk arsip elektronik juga ada seperti video rekaman biasanya film-film dokumenter, rekaman video
kegiatan lembaga. P
: Pertanyaan selanjutnya pak, kriteria apa aja yang digunakan dalam proses pengadaan arsip statis?
I
1
: Kriteria yang kami gunakan untuk deskripsi arsip ada macam-macam, seperti nilai informasi arsip, bentuk arsipnya, kalau arsipnya kertas maka
disusun berdasarkan kertas semua, trus pokok permasalahan. Trus setelah proses penilaian tersebut dicatat pada kartu deskripsi, yang didalamnya
sekurang-kurangnya terdapat keterangan jenis arsip, keaslian arsip, kondisi, tanggal arsip tersebut dicatat dan semua dinilai oleh suatu tim.
P : Kalau menurut lembaga penciptanya ada juga pak?
I
1
: Ya itu juga bisa, karena kita juga mengacu ke arsip nasional P
: Contohnya gimana itu pak? I
1
: Hmm contohnya ya, contohnya biasanya kami melihat arsip itu layak atau disimpan kan tadi dari isinya, seperti surat keputusan, trus perencanaan dari
suatu pembangunan P
: Blue Print maksudnya pak? I
1
: Iya, contohnya seperti waktu jembatan Sungai Batanghari rusak dan trus harus diperbaiki, kan seharusnya untuk perbaikannya harus melihat
rancangan awal pembangunannya, jadi kalau ingin diperbaiki, dinas PU yang menanganinya tau harus dimulai dari mana.
P : Untuk pertanyaan selanjutnya pak, gimana proses kegiatan perawatannya?
I
1
: Untuk yang sekarang sudah ada bidangnya sendiri namanya bidang perawatan dan pelestarian arsip tapi biasanya kalau ada arsip yang baru
datang kan langsung dipilah-pilah, nah kalau ada nanti terdapat klip,
Universitas Sumatera Utara
penjepit kertas, dan yang lainnya biasanya langsung dibuang dan kemudian dimasukkan dalam suatu amplop yang diamplopnya itu dibuatkan
keterangannya, dan dimasukkan ke dalam box trus di susun kedalam rak. Selain itu untuk ruangannya sendiri pun dijaga kebersihannya, seperti kita
gak boleh bawa makanan, karena dapat mendatangkan hama perusak. Dan Alhamdulillah sekarang udah ada kegiatan fumigasi.
P : Ruangannya ber-AC pak?
I
1
: Kalau untuk sekarang belum ada, namun udah menggunakan kipas angin penyedot ruangan, dan udah ada ruangannya khusus, sedangakan untuk
ruangan perbaikan arsip yang rusak belum ada khusus disediakan. P
: Bagaimana dengan kegiatan pemeliharaanya? I
1
: Sebetulnya sama dengan perawatan, tapi kan seperti manusia juga sebelum sakit harus dipelihara kesehatannya supaya gak sakit, arsip juga gitu, kalau
yang pernah bapak lakukan itu seperti pembersihan fisik arsip agar keawetan fisiknya terjaga, namun untuk lebih jelasnya adek bisa menjumpai
Pak Thamrin yang ada di perpustakaan pusatnya. P
: Jadi terpisah ya pak? I
1
: Ya, karena diperpustakaan yang disini hanya terdapat layanan pengadaan dan penyimpanan aja. Karena kalau bapak yang menjawab nanti takutnya
jawabannya kurang mendetail. P
: Untuk layanan pengguna bagaimana pak? I
1
: Sebetulnya yang harus jawab arsiparis yang bertugas dibidangnya, namun karena disini juga menyediakan layanan pengguna ya bapak bisa juga
jawab. Si peminjam dan arsip yang akan digunakan apakah ada hubungannya atau bisa dibilang kepentingan dari si pengguna itu atau
apakah ada sangkut pautnya si pengguna dengan arsip yang akan digunakan. Tapi kalau untuk masyarakat umum biasanya menggunakan arsip itu untuk
menyelesaikan masalah seperti sengketa tanah, kasus perbatasan wilayah P
: Untuk jenis pelayananya apakah menggunakan sistem layanan yang bagaimana?
I
1
: Kalau kita disini memakai sistem agak tertutup P
: Semi tertutup maksudnya pak?
Universitas Sumatera Utara
I
1
: Ya ya, bisa dikatakan begitu, karena gak seperti pada buku yang bisa sesuka pengguna bisa ambil, seperti waktu pameran kita melarang para pengunjung
ataupun wartawan dapat mengakses arsip atau memfoto arsip yang ditampilkan. Tapi karena ada arsiparis khusus pelayanan ada, coba adek
wawancara dan jumpain dia. Dan juga biasanya sebelum pengunjung bisa mengakses arsip harus ada izin dari kepala BPAD atau kepala bagian, akan
ditanya arsip apa yang akan di pinjam, untuk urusan apa dan berasal dari mana si peminjam ini.
P : Ooo ya pak bisa, nanti saya kesana. Mengenai temu kembali arsip statis
yang ada, apakah ada sistem temu baliknya? I
1
: Kalau disini ada karena arsip disini udah diklasifikasikan dalam beberapa kategori seperti yang bapak bilang tadi. Jadi untuk temu kembalinya seperti
pada saat ada yang ingin menggunakan arsip disini pengguna tidak langsung dapat mengambil begitu saja arsipnya, petugas akan memperlihatkan
semacam buku yang didalamnya telah terdaftar semua koleksi arsip yang ada, dimana dalam buku tersebut telah terdapat nomor klasifikasi dari
masing-masing arsip dan lokasinya dimana. Dan kemudian petugas nanti akan mendampingi pengguna untuk menemukan arsip yang dimaksud, tapi
nggak semua arsip bisa seperti itu, ada nanti arsip-arsip tertentu yang nggak bisa sembarang dilihat oleh pengunjung
P : Untuk ruangan pengunjung ada ya pak?
I
1
: Hmm, sebetulnya belum ada, namun dulu biasanya pengunjung akan disuruh menunggu dan menggunakan arsip di ruang tatausaha aja tapi
sekarang udah ada ruangannya P
: Pertanyaan terakhir pak, disitus internet nya saya liat banyak arsip statis yang masih belum tertata, sekitar 5 karung gitu pak, jadi itu gimana
ceritanya? I
1
: Soal itu, begini sebenarnya, zaman sekarang masih banyak orang yang belum mengerti apa itu arsip, bahkan kan orang sering menyepelekan arsip
itu seperti apalah arsip itu hanya barang-barang yang gak da guna, jelek dan juga sering dibilang sampah. Jangan kan arsip nya lembaga yang menangani
arsip aja bahkan orang gak ada yang tau, yang lebih parahnya lagi antara
Universitas Sumatera Utara
pegawai dan pegawai yang kantornya berdekatan dan sering bertemu tidak tahu apa bidang pekerjaan dia. Itulah masalahnya sekarang, orang
menyatakan arsip itu penting kalau nanti udah dibutuhkan untuk keadaan tertentu.
P : Hahah, bahaya itu pak.
I
1
: Ya emang begitulah keadaannya, jadi mengenai tumpukan yang 5 karung tadi karena belum ada kesadaran dan kepedulian juga dari masyarakat dan
lembaga juga seperti yang bapak ceritakan tadi. Tapi sekarang udah berkurang kok hanya tinggal beberapa arsip lagi, karena kami pun gak mau
juga melihat ada barang-barang yang tertumpuk di ruangan kami ini.
2.2 Wawancara dengan Informan II
Kategori