2.6.2 Deskripsi Description
Pendeskripsian arsip merupakan proses pencatatan arsip berdasarkan ciri- cirinya dan informasi yang terdapat didalamnya. Pendeskripsian arsip dapat
dilakukan pada tingkat berkas perberkas bagi arsip yang lengkap dan tertata baik atau bisa juga dilakukan pada tingkat lembaran perlembar bagi arsip lepas dan
tidak utuh. Wursanto 1991: 21 menyebutkan bahwa “arsip dapat digolongkan menjadi
beberapa macam tergantung dari segi peninjauannya, yaitu menurut subjek atau isinya, bentuk atau wujudnya, nilai atau kegunaannya, sifat kepentingannya,
keseringan penggunaannya, fungsinya, tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, serta menurut keasliannya”.
Dalam kamus kearsipan, deskripsi arsip diartikan sebagai “penyiapan sarana penemuan arsip untuk memfasilitasi pengendalian dan penggunaan khasanah arsip
sesuatu instansiorganisasi agar dapat digunakan untuk layanan publik” Jadi, dalam manajemen kearsipan tahap pendeskripsian arsip sangat
diperlukan. Dengan adanya proses pencatatan arsip, maka untuk kegiatan penemuan kembali arsip akan lebih mudah dan dapat mengefisien waktu.
2.6.3 Pemeliharaan Preventive Conservation
Aktivitas-aktivitas pada tahap ini ini mencakup perawatan yang stabil bagi semua jenis media arsip, menggunakan metode-metode penanganan dan
penyimpanan yang aman, menduplikasi bahan-bahan yang tidak stabil misalnya nitrate film, thermofax ke suatu media yang stabil, mengkopi bahan-bahan yang
potensial mengalami kerentanan ke suatu format yang stabil misalnya dimikrofilmkan atau didigitalisasi, menyimpan arsip-arsip dalam tempat-tempat
penyimpanan yang terbuat dari bahan yang stabil misalnya, boks dokumen yang terbuat dari kertas karton bebas asam, memperbaiki dokumen-dokumen untuk
melestarikan format asli mereka, membuat program kontrol terhadap hama perusak dan menyiapkan rencana pemulihan bencana yang memasukka n rencana-
rencana untuk kesiapan dan respon terhadap terjadinya bencana.
Universitas Sumatera Utara
Secara umum pada tahap ini mencakup semua aktivitas untuk memperpanjang usia guna arsip-arsip statis. Hal ini dilakukan untuk mengurangi
deteriorasi fisik dan kimia yang terjadi pada arsip-arsip dan untuk mencegah hilangnya isi informasional yang dikandungnya.
2.6.4 Perawatan Currative Conservation
Kategori