Umumya, pemasok akan mengirim sesuai dengan pesanan. Namun, jika permintaan meningkat, maka Giant akan menghubungi pemasok untuk segera
mendatangkan buah-buahan dengan kapasitas lebih dari biasanya. Jika hal tersebut tidak dapat dipenuhi, Giant akan mencari pemasok lepas. Pemasok
lepas merupakan pemasok tidak tetap, yang dihubungi hanya pada saat tertentu atau mendesak. Sistem pengiriman buah-buahan di Giant terdiri atas 3 tiga
tipe yaitu:
1. Tipe A persediaan out hand
Tipe A persediaan out hand merupakan sistem pengiriman yang dikhususkan pada buah-buahan impor. Pemasok mengirimkan buah-buahan
ke gudang sentral yang berlokasi di Cibitung dalam sehari. Staf Full Order akan menghubungi kepala gudang sentral untuk segera mengirimkan buah-
buahan. Buah-buahan yang dipesan hari ini akan dikirim besok.
2. Tipe B persediaan on hand
Tipe B persediaan on hand merupakan sistem pengiriman buah-buahan lokal dan biasanya jenis buah-buahannya tidak sulit untuk didapatkan, seperti
aneka pisang, pepaya, melon, semangka, maggis, dan kedondong. Staf full order akan melaporkan kepada Manajer Departemen Fresh, sebelum
memesan buah-buahan ke pemasok. Pemasok akan datang 2-3 hari setelah buah-buahan dipesan, karena lokasi pemasok yang berada di luar pulau,
seperti Palembang.
3. Tipe C Pemasok
Tipe C merupakan sistem pengiriman buah-buahan lokal, dimana pemasok langsung datang sekaligus memeriksa ke gudang dengan didampingi Kepala
Divisi Produce dan Staf Gudang. Pemasok akan datang dalam 2-3 hari.
Saat pesanan datang, Staf Full Order akan menerima sementara dan memeriksa surat jalan dari pemasok. Jika surat jalan sesuai, Staf Full Order
akan meminta surat layanan purna jual, dan mencantumkan buah-buahan tersebut dalam daftar penerimaan sementara. Staf Full Order akan
menandatangani surat jalan sebagai akses masuk ke lokasi loading bay. Namun, jika pemasok tidak membawa serta melengkapi surat jalan dan layanan purna
jual, maka Staf Full Order akan membuat daftar penolakan dan pengembalian yang akan ditandatangani oleh Kepala Divisi Receiving, Kepala Divisi Produce,
dan Manajer Departemen Fresh. Pemasok wajib menulis nomor urut fakturinvoice yang dibawa pada
Buku Tamu Registrasi Faktur BTRF, sebelum diberikan ke Kepala Divisi Accounting. BTRF harus ditandatangani oleh Kepala Divisi Receiving, Kepala
Divisi Produce, dan Manajer Departemen Fresh. Pemasok harus menunjukkan faktur asli sebagai alat bukti penagihan.
Kepala Divisi Accounting tidak akan memproses pembayaran, jika tidak mampu menunjukkan faktur asli. Lama pembayaran biasanya 28 hari kerja, atau
tergantung kesepakatan bersama. Contoh faktur disajikan pada Lampiran 3. Pemasok melakukan bongkar muat buah-buahan di loading bay, yang jaraknya
berdekatan dengan gudang. Pemasok harus selalu mencatat jam mulai bongkar dan selesai bongkar, serta jam membuka dan menutup pintu loading bay pada
BTRF. Pintu loading bay biasanya dimulai dari pukul 07.00-19.00 WIB.
Loading bay harus bersih dan bebas dari sampah, serta memastikan keadaan timbangan, handpallet, peralatan lainnya yang diperlukan untuk
menerima buah dari pemasok. Berdasarkan pengamatan peneliti, Giant dianggap perlu memperluas areal loading bay, agar buah-buahan tidak terlalu
lama di luar loading bay dan ditangani tanpa harus menunggu giliran. Berikut adalah contoh BTRF disajikan pada Tabel 3.
Tabel 4. Contoh BTRF
Tahap selanjutnya yaitu memeriksa kualitas fisik buah-buahan. Tujuan
dari pemeriksaan tersebut yaitu, memastikan buah-buahan yang akan diterima dan disimpan ke gudang adalah buah-buahan yang telah matang 50 persen dan
sesuai dengan kriteria dalam kontrak. Pemeriksaan juga dilakukan untuk memastikan barcode original yang tertera pada buah-buahan dapat discan atau
terbaca. Kepala Divisi Receiver memberikan PO kepada 2 dua staf receiver,
untuk memeriksa buah-buahan yang telah dibongkar pada loading bay. Berikut adalah beberapa hal yang harus dipastikan pada saat menerima buah, yaitu :
BUKU TAMU DAN REGISTRASI FAKTUR DATE :
Nomor Jam
Kode pemasok
Nama perusahaan
Nomor Surat
Jalan Ket
Security Urut
Pemasok Urut
faktur Masuk
Keluar Mobil
faktur Nama
Paraf
Total Faktur Total
Pemasok Penerima
Mengetahui Mengetahui
Mengetahui DIV SECURITY
DH WAREHOUSE POS
DH ACCOUNTING Lost Prevention
Receiving Note ; Bila ada pembatalan faktur yang sudah terdaftar harap diisi di kolom keterangan.
No. 999999
a. Kebenaran isi kardus nama fisik buah harus sama dengan di PO dan faktur. b. Kemasanberatukuran. Jumlah yang diterima ditulis dengan angka dan
dilingkari. Setelah buah-buahan ditimbang, diangkut dengan handpallet dan pallet, ke area transit. Area transit merupakan area yang dirancang terbuka
untuk meletakkan buah-buahan yang baru dibongkar, sehingga pemasok dapat memposisikan bak dari truk angkutnya berhadapan dengan area
transit. c. Kualitas dari buah yang diterima tidak rusakpenyokpecah.
d. Jumlah netto di faktur dengan jumlah di data labeling sudah sama e. Harga satuan modal di faktur dengan di PO sudah sama. Jika terjadi
perbedaan harga, maka mengikuti harga satuan modal terendah atau termurah kesepakatan bersama.
f. Unsur-unsur lain seperti Pajak Pertambahan Nilai PPN, diskon, serta perbedaan perhitungan antara faktur pemasok dengan PO atau unsur lain
yang memungkinkan terjadinya selisih. Jika terjadi selisih, maka dilakukan proses edit.
Data labeling yang sudah diedit akan dicetak ulang dan dilakukan pemeriksaan kembali recheck. Kepala Divisi Produce akan menandatangani
data recheck tersebut. Pemeriksaan akhir dilakukan dengan mengelompokkan faktur berdasarkan urutan kode pemasok dan nomor urut incoming goods
dengan menggunakan indeks A, B, C, dan seterusnya. Hal tersebut dilakukan untuk memastikan bahwa jumlah faktur yang tercatat pada BTRF sama
dengan jumlah faktur yang tercetak pada incoming goods. Bukti transaksi dibagi menjadi 2 dua bagian, yaitu file untuk arsip dan file untuk accounting
pusat.
Buah-buahan yang telah diperiksa kualitasnya, akan diterima 100 persen oleh Giant. Staf Divisi Receiving membuat berita acara pemeriksaan pekerjaan
dan serah terima dari pemasok, setelah tahap buah-buahan diperiksa mutunya. Setelah itu Staf Pallet akan mengangkut dan menyerahkan buah-buahan ke
bagian gudang, dan pada saat inilah terjadi serah terima dari Staf Divisi Receiving ke bagian gudang.
4.3. Analisis Proses Pengendalian Buah-Buahan
